Die Tsubaki Kabelschlepp GmbH hat 1954 die erste Energiekette aus Stahl erfunden und gilt seitdem als Pionier auf diesem Gebiet. In der Folgezeit prägt die Tsubaki Kabelschlepp GmbH mit zahlreichen Entwicklungen den weltweiten Markt für Energieführungen. Seit den 1960er Jahren produziert das Unternehmen ebenfalls Förder- und Führungsbahnschutz-Systeme. Neben der Innovationsstärke macht Tsubaki Kabelschlepp vor allem die herausragende Qualität ihrer Produkte erfolgreich. Zertifikate unabhängiger Prüfinstitute belegen die hohen Standards.

Mit mehr als 50 Auslandsvertretungen und Tochtergesellschaften ist das Unternehmen rund um den Globus aktiv. Die innovativen Lösungen bewähren sich weltweit in den verschiedensten Branchen – und zwar nicht mehr nur in Einsatzbereichen wie Werkzeugmaschinen, Kran­anlagen, Waschstraßen oder Medizin- und Labortechnik, sondern auch in Industrierobotern, Hochsee-Ölbohrplattformen oder der Raumfahrt.

Seit 2010 gehört das Unternehmen zum japanischen Tsubaki Konzern, einem der weltweit führenden Hersteller industrieller Antriebskomponenten und -systeme. Damit bietet Tsubaki Kabelschlepp die Schnelligkeit und Flexibilität eines deutschen Mittelständlers und gleichzeitig die Sicherheit und Internationalität eines global operierenden Konzerns.

Die digitale Zukunft begann bei Tsubaki Kabelschlepp bereits 2018 mit der Entscheidung für die edoc solutions ag als strategischen ECM Partner für die Umsetzung ihrer ambitionierten Ziele der Digitalisierung geschäftskritischer Prozesse.

Projektgegenstand war in ersten Schritt die Umsetzung eines SAP basierten Eingangs­rechnungsworkflows mit automatischer Verarbeitung von Kostenrechnungen (FI) und bestellbezogenen Rechnungen (MM), auf Basis der durchgängig SAP zertifizierten Workflow Lösung xSuite Invoice Cube. Mithilfe dieser innovativen Lösung sollten im Rechnungswesen Skontoverluste nachhaltig vermieden, die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten wesentlich optimiert sowie die Transparenz in den Prozessen erhöht werden. Gleichzeitig stellt die digitale Lösung sicher, dass der Fachbereich dem immer weiter zunehmenden Rechnungsauf­kommen gewachsen ist.

Als revisionssicheres Archivbackend für die Workflow Lösung kam zeitgleich das Archiv- und Dokumentenmanagement System d.3ecm zum Einsatz, welches seitdem erfolgreich als zentrale Plattform für die Archivierung und Dokumentenverwaltung eingesetzt wird. Weitere Maßnahmen der ersten Projektstufe waren das Scannen von Lieferscheinen am Wareneingang sowie die Archivierung von SAP Ausgangs­belegen aus dem Einkauf.

Im September 2019 stand im weiteren Projektverlauf der Ausbau der ECM Lösung zu einem ganzheitlichen Enterprise Information Management System im Mittelpunkt. In einem gemeinsamen Workshop mit edoc wurden die spezifischen Anforderungen erhoben, priorisiert und auf dieser Basis gemeinsam eine optimale Rollout-Strategie für Tsubaki Kabelschlepp erarbeitet.

Ein Teilprojekt ist dabei unter anderem die Umsetzung eines SAP Workflows für eingehende Kundenbestellungen mittels xSuite Orders Cube sowie der Rollout von d.3ecm in weitere Fachbereiche des Unternehmens. Der Vorteil für Tsubaki Kabelschlepp: Da der SAP Workflow für Eingangsrechnungen bereits erfolgreich in Betrieb genommen wurde, steht mit der generischen Lösungsplattform xSuite Cube das Fundament bereits implementiert zur Verfügung, so dass der zusätzliche Lösungsbaustein xSuite Orders Cube schnell ergänzt werden kann.

Das Ergebnis soll zu einer spürbaren Entlastung des Vertriebsinnendienstes durch die Ablösung sämtlicher papiergebundener, manueller Prozesse sowie das automatische Auslesen von Kundenbestellungen führen. Im Zuge der Produktivsetzung der Lösung profitieren die Mitarbeiter von einer effizienten, optimal funktionierenden Auftragsbearbeitung und die Anwender werden workflow­basiert bei der auftragsbezogenen Kundenkommunikation unter­stützt. Transport- und Liegezeiten von Dokumenten werden reduziert und praktische Funktionen, wie das Auftragsbuch, sorgen künftig für Transparenz sowie eine deutlich verbesserte Planung im gesamten Geschäftsprozess.

Natürlich spielen damals wie heute auch die Vielzahl an Prozessen, Vorgängen und Dokumenten außerhalb von SAP eine wichtige Rolle. Durch die bereits zu Beginn des Projektes installierte d.3ecm Basis ist Tsubaki Kabelschlepp jedoch auch in diesem Bereich bestens aufgestellt und dem weiteren Rollout von d.3ecm steht nichts im Wege.

Mit dem konsequenten Ausbau der bestehenden DMS und ECM Lösungen verfolgt Tsubaki Kabelschlepp das Ziel, die operativen Tätigkeiten und Prozesse mittels moderner Software zu unterstützen und zu beschleunigen und damit auch die Servicequalität für den Kunden spürbar zu erhöhen. Digitale Akten und Dokumente sind jederzeit rasend schnell, zuverlässig und sicher verfügbar. Der Zugriff erfolgt dabei unkompliziert und einfach aus den gewohnten Systemen und Oberflächen der Anwender heraus. So können diese beispielsweise aus SAP oder Microsoft Outlook ganz bequem ihre Workflowaufgaben durchführen sowie nach Dokumenten und Akten recherchieren. Alle Informationen und Unterlagen sind dabei rechtssicher in d.3ecm archiviert. Auch der mobile Zugriff auf Dokumente via App für iOS und Android ist problemlos möglich, wodurch sich für die Anwender ein völlig neues Nutzererlebnis ergibt, verbunden mit einem sehr effizienten Arbeitsfluss.

In der Buchhaltung, dem Einkauf, der Arbeitsvorbereitung, dem Vertriebsinnendienst, dem Application Engineering sowie in vielen weiteren Fachbereichen profitiert das Unternehmen von Transparenz und Effizienz und ist gemeinsam mit einem starken Partner edoc auf dem besten Weg, die ambitionierten Ziele im digitalen Wandel erfolgreich zu meistern.