Eimermacher Gruppe

Eimermacher Gruppe reduziert Zeitaufwand und Fehlerquellen bei der Bearbeitung von Dokumenten

Als der Fabrikant und begeisterte Ballonpionier Ferdinand Eimermacher im Jahr 1930 einen befreundeten Tropenarzt traf, konnte er noch nicht wissen, dass dieses Treffen den Durchbruch für Eimermachers Unternehmen bedeuten würde: Der Tropenarzt brachte aus Peru hochwirksame Naturbalsame mit, deren desinfizierende und keimabtötende Wirkung bahnbrechend war. Eimermacher nutzte diese Wirkung für eine neue Melksalbe, die einen neuen Standard für die Milchhygiene setzte.

Aus diesem Grundstein erwuchs die Eimermacher Gruppe mit sieben Gesellschaften und einer großen Bandbreite von Waren aus den Bereichen Kosmetika, Salben, Medizinprodukte, Reformhaus-Hautpflege sowie Produkten für die hygienische Milchgewinnung in der Landwirtschaft.

Heute beschäftigt die Eimermacher Gruppe als Pharma- und Kosmetikproduzent mit ihrer Zentrale in Nordwalde bei Münster rund 230 Mitarbeiter. Die Produkte finden ihren Weg zu Kunden in über 70 Ländern. Auf so ein organisches, gesundes Wachstum können Unternehmen stolz sein.

Papierbasierte Prozesse kosten Zeit

Wer organisch wächst, muss irgendwann Teile seiner Organisation neu erfinden, da die Anforderungen über die bislang erprobten Strukturen hinauswachsen. So kam es auch für die Eimermacher Gruppe. Zum Beispiel im Bereich Rechnungen: „Alle Belege und Unterlagen, die mit Verkauf und Einkauf zu tun hatten, eigneten sich immer schlechter für die Rückverfolgung“, beschreibt Conny Klemm, IT-Administrator bei der Eimermacher Gruppe, „und der Durchlauf dauerte immer länger.“

Damit ist die Eimermacher Gruppe nicht allein, papierbasierte Prozesse nehmen in wachsenden Unternehmen zunehmend Zeit in Anspruch. Erst recht, wenn etwas gesucht oder umständlich nachverfolgt werden muss. Daher bestehen Finanz- oder Aufsichtsbehörden mittlerweile in vielen Fällen auch auf einer elektronischen, revisionssicheren Archivierung. Besonders im Bereich Buchhaltung ist die Suche nach Lieferscheinen, Rechnungen oder anderen Unterlagen oft besonders zeitaufwändig und aufreibend.

„Wir hatten unsere Dokumente in den vielfältigsten Variationen“, sagt Stefanie Brüffer, Projektmanagerin bei der Eimermacher Gruppe, „vieles wurde per Hand unterzeichnet.“ Klemm ergänzt: „Viele Unterlagen, Vorlagen oder Dateien fanden sich in unserem Windows-Ordnersystem wieder. Das war nicht der Idealfall. Das wollten wir besser haben, zugänglicher, sicherer und schneller. Wir haben den Handlungsbedarf gesehen, um rechtlich weiterhin handlungsfähig zu bleiben.“

Auf der Suche nach einem Partner zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Mit diesem Handlungsbedarf wandte sich die Eimermacher Gruppe in einem ersten Schritt an die edoc solutions ag (edoc), ein Spezialist für Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. „Es wurde schnell klar, dass die Eimermacher Gruppe eine flexible Digitalisierungslösung brauchen würde, die viele Möglichkeiten zum Ausbau bietet“, sagt Frank Breyer, Project Manager bei edoc : „Allein im Bereich Qualitätsmanagement tat sich viel Potenzial auf. Beispiel: Die Zusammensetzung von Pharma- und Medizin-Präparaten ist in vielen Ländern bis auf den geringsten Inhaltsstoff zu dokumentieren. Das wurde bislang peinlich genau per Hand und Excel nachgehalten.“

