SBS Gruppe

Die SBS Unternehmensgruppe hat sich für die edoc solutions ag (edoc) als strategischen ECM Partner entschieden. Ziel ist die vollständige ECM Integration in das ERP System des Kunden (hier: Microsoft Dynamics® Navision) als Grundlage für die Umsetzung einer automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung sowie der Einführung eines Vertragsmanagements. Strategische ECM Lösung wird das d.3ecm System der d.velop AG.

Das Unternehmen

Die SBS-Gruppe besteht aus mehreren Unternehmen, wobei jede Firma für eine bestimmte Kompetenz steht. Die SBS Bühnentechnik GmbH ist verantwortlich für die Bereiche Engineering, Projektabwicklung, Montage, Service für Theaterbühnentechnik sowie bühnentechnische Steuerungssysteme. Die SBS Metalltechnik GmbH leitet die Fertigung von Antriebstechnik, Maschinenbau und bühnentechnischem Stahlbau. Die SBS Dienstleistungs GmbH steuert alle kaufmännischen Dienstleistungen für die Gruppe und die SBS Dresden GmbH & Co. KG verantwortet die Verwaltung der Immobilien.

Die Kompetenzen der Gruppe werden so einbezogen, wie es das jeweilige Geschäft erfordert. In der über 140-jährigen Geschichte profilierte sich das Unternehmen auf dem internationalen Markt der Theaterbühnen- und Saalverwandlungstechnik bei gleichzeitiger Weiterentwicklung traditioneller Gewerke wie beispielsweise dem konstruktiven Stahl- und Maschinenbau, dem Service sowie innovativer Gebiete wie der Computersteuerung.

SBS-Gruppe setzt auf edoc als strategischen ECM Partner

"Mit edoc haben wir einen Partner gefunden, der sowohl das ECM-System als auch die Integration in unser ERP-System Dynamics NAV aus einer Hand anbietet und die Einführung kompetent betreut. Durch die Einführung von d.3ecm wollen wir den Kollegen ein einfaches Werkzeug zur Ablage von Dokumenten zur Verfügung stellen, Suchzeiten verringern und unsere internen Prozesse optimieren."

Uta Goldberg, ERP Projektleitung, SBS Dienstleistungs GmbH

Projektinhalte und Projektziele

Die SBS-Gruppe plant die unternehmensweite Einführung eines ECM Systems, welches als ganzheitliches System für die digitale Archivierung sowie das effiziente Dokumenten- und Workflowmanagement im gesamten Unternehmen dienen soll. Das Ziel ist, allen Mitarbeitern im Unternehmen den bequemen und permanenten Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente zu ermöglichen. Durch den Einsatz der edoc Lösungen sollen die geschäftskritischen Prozesse verschlankt und die Durchlaufzeiten sowie die Transparenz im Unternehmen deutlich optimiert werden.

Zentraler Projektgegenstand ist zunächst die vollständige Integration des Dokumentenmanagementsystems in die vorhandene IT Infrastruktur des Kunden. Durch unsere standardisierten und von Microsoft zertifizierten Schnittstellen zwischen Dokumentenmanagement und den Microsoft Dynamics® ERP Systemen können anfallende Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Eingangs- und Ausgangsrechnungen den gesetzlichen Regularien entsprechend archiviert und effektiv verwaltet werden. Alle Arbeitsschritte können so komfortabel für den Endanwender aus der führenden Applikation (hier: Microsoft Dynamics® Navision) erfolgen.

Im ersten Projektschritt soll zunächst ein digitaler Eingangsrechnungsworkflow zur Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen eingeführt werden. Dadurch kann die SBS-Gruppe zukünftig alle Eingangsrechnungen bequem digitalisieren, archivieren und effizient verwalten und spart somit Zeit und Kosten. Weiterhin wird der E-Mail-Client des Kunden zur ECM Plattform erweitert. Diese Integration soll auch für die schnelle Ablage von E-Mails aus Microsoft Outlook genutzt werden. Für die Verwaltung von Verträgen soll im Rahmen der ECM Einführung ein Vertragsmanagement eingeführt werden. Das Ziel ist ein besserer Überblick über bestehende Verträge und deren Fristen, schnelles Finden der gültigen Vertragsunterlagen sowie Reduzierung des Aufwandes bei der Prüfung und Freigabe eines Vertrages.