Josef Beermann GmbH & Co. KG

Josef Beermann GmbH & Co. KG setzt auf digitale Eingangsrechnungsverarbeitung.

Die edoc solutions ag (edoc) begleitet die Josef Beermann GmbH & Co. KG im digitalen Wandel in die Welt der standardisierten und automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung. Zeitgleich wurde im gesamten Unternehmen das Dokumenten Management System d.3ecm eingeführt.

Das Unternehmen

Die Firmengruppe Beermann aus Hörstel-Riesenbeck bietet durch die verschiedenen Geschäftszweige ein sehr breit gefächertes Leistungsspektrum und Komplettlösungen für ihre Kunden.

Das seit 1947 geführte Familienunternehmen ist in den Bereichen Kabel- und Rohrleitungsbau, Elektrotechnik, Sanitär-, Heiz- und Klimatechnik, erneuerbare Energien, Horizontalspülbohrungen und Bohrspülverwertung tätig. Zudem zählen noch zwei Fachgeschäfte für Elektrohausgeräte und Leuchten zum Portfolio.

Neben den Hauptsitz in Riesenbeck bestehen Niederlassungen in Hilter, Mettingen, Demmin, Zeitz, Hohenhameln, Krefeld und Passau. Insgesamt sind an allen Standorten über 500 Mitarbeiter/innen beschäftigt, davon sind 62 Mitarbeiter/innen in der Ausbildung.

Neue innovative Wege gehen, das zeichnet die Firmengruppe aus. So wurde die 2016 gegründete Beermann Umwelttechnik GmbH mit dem Deutschen Rohstoffeffizienz-Preis 2018 vom Bundeswirtschaftsministerium für besonders herausragende rohstoff- und materialeffiziente Produkte ausgezeichnet.

Josef Beermann GmbH

„Ich bin froh, dass der digitale Eingangsrechnungsprozess bereits Ende Dezember 2019 live ging, so dass wir zu Corona-Zeiten ohne Schwierigkeiten die Rechnungsprüfung sehr schnell und komfortabel aus dem Home-Office erledigen können.“

Jens Westphal, IT-Leiter, Josef Beermann GmbH & Co. KG

Projektinhalte und Projektziele

Im ersten Schritt wurde die edoc invoice app umgesetzt. Dank des Rechnungslesers, der die Rechnungen nach Lieferanten und die Rechnungspositionen ausliest und mit den Bestellungen und Wareneingängen im ERP-System auf Differenzen abgleicht, wird der Weg des Workflows bestimmt. Somit werden Kostenrechnungen und bestellbezogene Rechnungen automatisch ausgelesen, differenziert und voll automatisch verarbeitet. Außerdem erkennt der Rechnungsleser fehlende oder fehlerhafte Positionen. Tritt dieser Fall ein wird die Weiterverarbeitung automatisiert gestoppt und mit der entsprechenden Markierung einen hinterlegten Mitarbeiter zugewiesen. Mit dieser Lösung wird die Transparenz in den Prozessen erhöht, Skontoverluste nachhaltig vermieden und die Bearbeitung- und Durchlaufzeiten wesentlich verkürzt. Darüber hinaus sind die Fachbereiche jetzt durch den Einsatz dieser innovativen Lösung in der Lage, das wachsende Rechnungsaufkommen schnell und effizient abzuarbeiten. Rechnungen via E-Mail über eine Funktionsadresse stehen sofort und direkt den verantwortlichen Abteilungen zur weiteren Bearbeitung digital zur Verfügung.

Die Josef Beermann GmbH & Co. KG baut die bestehenden ECM/DMS-Lösungen konsequent weiter aus. So wird z.B. in der nächsten Phase die edoc contract app für die Verträge zum Einsatz kommen, mit dem Ziel, die operativen Tätigkeiten und Prozesse weiter zu unterstützen und zu beschleunigen. Die schnelle Bearbeitung der Verträge sowie Vertragsanhänge und Remindern soll sichergestellt werden.

Das anfangs gesteckte Ziel, Dokumente schnell und sicher jederzeit an jedem Ort verfügbar zu machen, ist mit dem Partner edoc schnell erreicht worden. Der Zugriff erfolgt einfach und unkompliziert aus den gewohnten Systemen und Oberflächen der Anwender heraus. So können diese beispielsweise aus Microsoft Outlook oder via App über ein Tablet (iOS oder Android) ganz bequem ihre Workflowaufgaben durchführen sowie nach Dokumenten und Akten recherchieren.

Download der Erfolgsgeschichte als pdf-Datei