Dokumente signieren mit d.velop sign

Nachhaltig denken und handeln ist heute nicht mehr nur Zukunftsmusik, sondern wird in vielen Unternehmen bereits heute gelebt. Beim Thema Nachhaltigkeit geht es vor allem darum unsere Ressourcen zu schonen. Genau hier knüpfen wir mit digitalen Lösungen an. Warum? Wer digital denkt und entsprechende Software nutzt, verzichtet auf analoge Dokumente – wir sparen Papier. Insbesondere in Zeiten von mobilen Arbeiten oder Workation (Arbeiten an einem Urlaubsort) ist es wichtig, dass alle Dokumente jederzeit von überall abrufbar sind. Dabei spielt nicht nur die Erreichbarkeit der Dokumente eine Rolle, sondern auch die Bearbeitung und damit einhergehend die Handlungsfähigkeit der Mitarbeitenden. Denn im Vertragsmanagement, in Personalabteilungen oder auch im Vertrieb müssen Dokumente regelmäßig gezeichnet werden.

Hier kommt die digitale Unterschrift von d.velop ins Spiel. Aber bevor wir über d.velop sign sprechen wollen, schauen wir uns einmal den bisherigen „klassischen“ Prozess an. Hier wird der Mitarbeitende als erstes sein Dokument ausdrucken, händisch unterschreiben und anschließend an den anderen Vertragspartner senden. Wenn das Dokument seinen Weg auf dem Postweg zur anderen Person überwunden hat, wiederholt dieser diesen Vorgang: unterschreiben, zurücksenden, warten. Dieser postalische Unterschriftsweg kann gut und gerne 5-10 Werktage in Anspruch nehmen, je größer das Unternehmen, desto länger.

Unterschrift per E-Mail anfordern

Jetzt sagen Sie zurecht, dass man heutzutage den E-Mail Weg eher bei diesem Thema beschreitet, statt den Vertrag postalisch zu versenden. Dafür wird neben einem Drucker auch ein Scanner benötigt. Auch in dieser Variante wird das Dokument ausgedruckt und händisch unterschrieben. Anschließend gescannt und per Mail an die andere Person versendet. Auch diese druckt das Dokument erneut aus, unterschreibt, scannt und schickt es zurück. Bei diesem Prozess wird zwar Zeit gespart aber die Ressourcen werden doppelt beansprucht – nachhaltig geht anders.

Digital signieren innerhalb weniger Stunden

Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur von d.velop sign geht es nicht nur schneller, sondern es ist auch nachhaltig. In wenigen Stunden, also innerhalb eines Tages, haben Sie künftig Ihre Dokumente digital unterschrieben und das ohne Drucker und Scanner. Außerdem ist die Signatur rechtsgültig.

Ihre Vorteile mit d.velop sign

  • Flexibler und schneller im Arbeitsprozess
  • Sie haben Zugriff auf eine Verlauf-Historie
  • Keine Medienbrüche: Von Erstellung über die Unterschrift hin zur digitalen Archivierung
  • Ihre Mitarbeitende profitieren von klarer Transparenz 
  • Rechtgültig und sicher

Drei verschiedenen Signaturlevel

  • Einfache Signatur

    Hierbei gibt es keinerlei Anforderung an die Identifizierung und sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung (§ 286 ZPO).

  • Fortgeschrittene Signatur

    Es erfolgt eine Identifizierung des Zertifikatinhabers, womit die Integrität des Dokuments durch dieses Zertifikat gesichert ist. Auch diese Signatur unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung nach § 286 ZPO.

  • Qualifizierte Signatur

    Dabei wird eine eindeutige Identifizierung mittels Video Ident oder eID durchgeführt und eine 2-Faktor Authentifizierung via SMS und Tan Verfahren führt zur qualifizierten Signatur. Mit dieser Variante erfüllen Sie die gesetzliche Schriftform gemäß § 126, 126a BGB und die Integrität des Dokuments ist mittels EUTL Zertifikat sichergestellt.

Die Lösung zur digitalen Unterschrift im Detail

Wenn Sie entschieden haben, welches Level ihr zu unterschreibendes Dokument benötigt, können Sie den Signaturprozess starten. Dabei müssen Sie lediglich Namen und E-Mailadressen erfassen und den Vorgang starten.

Ein Vorteil für Sie: Auch Personen, die weder Zugriff auf d.velop documents haben, noch als Nutzer:in in d.velop sign angelegt sind, können in den Unterschriftenumlauf eingeplant werden.

Der Empfänger erhält dann eine automatische Benachrichtigung, in welcher er zur Unterschrift aufgefordert wird. Das kann die Person entweder freihand erledigen, ein Bild hochladen oder eine Signatur generieren lassen. Während des ganzen Prozesses haben Sie stets den Überblick über den Status des Signaturlaufs und sind somit immer auf dem neusten Stand.

Und so erhalten Sie in kurzer Zeit ein rechtssicher signiertes Dokument voll digital, ohne Papier.

Sie wollen die Lösung nun live und in Farbe sehen?

Dann sehen Sie sich jetzt kostenlos unser Webinar an! 

Tipp: Nach dem Webinar können Sie d.velop sign für 7 Tage kostenlos testen. Ansehen lohnt sich.

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Wer nutzt die elektronische Unterschrift?

Typische Abteilungen in Ihrem Unternehmen, die von der digitalen Signatur profitieren, sind die Personalabteilung, die Rechtsabteilung, der Einkauf oder der Vertrieb.
Egal ob Kauf- oder Arbeitsverträge oder Geheimhaltungsvereinbarungen. Für jedes Einsatzgebiet bieten wir die Lösung zur digitalen Unterschrift an. Sie sparen Zeit durch den digitalen statt dem Postversand, haben keine erhöhten Kosten mehr durch Drucken, Scannen oder Kopieren und können so innerhalb eines Arbeitstages sämtliche Dokumente mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur unterschreiben.


Wir integrieren die digitale Unterschrift mithilfe der umfangreichen API ganz einfach in Ihren Use Case wie zum Beispiel:

  • d.velop documents
  • Microsoft Dynamics
  • SAP
  • Salesforce
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft Word
  • Microsoft Teams
  • und viele weitere digitale Lösungen
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