Lucas-Nülle

Die Lucas-Nülle GmbH, Kerpen-Sindorf, hat sich für die edoc solutions ag (edoc) als strategischen ECM Partner im Zuge ihrer Digitalisierungsstrategie entschieden. Dabei bildet die vollständige ECM Integration in das ERP System des Kunden (hier: Microsoft Dynamics® Navision) das zentrale Fundament für die Umsetzung einer automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung sowie einer nachhaltigen Optimierung der Prozesse im gesamten Unternehmen.

Das Unternehmen

Die Lucas-Nülle GmbH mit Sitz in Kerpen-Sindorf entwickelt und produziert seit 45 Jahren Trainingssysteme für Schlüsseltechnologien, wie Elektrotechnik, Elektronik, Automatisierungstechnik, Mechatronik, Kommunikationstechnik und Kraftfahrzeugtechnik. Ob Kunden ein einzelnes Trainingssystem oder ein ganzes Labor benötigen – in 18 technischen Fachbereichen ist das Unternehmen der Partner für alle Ausstattungswünsche.

Lucas-Nülle arbeitet weltweit mit mehr als 60 Vertriebspartnern und hat Niederlassungen in China, den USA und Dubai. Die Trainingssysteme verbinden Hardware, Software und eine eLearning-Plattform miteinander. So werden Auszubildende und Studierende auf die gestiegenen Herausforderungen durch die Digitalisierung ideal vorbereitet und erhalten die notwendigen Handlungskompetenzen.

Lucas-Nülle setzt auf edoc als strategischen ECM Partner

"Die Integration in Office, Outlook und MS Dynamic NAV ist eine große Stärke von edoc und d.3ecm!"

Dipl.-Ing. Ralf Kreider, Betriebsleiter/Leiter IT/Qualitätsmanager bei der Lucas-Nülle GmbH

Projektinhalte und Projektziele

Steigerung der Produktivität, Erhöhung der Transparenz und Beschleunigung der geschäftskritischen Prozesse durch Digitalisierung sämtlicher Dokumente, Informationen und Prozesse innerhalb des Unternehmens: Die grundlegenden Projektziele und Vorgaben sind im Vorfeld meist schnell definiert und doch ist die Konzeption einer Digitalisierungsstrategie und die spätere Umsetzung von passgenauen digitalen Lösungen stets eine neue und komplexe Herausforderung.

Die Lucas-Nülle GmbH setzt im Zuge ihrer Digitalisierungsstrategie auf den Ausbau Ihrer Microsoft Dynamics® Navision (NAV) Anwendung zu einem ganzheitlichen Enterprise Information Management System. Mit den von edoc zu 100 % in Microsoft Dynamics® NAV entwickelten Lösungen wird das NAV ERP System des Kunden im Standard um eine Vielzahl an ECM Funktionalitäten angereichert. Die vollständige ECM Integration in das ERP System des Kunden verläuft hierbei schnell, transparent und reibungslos. So hat der Kunde einen sofortigen Nutzen und kann direkt und jederzeit aus seiner NAV ERP Umgebung heraus auf alle Belege und Dokumente des Unternehmens zugreifen.

In den einzelnen Projektphasen setzt die Lucas-Nülle GmbH auf einen vorgefertigten, standardisierten aber dennoch frei konfigurierbaren, ganzheitlichen Workflow zur Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen im Microsoft Dynamics® Navision Umfeld. Die von edoc selbstentwickelte Best Practice Workflowlösung "edoc invoice app" sorgt mit ihren ausgefeilten Benutzeroberflächen für einen hohen Bedienkomfort und liefert die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort. So werden alle Eingangsrechnungen (Kosten und Warenrechnungen per Post und E-Mail) im Unternehmen der Lucas-Nülle GmbH  automatisiert mittels OCR-Erkennung erfasst, in Standardformate konvertiert, klassifiziert und rechtssicher archiviert. Alle Rechnungsdaten stehen anschließend zum Abruf und zur weiteren Verarbeitung im ERP System zur Verfügung. Das Ziel, die Überwachung und Einhaltung von Skontofristen, Prüfungs- und Freigabeszenarien sowie die allgemeine Beschleunigung des Rechnungsdurchlaufs, wird somit erfüllt.

Ein weiterer Baustein des Projektes ist die revisionssichere Archivierung der Microsoft Dynamics® NAV Belege in digitale Aktenstrukturen (hier: Kunden- und Lieferantenakten). Die Belege werden vollautomatisch ausgelesen und anhand dieser Informationen selbstständig in die bereits bestehenden digitalen Akten einsortiert. Der Dokumenten- und Aktenaufruf erfolgt direkt aus dem Dynamics NAV System mit dem von edoc entwickelten Integration "d.3one for microsoft dynamics nav".

Weiterhin erfolgt die Einführung einer vollautomatischen, regelbasierten und GoBD konformen E-Mail Archivierung unter Microsoft Exchange zur Entlastung des E-Mailservers. Auch der Außendienstmitarbeiter wird im Projekt von den Vorteilen der neuen ECM Lösung profitieren. So können Dokumente sowohl "online" als auch "offline" auf mobilen Endgeräten mitgenommen und bearbeitet werden. Bei Bedarf kann eine Synchronisation der Änderungen in das zentrale ECM System erfolgen.

Darüber hinaus erfolgt bei Lucas-Nülle die Einführung der nahtlosen ECM-Integration in das CRM System "Salesforce". Durch die besondere Einbindung von digitalen Dokumenten und Akten zu den Salesforce Objekten (customer, opportunity, contract etc.) profitieren die Vertriebsmitarbeiter von einem einfachen und schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen zum Interessenten oder Kunden aus der bekannten Salesforce-Umgebung. Dies führt für die Endanwender zu einer schnellen Akzeptanz der Lösung.