Ein Ergebnis der ersten Gespräche war, dass ein Spezialist für GxP-konforme Software für Dokumenten- und Qualitätsmanagement ins Boot geholt werden musste: die d.velop Life Sciences GmbH. Unter dem Begriff „GxP“ subsumieren Experten Richtlinien für eine gute Arbeitspraxis im Pharma-Bereich. „edoc hat uns ins Boot geholt, um ein digitales QM-Handbuch sowie weitere QM-Prozesse, eine digitale Dokumentenlenkung und den CAPA-Workflow aufzubauen“, erläutert Frank Laumann, Leiter Services bei der d.velop Life Sciences GmbH.

Die ideale Grundlage für diese Anforderungen ist das d.3 life sciences System. Auf dieser Basis konnte edoc weitere Geschäftsprozesse und -bereiche digitalisieren. Das Kernsystem dafür wurde innerhalb weniger Monate eingerichtet. Inzwischen arbeiten gut 100 Mitarbeiter mit dem System.

Zentrale digitale Geschäftsprozesse der Eimermacher Gruppe

Mit dem d.3 life sciences System erarbeitete sich die Eimermacher Gruppe ein starkes digitales Rückgrat, das aus diesen Elementen besteht:

  • Qualitätsmanagement (QM) mit dem d.3 life sciences System als zentralem Client
  • Dokumentenlenkung mit digitalem Dokumentenumlauf, Erstellung, Prüfung, Genehmigung und Freigabe
  • Reguliertes QM-Handbuch mit über 600 gültigen Vorschriften wie Arbeits- und Verfahrensanweisungen sowie Fertigungsdokumenten
  • Ein davon unabhängiges Dokumentenarchiv für kaufmännische Unterlagen
  • CAPA-Workflow für Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen
  • Reporting-Tool für offene und erledigte Schulungsaufgaben
  • Digitaler Workflow für Eingangsrechnungen mit automatisierter Anbindung an das Fibu-System Infor IGF sowie Anbindung an das Warenwirtschaftssystem Infor Blending durch edoc 
  • Revisionssichere Ablage für Dokumente
  • Vertragsmanagement für Leasing-, Kauf- und Gesellschafter-Verträge
  • DigitaleSignatur zum internen Gebrauch
  • Möglichkeit, eigene Tools zu entwickeln

Und das funktioniert beispielsweise im Bereich Rechnungen so: „Kommt eine Rechnung auf Papier, scannen wir diese ein“, beschreibt Conny Klemm, „lesen sie digital Korrektur, machen eine Vorkontierung, leiten sie zur Prüfung an den Besteller weiter, der die Rechnung anschließend freigibt und so dafür sorgt, dass die Buchhaltung die Rechnung erhält. Diese klickt letztlich auf ,Buchen‘ und übermittelt die Daten ins Buchhaltungsprogramm.“

Eimermacher Gruppe | edoc solutions ag

„Viele Unterlagen, Vorlagen oder Dateien fanden sich in unserem Windows-Ordnersystem wieder. Das war nicht der Idealfall. Das wollten wir besser haben, zugänglicher, sicherer und schneller. Wo wir früher Ordner durchblättern mussten, sind wir heute deutlich schneller geworden. Wir haben nun mehr Zeit für qualitativ höherwertige Arbeiten. Früher hatten wir viele Ordner und brauchten viel Kopfarbeit. Jetzt ist es ein qualitativ höheres Arbeiten.“

Conny Klemm, IT-Administrator, Eimermacher Gruppe

Aktuelle Normen und SOP immer auf dem Tisch

Durch die Automatisierungen sparen die Eimermacher-Mitarbeiter nicht nur Zeit, sie beseitigen auch Fehlerquellen. Das ist insbesondere auch für den Bereich Qualitätsmanagement (QM) interessant. Das d.3 life sciences System unterstützt die Eimermacher Gruppe unter anderem beim Erstellen, Korrigieren und Freigeben von QM-Dokumenten wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen (SOP) oder Normen. Es gibt keine lokale Schattenkopien mehr und per Volltextsuche können alle Mitarbeiter mit QM-Zugriff die für sie wichtigen Dateien mit wenigen Klicks zugreifen. Die langwierige Suche durch viele Windows-Dateiordner ist Vergangenheit.

