Procurement Software für den Beschaffungsworkflow
- Erstellung von Bedarfsanforderungen
- Mehrstufige Freigabeprozesse
- Automatisierte Übergabe an ERP- oder Bestellsysteme
Beschaffungssoftware für den digitalen Procurement-Workflow
Mit edoc procurement gestalten Sie Ihren internen Beschaffungs- und Bestellprozess komplett digital und transparent für alle Beteiligten. Die Funktionen der Software-Lösung decken den kompletten Einkaufsprozess von Waren und Dienstleistungen ab, die Sie im Geschäftsalltag benötigen, z. B. Büromaterialien, Wartungsarbeiten, Getränke, etc. Von der initialen Bedarfsanmeldung bis zur Bestätigung des Warenerhalts können Sie den Status eines Prozesses jederzeit live verfolgen. Das Herzstück ist das flexible Workflow-Management, mit dem sich auch unternehmensspezifisch konfigurierte Workflows im Handumdrehen abbilden lassen.
Der digitale Beschaffungsprozess umfasst als renommierte Standardlösung folgende grundlegende Funktionen:
- Protokollierung aller Workflowschritte (Freigabeschritte) für eine Bedarfsanforderung
- Erstellung von Bedarfstypen und Workflowschritten nach individuellen Anforderungen
- Standard-Vorlagen nach dem Best-Practice-Ansatz
- Webbasierter Zugriff jederzeit und von überall möglich
- Mehrstufiger Freigabeprozess
- Automatisierte Übergabe einer Bestellung an ein Drittsystem, wie z.B. ein ERP- oder Bestellsystem
- Ablage und Speicherung eines revisionssicheren Workflow-Protokolls an das ECM-System
- Zentrales Dashboard zur Übersicht über alle aktiven Aktivitäten, filterbar nach Workflow oder Benutzer
- Individuell einstellbare Benachrichtigungsfunktion via E-Mail
- Zentrale Berechtigungssteuerung inklusive Single-Sign on
Diese grundlegenden Funktionen können je nach Bedarf konfiguriert und angepasst werden.
edoc procurement bildet den unternehmensinternen Bedarfs- und Einkaufsprozess vollständig digital ab - auch in Kombination mit Ihrem ERP-System gibt es eine einfache Lösung, um Ihre Einkaufsprozesse individuell abzubilden.
Starten Sie Ihre Tour in edoc procurement
Die wichtigsten Funktionen der E-Procurement Software
Schlanker Antragsstellungsprozess
Jedes Unternehmen hat individuelle Bedarfsprozesse und Anforderungstypen - mit edoc procurement können Sie diese Prozesse digital und flexibel gestalten. Mit nur wenigen Angaben kann eine Bedarfsanforderung gestellt werden, die dann in den Freigabeprozess weitergeleitet wird. Bei Bedarf können individuell konfigurierte Workflowschritte für den Antragsstellungsprozess, die Bestätigung des Wareneingangs und des Erhalts der Ware implementieren werden.
Definition individueller Bedarfstypen
Je nach Bedarfs-bzw. Anforderungstyp besteht die Möglichkeit, standardisierte Bedarfstypen (z.B. Bürobedarf, Dienstleistung, Weiterbildung, Technik und Software) zu starten und weitere eigene Bedarfstypen schnell hinzuzufügen, zu ändern und zu verwalten. Sie können Ihren Beschaffungsprozess auch individuell mit eigenen Bedarfstypen gestalten.
Zentrales Dashboard zur Übersicht aller aktiven Aktivitäten oder individuelle Nutzer-Dashboards
In einer tabellarischen Übersicht sehen Sie alle wichtigen Informationen zu Ihren Prozessaufgaben. In einem zentralen Dashboard erkennen Sie schnell, in welchem Status sich die Bedarfsanforderung befindet. Alle am Einkaufsprozess beteiligten Personen behalten dabei den Überblick über die Bedarfsanforderungen und Bestellungen.
E-Mail-Benachrichtigungen
Personen, die an der Freigabe, Bestellung oder Warenannahme beteiligt sind, werden über die einzelnen Freigabe- und Bestellschritte per E-Mail auf dem Laufenden gehalten.
