Automatischer Workflow in SAP für Auftragsbestätigung (Order Confirmation)

Hinweis: Aus der WMD Group wurde die xSuite Group.

Die Bedienung einer Bestellung ist für viele Firmen äußerst wichtig. Kann ein bestellter Artikel nicht oder zu spät geliefert werden, so kann dies für Unternehmen zu enormen Problemen führen, die zum Stillstand ganzer Arbeitsabläufe resultieren können. Das Wissen, ob eine Bestellung genau bedient werden kann, ist für Unternehmen somit besonders relevant.

Für Unternehmen, die innerhalb von SAP mit dem Modul Material Management (MM) Bestellungen erzeugen und an ihre Lieferanten verschicken, bieten wir im Rahmen des Prozesses für die Bestätigung von Bestellungen eine intelligente Lösung zur automatisierten Verarbeitung von eingehenden Auftragsbestätigungen (Order Confirmation) an.

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Ihre Vorteile im Überblick

Vollständige SAP-integrierte Lösung
Automatisches Auslesen von Auftragsbestätigungen
Digitaler Abgleich von Auftragsbestätigung zur Bestellung
Anwendung des Regelwerkes im Freitextformat (kein Formular notwendig)
Intuitiver Viewer für die komfortable Validierung des Leseergebnisses in SAP
Ampelfunktion bietet sofortigen Überblick, ob Abweichungen bestehen
Integrierte Lieferantenkorrespondenz
Reduzierung des manuellen Prüfaufwandes von Auftragsbestätigung gegen Bestellung
Höhere Prozessgeschwindigkeit und durchgängige Transparenz

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#2 SAP Workflow für Beschaffung - 13.10.2020
#3 Verarbeitung von Auftragsbestätigungen in SAP - 25.11.2020

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Elektronisch durchgeführte Auftragsbestätigungen sind drei Mal schneller als ein manueller Prozess.

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Der P2P Prozess umfasst alle Schritte von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung der Rechnung und hat somit einen wesentlichen Stellenwert in einem Unternehmen. Schon kleinste Fehler oder ein stockender Prozess wirken sich auf das gesamte Unternehmen aus. Wir wollen uns in diesem Whitepaper diesen alltäglichen und wichtigen Geschäftsprozess anschauen und lernen, wie man diesen Prozess durch die Digitalisierung effizienter gestalten kann.

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Diese Vorteile hat die Workflowlösung für elektronische Auftragsbestätigungen in SAP

Digitale Lösung zur Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen

xSuite Order Confirmation Cube unterstützt die Mitarbeiter mit einer vollständig in SAP integrierten und webfähigen Lösung zum automatischen Vergleich von Auftragsbestätigung (AB) mit SAP-Bestellung.

Zu Beginn des digitalen Workflows steht die Automatische Validierung in SAP. Hier wird unter anderem die rechnerische Richtigkeit der Angaben auf Belegen geprüft. Zusätzlich gleicht das Regelwerk die Leseergebnisse, wie z. B. Preis, Mengen, Lieferzeit etc. mit vorhandenen SAP-Daten ab, um die inhaltliche Richtigkeit sicherzustellen. Im Anschluss an die Validierung kann ein Vorgang an eine vordefinierte Person oder Gruppe geroutet werden, um letzte Fragen und Abweichungen zur Bestellung final zu klären. Innerhalb der Lösung, können Workflows ad-hoc oder automatisiert initiiert werden, um, bei abweichenden Daten zur Bestellung, eine Aufgabe zur Prüfung oder zur Freigabe an die Verantwortlichen zu stellen.

Bestellungen und Auftragsbestätigungen in SAP automatisch abgleichen

Zusätzlich unterstützt die Workflow-Lösung für Auftragsbestätigungen die Anwender durch die vollständig in SAP integrierte und webfähige Lösung, mit der der automatische Vergleich von eingehenden Auftragsbestätigungen mit der SAP-Bestellung direkt möglich ist. Eingehende Auftragsbestätigungen werden erfasst und anschließend aus allen verfügbaren Eingangskanälen in den Prozess der OCR und Datenextraktion überführt. Im Anschluss analysiert ein hochkomplexes Regelwerk sämtliche Inhalte des Belegs und führt eine umfassende und detaillierte Plausibilitätsprüfung durch.

Alle Schritte des Prozesses werden nahtlos protokolliert, damit der vollständige Vorgang von Anfang bis Ende nachvollziehbar und transparent ist.