Burgis
Burgis rollt gemeinsam mit ihren Knödeln in die Digitalisierung!
In einer Welt in der Nachhaltigkeit, Innovation und Dynamik den Puls der Zeit bestimmen, stehen viele Unternehmen vor den Herausforderungen ihre Prozesse zu überdenken. Dabei bedeutet überdenken nicht, dass die klassischen Prozesse schlecht sind. Es bedeutet, dass die herkömmlichen Prozesse nicht mehr zum heutigen Zeitgeist passen. Homeoffice, Workation und Co. werden immer beliebter. Work-Life-Balance ist nicht mehr nur ein Begriff, sondern aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.
Im Fokus dieser o.g. Herausforderungen steht oftmals die klassische Papierakte. Bei der herkömmlichen Ablage verlieren Mitarbeitende wertvolle Zeit mit dem Suchen von Informationen: Akten verstauben in den Schränken oder sind unauffindbar, Formulare sind versehentlich falsch abgeheftet und die gesuchten Daten liegen gerade nicht griffbereit. Der Arbeitsprozess gerät ins Stocken, Ordner stapeln sich auf Schreibtischen und in den Regalen, Durchlaufzeiten erhöhen sich und der Frust wächst. Das ist kein Einzelfall, sondern in vielen Unternehmen Realität. Und das obwohl die Lösung auf der Hand liegt: Die digitale Akte.
Das Unternehmen
Die Burgis GmbH (Burgis) ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit Sitz in Neumarkt i. d. Oberpfalz. Sie sind spezialisiert auf Knödel und haben kein geringeres Ziel als Ihren Kunden täglich einen Sonntagsmoment zu bescheren. Dabei liegen die Wurzeln des Unternehmens in der Ehmann & Söffing KG aus Cham, welche 1929 gegründet wurde. Der Schwerpunkt lag seinerzeit auf Pilzen und Preiselbeeren in Dosen. 1963 wurde der Grundstein für die Kloßteigproduktion gelegt und 1971 die heutige Burgis GmbH in Burgisbach gegründet. Burgis wird nun bereits in der 2. Generation geführt.
„Mit edoc haben wir einen zuverlässigen und starken Partner an unserer Seite, der uns auch in Zukunft bei der Digitalisierung unserer internen Prozesse zur Seite stehen wird!“
Stefan Sendner, IT-Leiter, Burgis GmbH
Projektinhalte und Projektziele
Man nehme ein Enterprise Content Management-System, fügt ein Löffel Archivierung hinzu, ergänzt eine Prise Attributermittlung, packt alle papierbasierten Dokumente hinzu und verbindet alles mit einem Schluck ERP-System. Schon hat man den perfekten Grundteig für die Digitalisierungsstrategie.
Aber erstmal zu den einzelnen Zutaten:
Im ersten Projektschritt wird das d.3ecm eingeführt, welches das Herzstück und die technologische Basis bei Burgis darstellt. Hiermit wird es Burgis gelingen Informationen und Dokumente nachhaltig zu organisieren und revisionssicher zu archivieren. So ist es möglich mit individuellen Workflows und einer entsprechenden Rechteverwaltung, Unternehmens-Prozesse schnell und zuverlässig zu gestalten. Dabei begleitet das d.3ecm den gesamten
Lebenszyklus eines Dokuments: Begonnen bei der Erstellung und Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung oder Löschung.
Da Burgis als ERP-System auf SAP S/4HANA setzt, wird d.velop archivelink for SAP Solutions für die Ausgangsbelegarchivierung eingeführt. Damit ist es möglich aus unterschiedlichsten SAP-Modulen, entlang der gesamten logistischen SAP-Kette, Dokumente zu archivieren. Diese werden, zusammen mit non-SAP Informationen, strukturiert im zentralen d.3 Repository abgelegt.
Ergänzend hierzu wird eine Komplettlösung zur Attributermittlung von SAP-Archivdokumenten innerhalb von d.3ecm eingeführt. edoc cs index ist ein Werkzeug zur Ermittlung von Attributen für d.3ecm Dokumente aus einem angebundenen SAP-System. Abhängig von Business Object, Document Type und weiteren Kriterien kann eine dokumentspezifische Attribuierung vorgenommen werden. Somit wird den Mitarbeitern von Burgis ermöglicht auch außerhalb des SAP ERP-Systems nach SAP-Dokumenten zu recherchieren.
Mit der Einführung von d.3one in der SAP Fiori App bringen wir die d.3ecm-Funktionaltiät bei Burgis ins Web. Durch den webbasierten Ansatz können die Mitarbeiter immer direkt alle Informationen bearbeiten, genau dort, wo sie gerade anfallen. Die Software integriert sich vollständig in den Arbeitsablauf und in die bei Burgis führenden Geschäftsanwendungen, wie der E-Mail-Client, das SAP ERP-System und das Collaboration-Tool.
Um die Vorteile der Digitalisierung vollends zu nutzen, werden papierbasierte Dokumente von Burgis über ein Scanprozess in Verbindung mit SAP digitalisiert. Das Scannen von papierbasierten Dokumenten ist ein notwendiger Schritt, um die Eingangspost bei Burgis einheitlich zu verarbeiten. Damit werden Papierdokumente in die digitale Vorgangsbearbeitung integriert und sorgt somit für erhöhte Transparenz von Vorgängen, reduziert Mehrfachablagen und verbessert die Auskunftsfähigkeit im Unternehmen.
Dank OCR diesen Prozess enorm erleichtert, indem sie automatisiert die Inhalte von den eingescannten Dokumenten erkennt und eine Volltextsuche ermöglicht. Zusätzlich profitiert Burgis von der hohen Prozesssicherheit des Systems, da die gescannten Dokumente automatisch den entsprechenden Geschäftsvorfällen zugeordnet werden.
Am Ende der Projekteinführung werden die Mitarbeiter von Burgis mehr Transparenz und Flexibilität verspüren. Sie können sich den wertschöpfenden Tätigkeiten vollkommen widmen, während sich die Suche von Dokumenten harmonisch in den Arbeitsablauf integriert.
Wir sind persönlich für Sie da