Automatisierte Übergabe einer Bestellung an ein Drittsystem
edoc procurement verfügt über eine Exportschnittstelle zur Datenübernahme und -übergabe in verschiedene ERP-Systeme oder Bestellsysteme, die mit einem Datenimport/-export oder einer Online-Datenbank-Schnittstelle ausgestattet sind. Es wird automatisch ein Workflow-Protokoll inklusive einer detaillierten Auflistung aller verfügbaren Informationen erstellt, das bei Abschluss des Workflows in Ihrem ECM-System archiviert wird. Der Zugriff aus dem ERP-System auf die Workflow-Daten ist jederzeit möglich.
edoc procurement bietet vorgefertigte und standardisierte ERP-Integrationen unter anderem für:
Erstellung und Freigabe von Bedarfsanforderungen - standardisierte oder individuell konfigurierbare Bestellprozesse
Eine Bedarfsanforderung wird direkt über ein Bedarfsanforderungsformular gestartet. Im Formular sind nur wenigen Angaben, z.B. Bedarfstyp, gewünschtes Datum und Begründung des Bedarfs notwendig, so dass der Antragsstellungsprozess schnell in die Wege geleitet werden kann. Die Bedarfsanforderung kann im Anschluss einfach manuell freigegeben werden oder in einen mehrstufigen Freigabeprozess weitergeleitet werden, der ganz individuell an Ihr Regelwerk für Freigaben angepasst werden kann. Sobald alle Warenkorbpositionen freigegeben sind, kann eine Bestellung automatisiert an ein Drittanbietersystem, wie z.B. ein ERP- oder Bestellsystem übergeben werden. Bei Bedarf können eigene Workflowschritte implementiert werden.
Buchen Sie jetzt ganz einfach Ihr kostenloses und unverbindliches Erstgespräch – individuell und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.
Häufig gestellte Fragen zu edoc procurement
edoc procurement deckt den vollständigen Prozess von einer Bedarfsmeldung bis zur Bestellung ab und kann darüber hinaus noch für den Wareneingang sowie die Entgegennahme der Ware genutzt werden.
Die Lieferantendaten und Stammdaten können aus Ihren ERP-Systemen importiert und in edoc procurement integriert werden.
Ja, eine Bedarfsmeldung kann auch mit Daten aus Rahmenverträgen, Katalogen oder Preislisten gefüllt werden, sodass diese nicht manuell hinzugefügt werden müssen.
edoc procurement verfügt über bis zu 8-stufige Freigabestufen auf Positionsebene und kann diese sogar nach Bedarfstypen unterscheiden. So können Sie Ihre Freigabeprozesse individuell bestimmen.
In Kombination mit edoc procurement kann jedes ERP-System angebunden werden. So können beispielsweise diverse ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365, SAP, Infor COM, SHCware angebunden werden. Ebenso können verschiedene DMS- bzw. ECM-Systeme wie d.velop documents angebunden werden.
Die in edoc procurement angelegten Dokumente wie z. B. ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder andere Dokumente werden dann automatisiert in Ihrem Dokumentenmanagementsystem abgelegt.
Die in edoc procurement erzeugten Daten für die Bestellung können automatisiert über Schnittstellen für Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung (z. B. in edoc invoice) bereitgestellt werden.
Die Workflows können individuell an Ihren Bedarfs- und Bestellprozessen ausgelegt werden. Sie definieren, welche Bedarfstypen in Ihrem Unternehmen existieren und können anhand dieser festlegen, welche Workflowschritte aktiviert bzw. deaktiviert werden sollen. Im Freigabeworkflow haben Sie zusätzlich weitere Konfigurationsmöglichkeiten und können eine 8-stufige Freigabe auf Positionsebene erstellen.
edoc procurement reglementiert die Gruppe für entsprechende Workflowschritte, sodass sensible Daten entsprechende Berechtigungen benötigen.
Ja, es gibt sowohl ein Anwenderhandbuch als auch ein Administrationshandbuch für edoc procurement. Diese stehen in unserem edoc Docs Center zur Verfügung und sind somit immer auf einem aktuellen Stand.
Bevor Sie eigene Arbeiten am System durchführen, empfehlen wir Ihnen an der durch edoc angebotenen Administrationsschulung teilzunehmen. So erschließen sich die erforderlichen Tätigkeiten schneller und das Administrationshandbuch kann zielgerichtet genutzt werden.
Ja, für edoc procurement sowie für alle anderen edoc Softwareprodukte werden bei der Veröffentlichung neuer Softwareversionen die entsprechenden Release Notes zur Verfügung gestellt. Diese können bequem über das Kundenportal eingesehen werden und sind damit immer verfügbar.
Wir sind persönlich für Sie da!