Karwendel

Karwendel startet mit edoc digital durch

edoc unterstützt die Karwendel-Werke Huber GmbH & Co. KG (Karwendel) bei der digitalen Transformation Ihrer Geschäftsprozesse. Die Digitalisierung ist es, welche auf Dauer ein Unternehmen schneller, flexibler und effizienter arbeiten lässt.

Geschäftsprozesse zu digitalisieren bildet die Grundlage der digitalen Transformation. Dabei geht es allerdings nicht ausschließlich um die Einführung neuer Software. Es ist genauso essenziell, die in einem Unternehmen bestehende IT-Infrastruktur an die neue Lösung anzubinden. Denn der wirkliche Vorteil von digitalisierten Geschäftsprozessen entsteht dann, wenn Digitalisierung und Automatisierung eine durchgängige und konsequente Umsetzung erfahren. Aus diesem Grund wird in diesem Projekt neben der Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung auch das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm eingeführt, welche Hand in Hand mit dem bestehenden ERP-System arbeitet.

Das Unternehmen

Karwendel-Werke Huber GmbH & Co. KG ist eines der bedeutendsten privaten Molkereiunternehmen in Deutschland. Mit Dr. Wilfried Huber steht heute bereits die dritte Generation an der Spitze des Unternehmens. Als wichtiger Arbeitgeber in der Region Ostallgäu beschäftigt Karwendel rund 540 Mitarbeiter – darunter durchschnittlich 15 Auszubildende.

Das Familienunternehmen vertreibt unter den bekannten Markennamen Exquisa, miree und NOA Frischkäse- und Quarkprodukte. Hergestellt werden die Quark- und Frischkäsespezialitäten ausschließlich in Deutschland. Aber auch im europäischen Ausland sind die Produkte von Karwendel als Qualitätsware gefragt: Etwa 37 % der Produktion wird ins europäische Ausland exportiert.

Karwendel startet mit edoc digital durch | edoc solutions ag

„Nach Sichtung unterschiedlichster Softwarelösungen verschiedener Anbieter fiel unsere Entscheidung zu Gunsten der edoc aus, da wir der Meinung sind, dass die Best Practice Lösungen der edoc unsere Anforderungen nahezu komplett erfüllen. Wir sind sicher, mit edoc einen starken Partner an unserer Seite zu haben.“

Gerd Andor, Leiter Buchhaltung, Karwendel-Werke Huber GmbH & Co. KG

Projektinhalte und Projektziele

Die Rechnungsprüfung ist eine der zeit- und kostenintensivsten Routineprozesse in Unternehmen. Insbesondere dann, wenn unterschiedlichste Rechnungen an verschiedenen Rechnungseingängen in Papier- oder digitaler Form eingehen, ist die händische Rechnungsprüfung bei steigendem Rechnungsvolumen ineffizient, langwierig und fehleranfällig. Eine digitale Rechnungsprüfung bietet enormes Potenzial zur Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung. Das erkannte Karwendel und schlägt nun den Weg in Richtung "Digitalisierung von Prozessen" ein. Damit positioniert sich Karwendel als Digital Leader und rüstet sich perfekt für die Zukunft.

In der ersten Projektphase wird „xSuite Invoice Cube“, ein Eingangsrechnungsworkflow zur Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen, bei Karwendel eingeführt. Kernstück dieser digitalen Lösung ist die automatische Verarbeitung von elektronischen Rechnungen inklusive der Beleglesung- und Klassifizierung sowie der digitalisierte Prüfungs- und Freigabe-Prozess. Damit wird die manuelle Bearbeitung reduziert, Fehler werden minimiert und gleichzeitig eine wesentlich schnellere Durchlaufzeit sowie eine digitale Nachverfolgung ermöglicht. Mit der Implementierung dieses Best Practice Workflows durch erfahrene Berater und Entwickler von edoc werden zusätzlich spezielle Anforderungen von Karwendel, die sich in der Lebensmittelindustrie und dem Lebensmittelhandel ergeben, schnell und professionell abgebildet.

Im nächsten Schritt wird d.3ecm, eine der technologisch führenden ECM-Lösungen, eingeführt. Durch die Verknüpfung der vorhandenen SAP-Systeme von Karwendel und dem Dokumentenmanagementsystem d.3ecm werden sämtliche Eingangsrechnungen gesetzeskonform archiviert.

Auf der Basis von d.3ecm ist zudem die Implementierung von verschiedenen Modulen und Workflows im Qualitätsmanagement (QM) geplant. Die Module, für die sich Karwendel entschieden hat, wurden unter strengster Berücksichtigung einschlägiger Gesetze, Richtlinien sowie Standards im regulierten Umfeld entwickelt und gewährleisten zudem die Erfüllung höchster Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen (zum Beispiel gemäß IFS und BRC) in der Lebensmittelindustrie. Ob Arbeits- oder Verfahrensanweisung, Prozessbeschreibungen, Betriebsanweisungen, Prüfvorschriften, Rezepte oder andere beliebige Dokumenttypen – alle werden mit dem Modul „Dokumentenlenkung“ erstellt, revisioniert und elektronisch unterschrieben.

Die Lösung „Mitarbeiter-Qualifizierungsmanagement“ übernimmt als Erweiterung des Moduls „Dokumentenlenkung“ die aktive Planung und Protokollierung der Qualifikationen aller Mitarbeiter. Das Modul „Mitarbeiter-Qualifizierungsmanagement“ (Schulungsmanagement), kurz MQM, dient der Planung, Dokumentation und Kontrolle von Schulungen/Trainings. Damit werden Schulungen mit und ohne Dokumentenbezug möglich.

Die produktionsbegleitenden QM-Prozesse wie Reklamationen (Complaints), Abweichungs-meldungen (Deviation Control), Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA) werden mit den elektronischen Workflows gesteuert. Die integrierten Lösungen führen den kompletten Prozess, von der Erfassung bis zum Abschluss, vollkommen digital.

Die Mitarbeiter von Karwendel werden dank den Prozessumstellungen von einem transparenten und effizienten Arbeitsfluss profitieren. Die digitalen Lösungen werden die Fachbereiche spürbar entlasten und helfen den Fokus konsequent auf die wertschöpfenden Tätigkeiten zu richten. Dies wiederum führt für die Endanwender zu einer schnellen Akzeptanz der Lösungen und wird sich schlussendlich positiv auf die gesamte Kostenstruktur des Unternehmens auswirken.

Darüber hinaus ist nach Abschluss dieser ersten Teilprojekte in naher Zukunft die Implementierung der Lösung für das Vertragsmanagement geplant, um auch diese Prozesse zu verschlanken und digital abzubilden.