KOKINETICS

Die KOKINETICS GmbH hat die edoc solutions ag mit der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung beauftragt, um den bisherigen papiergebundenen internen Rechnungsfluss transparenter und effizienter zu gestalten. ERP System ist Infor XPPS.

Das Unternehmen

KOKINETICS ist als first TEAR und second TEAR Automobilzulieferer im Bereich Metall- und Kunststoffverarbeitung tätig und hat sich als Spezialist auf das Geschäftsfeld Sitztechnik konzentriert. Heute ist KOKINETICS Weltmarkführer bei Sitztiefenverstellern. Zu den Kunden gehören unter anderem VW, AUDI, BMW, Mercedes Benz, ADIENT, LEAR und FAURECIA. KOKINETICS beschäftigt über 300 Mitarbeiter und vertreibt weltweit über 150 Produkte. Am Firmensitz in Kriftel (Raum Frankfurt/Main) sind ca. 120 Mitarbeiter beschäftigt.

KOKINETICS setzt auf edoc als strategischen ECM Partner

"Fachabteilungen, insbesondere die Finanzbuchhaltung, beschäftigen sich sehr stark mit standardisierbaren Prozessen, ohne dass diese derzeit tatsächlich in einem automatisierten und geführten Prozess oder Workflow münden. Die Folge ist der Verlust von Informationen, Zeitverschwendung und inkonsistente Daten, verbunden mit vielen Rückfragen und unstrukturierten Freigabeprozessen. Mit edoc haben wir uns für ein System entschieden, welches uns dabei in Zukunft unterstützt, die wertvolle Arbeitszeit effizienter und fehlerfreier zu nutzen. Wir beschäftigen uns so mit den wahren Aufgaben, welche dem Unternehmen einen Mehrwert und kürzere Reaktionszeiten bringen. Fachabteilungen werden zudem in den abteilungsübergreifenden Arbeitsabläufen intensiver eingebunden."

Götz Prüfert – Prokurist KOKINETICS GmbH, Vice President Finance & System Integration, Geschäftsführer/Managing Director KOKINETICS s.r.o.

Projektinhalte und Projektziele

Die Hauptmotivation zur Digitalisierung des heute manuellen Prozesses für die Eingangsrechnungsverarbeitung besteht darin, den bisher papiergebundenen internen Rechnungsfluss transparenter und effizienter zu gestalten, bei gleichzeitiger nahtloser Integration der Lösung in das vorhandene ERP System Infor XPPS. Auch soll die neue Lösung zu einer Entlastung des Fachbereiches führen mit dem Ziel, den Fokus auf die Kernaufgaben zu richten. Die Umsetzung der Lösung erfolgt auf Basis der edoc invoice app. Verarbeitet werden sowohl Kosten- als auch Warenrechnungen.

Strategisches ECM System wird das d.3ecm System der d.velop AG, dass durch eine Vielzahl fertiger Lösungen, die Schnittstellenstärke sowie die tiefe Integration in bestehende Anwendungen, insbesondere auch in die Microsoft Office Umgebung, überzeugen konnte. Ein weiterer Vorteil der integrierten Lösung für die digitale Archivierung sowie das Dokumenten- und Workflowmanagement ist die schnelle und flexible Abbildung digitaler Akten zur Unterstützung weiterer Fachbereiche, auch außerhalb der Buchhaltung.

Weitere Ausbaustufe des Projektes ist die Einführung eines Vertragsmanagements inkl. einer Fristenverwaltung. Dank der verschiedenen Erinnerungsfunktionen wird es den Anwendern unter anderem möglich sein, Termine zu setzen, um relevante Vertragsfristen einhalten zu können. Über die Fälligkeit der Fristen werden die jeweiligen Benutzer automatisch per E-Mail informiert. Eine Übersicht der Erinnerungen kann von jedem berechtigten Benutzer zu jeder Zeit eingesehen werden.