Beschaffungssoftware für den digitalen Procurement-Workflow
Mit edoc procurement gestalten Sie Ihren internen Beschaffungs- und Bestellprozess komplett digital und transparent für alle Beteiligten. Die Funktionen der Software-Lösung decken den kompletten Einkaufsprozess ab. Von der initialen Bedarfsanmeldung bis zur Bestätigung des Warenerhalts können Sie den Status eines Prozesses jederzeit live verfolgen. Das Herzstück ist das flexible Workflow-Management, mit dem sich auch unternehmensspezifisch konfigurierte Workflows im Handumdrehen abbilden lassen.
Der digitale Beschaffungsprozess umfasst als renommierte Standardlösung folgende grundlegende Funktionen:
- Protokollierung aller Workflowschritte (Freigabeschritte) für eine Bedarfsanforderung
- Erstellung von Bedarfstypen und Workflowschritten nach individuellen Anforderungen
- Standard-Vorlagen nach dem Best-Practice-Ansatz
- Webbasierter Zugriff jederzeit und von überall möglich
- Mehrstufiger Freigabeprozess
- Automatisierte Übergabe einer Bestellung an ein Drittsystem, wie z.B. ein ERP- oder Bestellsystem
- Ablage und Speicherung eines revisionssicheren Workflow-Protokolls an das ECM-System
- Zentrales Dashboard zur Übersicht über alle aktiven Aktivitäten, filterbar nach Workflow oder Benutzer
- Individuell einstellbare Benachrichtigungsfunktion via E-Mail
- Zentrale Berechtigungssteuerung inklusive Single-Sign on
Diese grundlegenden Funktionen können je nach Bedarf konfiguriert und angepasst werden.
edoc procurement bildet den Bedarfs- und Einkaufsprozess vollständig digital ab - auch in Kombination mit Ihrem ERP-System gibt es eine einfache Lösung, um Ihre Einkaufsprozesse individuell abzubilden.
Die wichtigsten Funktionen der E-Procurement Software
Schlanker Antragsstellungsprozess
Jedes Unternehmen hat individuelle Bedarfsprozesse und Anforderungstypen - mit edoc procurement können Sie diese Prozesse digital und flexibel gestalten. Mit nur wenigen Angaben kann eine Bedarfsanforderung gestellt werden, die dann in den Freigabeprozess weitergeleitet wird. Bei Bedarf können individuell konfigurierte Workflowschritte für den Antragsstellungsprozess, die Bestätigung des Wareneingangs und des Erhalts der Ware implementieren werden.
Definition individueller Bedarfstypen
Je nach Bedarfs-bzw. Anforderungstyp besteht die Möglichkeit, standardisierte Bedarfstypen (z.B. Bürobedarf, Dienstleistung, Weiterbildung, Technik und Software) zu starten und weitere eigene Bedarfstypen schnell hinzuzufügen, zu ändern und zu verwalten. Sie können Ihren Beschaffungsprozess auch individuell mit eigenen Bedarfstypen gestalten.
Zentrales Dashboard zur Übersicht aller aktiven Aktivitäten oder individuelle Nutzer-Dashboards
In einer tabellarischen Übersicht sehen Sie alle wichtigen Informationen zu Ihren Prozessaufgaben. In einem zentralen Dashboard erkennen Sie schnell, in welchem Status sich die Bedarfsanforderung befindet. Alle am Einkaufsprozess beteiligten Personen behalten dabei den Überblick über die Bedarfsanforderungen und Bestellungen.
E-Mail-Benachrichtigungen
Personen, die an der Freigabe, Bestellung oder Warenannahme beteiligt sind, werden über die einzelnen Freigabe- und Bestellschritte per E-Mail auf dem Laufenden gehalten.
Automatisierte Übergabe einer Bestellung an ein Drittsystem, wie z.B. ein ERP- oder Bestellsystem
edoc procurement verfügt über eine Exportschnittstelle zur Datenübernahme und -übergabe in verschiedene ERP-Systeme, die mit einem Datenimport/-export oder einer Online-Datenbank-Schnittstelle ausgestattet sind. Es wird automatisch ein Workflow-Protokoll inklusive einer detaillierten Auflistung aller verfügbaren Informationen erstellt, das bei Abschluss des Workflows in Ihrem ECM-System archiviert wird. Der Zugriff aus dem ERP-System auf die Workflow-Daten ist jederzeit möglich.
Erstellung und Freigabe von Bedarfsanforderungen - standardisierte oder individuell konfigurierbare Bestellprozesse
Eine Bedarfsanforderung wird direkt über ein Bedarfsanforderungsformular gestartet. Im Formular sind nur wenigen Angaben, z.B. Bedarfstyp, gewünschtes Datum und Begründung des Bedarfs notwendig, so dass der Antragsstellungsprozess schnell in die Wege geleitet werden kann. Die Bedarfsanforderung kann im Anschluss einfach manuell freigegeben werden oder in einen mehrstufigen Freigabeprozess weitergeleitet werden, der ganz individuell an Ihr Regelwerk für Freigaben angepasst werden kann. Sobald alle Warenkorbpositionen freigegeben sind, kann eine Bestellung automatisiert an ein Drittanbietersystem, wie z.B. ein ERP- oder Bestellsystem übergeben werden. Bei Bedarf können eigene Workflowschritte implementiert werden.
Systemvoraussetzungen bei einer On-Premises Installation
Unsere Apps und Services stellen wir Ihnen in mehreren Docker-Containern mit Linux Kernel bereit. Das Zusammenspiel und der Betrieb dieser Container wird durch einen Single Node Kubernetes-Cluster sichergestellt.
Betriebssystem und virtuelle Maschine
Ubuntu Server Version 20.04 LTS (Long-Term-Support) mit aktuellem Servicepack.
Virtueller Computer (Virtual Machine, VM).
Empfohlene Speicherplatzkonfiguration und Anzahl von Prozessorkernen
CPU: mindestens 4 Prozessorkerne.
Arbeitsspeicher: mindestens 12 GB RAM.
Festplattenspeicher: mindestens 150 GB.
edoc procurement bietet vorgefertigte und standardisierte ERP-Integrationen für:
- Microsoft Dynamics FO & BC
- Microsoft Dynamics NAV
- Microsoft Dynamics 365
- Infor COM
- jedes ERP-System außer SAP
Wir sind persönlich für Sie da!