„Die Mitarbeiter haben immer aktuelle Normen oder SOP auf dem Tisch“, sagt Klemm, „für unsere Firmengruppe haben wir ein Organigramm im QM-System, da kann sich jeder durchklicken und seinen Arbeitsbereich oder den des Kollegen finden. Das hat für neue Kollegen einen Vorteil, so müssen wir das Rad nicht immer wieder neu erfinden.“

Fällt ein Mitarbeiter kurzfristig aus, kann ein Kollege aus einem anderen Büro nahtlos übernehmen – im virtuellen Arbeitsumfeld des d.3 life sciences System. Klemm: „Und wer in der Produktion eine Maschine bedienen kann, kann so auch andere Produktionsaufträge abarbeiten. Früher hatten wir viele Ordner und brauchten viel Kopfarbeit. Jetzt ist es ein qualitativ höheres Arbeiten.“

Das klappt nicht zuletzt auch durch die digitalisierten Schulungsaufgaben. Gibt es beispielsweise eine neue Arbeitsanweisung oder eine neue Maschine, kann das Qualitätsmanagement den betreffenden Mitarbeitern neue Anweisungen und Informationen über das System zur Verfügung stellen. Bevor sie den neuen Auftrag angehen können, müssen die Beschäftigten Verständnisfragen beantworten und unterschreiben, dass sie die neuen Informationen zur Kenntnis genommen haben.

Jahresakte bündelt Informationen zu Geschäftspartnern auf einen Blick

Digitale Dokumente bedeutet für die Eimermacher Gruppe nicht nur weniger Fehleranfälligkeit und schnelles Auffinden, sondern auch Bündelung von Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Platz. „Durch das d.3 life sciences System bekommen wir zu jedem Geschäftspartner auch eine Historie“, beschreibt Stefanie Brüffer, „das ist eine Jahresakte, in der alle Belege, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Anschreiben und andere Informationen enthalten sind.“ Klemm ergänzt: „Wo wir früher Ordner durchblättern mussten, sind wir heute deutlich schneller geworden.“

Das liegt auch daran, dass es durch das digitale System weniger Stolperfallen gibt. Die Software erinnert Mitarbeiter beispielsweise automatisch daran, Pflichtangaben in Dokumenten zu machen – wie zum Beispiel der Name eines Kunden oder ein Betreff. Klemm: „Schreiben, die keinem Kunden oder Lieferanten zugeordnet werden können, sind ein großes Malheur. Im schlechtesten Fall landeten die auch in irgendeinem Windows-Dateiordner und konnten so nur mit viel Arbeitsaufwand wiedergefunden werden. Das ist nun Geschichte.“

Durch die digitalen Workflows fallen zudem automatisch Dinge auf, die unplausibel sind. Wie zum Beispiel Unstimmigkeiten zwischen Bestellungen, Rechnungen und dem tatsächlichen Wareneingang. In der Zeit vor edoc und d.3 life sciences sammelte der Wareneingang der Eimermacher Gruppe beispielsweise alle Lieferscheine in einem Ordner. Dieser Ordner musste zu Fuß in den Einkauf gebracht werden, um zu prüfen, ob der Lieferschein mit der Rechnung übereinstimmte. „Jetzt vergleichen wir die Rechnung mit dem was tatsächlich geliefert und bestellt wurde“, so Klemm. Das gelingt, indem der Wareneingang z. B. Kartons zählt oder eingehende Rohstoffe wiegt, die Informationen ins System gibt und diese automatisch an den Einkauf gehen. Klemm: „Das spart unheimlich viel Arbeitszeit. Weil auf einen Blick alle Informationen in einem System vorliegen.“

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