ibau

Die ibau GmbH, Münster, hat sich für die edoc solutions ag (edoc) als strategischen Partner für die Umsetzung ihrer ambitionierten Ziele der Digitalisierung geschäftskritischer Prozesse entschieden. Dabei ist die generische Lösungsplattform xSuite® for SAP Grundlage der ersten Projektschritte zur Abbildung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in Verbindung mit SAP.

Das Unternehmen

Seit mehr als 60 Jahren vergrößert die ibau GmbH ihr Netzwerk stetig und intensiviert ihre Beziehungen zu Auftraggebern und ausschreibenden Stellen – anfangs mit dem Fokus Bau, heute umfassend für alle Industrie- und Gewerbebereiche. Als Full-Service-Dienstleister liefert die ibau GmbH heute alle Informationen rund um öffentliche Ausschreibungen sowie öffentliche und beschränkte Bauvorhaben. Ibau stellt den entscheidenden Kontakt zwischen Auftraggebern und Bietern her und unterstützt die Kunden bei Ihren Vertriebs- und Marketingaktivitäten für einen erfolgreichen Auftragsabschluss.

ibau setzt auf edoc als strategischen ECM Partner

"Wir freuen uns, mit edoc einen kompetenten und flexiblen ECM Spezialisten gefunden zu haben. Überzeugt hat uns neben der Beratung und dem persönlichen Einsatz vor allem die schnelle Umsetzung des automatisierten Eingangsrechnungsworkflows auf Basis der generischen Lösungsplattform xSuite for SAP sowie die vollständige Integration der Workflows direkt in SAP. Die damit einhergehende Steigerung der Usability sorgt für eine entscheidende Verbesserung der Arbeitsprozesse in der Finanzbuchhaltung."

Peter C. Schmitz – CFO DACH, ibau GmbH

Projektinhalte und Projektziele

Die manuelle Erfassung der Eingangsrechnungen bedeutete für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung der ibau GmbH stets einen hohen zeitlichen Aufwand und erzeugte, neben einem hohen Verwaltungsaufwand, auch hohe interne Kosten. Mit der Einführung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung und der damit verbundenen, nachhaltigen Optimierung der Geschäftsprozesse, gehören diese Umstände der Vergangenheit an und das Unternehmen ist seinem Ziel – dem papierlosen Büro – einen großen Schritt näher gekommen.

Die Kreditorenbuchhaltung der ibau GmbH verarbeitet pro Jahr mehr als 10.000 unterschiedliche Formate von Eingangsrechnungen (gescannte Papier-Rechnungen, PDF-Rechnungen per E-Mail oder Download, Belege im EDI- oder ZUGFeRD-Format), wobei die manuelle Durchführung der papiergebundenen Prozesse stets sehr mühsam ist. Mit der Umsetzung eines automatisierten Eingangsrechnungsworkflows auf Basis der generischen Lösungsplattform xSuite® for SAP werden jegliche Eingangsrechnungen ganz automatisch und zuverlässig digitalisiert und in den Rechnungsprüfungsprozess eingebunden und sorgen so für einen reibungslosen Rechnungsworkflow im SAP System des Unternehmens.

Aus Sicht der Lösungsplattform kommt die durchgängig von SAP zertifizierte Workflow Lösung xFlow® Invoice zum Einsatz. Die eingehenden Dokumente werden direkt in der passenden Akte abgelegt, automatisiert auf Empfänger, Absender, Rechnungsdatum und -betrag geprüft und per Workflow zum nächsten Sachbearbeiter weitergeleitet. Die einzelnen Workflow-Schritte können dabei individuell gestaltet und so auf die jeweiligen Kundenwünsche angepasst werden. Alle Prüfungs- und Freigabeschritte stehen sowohl innerhalb als auch außerhalb von SAP (über WEB Access) zur Verfügung. So benötigen die NON-SAP Anwender keinen direkten SAP-Zugang, sondern können über den "xFlow® Webclient" ganz einfach an dem Prüfungs- bzw. Freigabeprozess teilnehmen. Der SAP Anwender dagegen verweilt durch die Validierung bzw. Klassifizierung in SAP in seiner gewohnten Arbeitsumgebung und es sind folglich keine separaten Validierungsarbeitsplätze notwendig.

Auch Kollegen, die auf Dienstreise sind, profitieren von der neuen Lösung. So können externe Mitarbeiter dank des Lösungsbausteins xFlow® mobile ebenfalls am Rechnungsworkflow teilnehmen und sind somit trotz Abwesenheit jederzeit in alle Arbeitsprozesse involviert.

Mithilfe der Digitalisierungslösung von edoc werden Arbeitsprozesse in der Buchhaltung deutlich transparenter, schneller und effizienter. Die Automatisierung schafft signifikante Zeit- und Kostenersparnisse, sorgt für eine höhere Verarbeitungsqualität und optimale Freigabeprozesse sowie die sichere Einhaltung von Zahlungszielen. Weiterhin garantiert die innovative und leistungsstarke Lösung xFlow® Invoice eine revisionssichere Archivierung während des gesamten Lebenszyklus einer Rechnung. Und nicht zuletzt werden durch die Sicherstellung von Compliance-Richtlinien rechtskonforme Arbeitsprozesse gewährleistet. Somit stellt die digitale Lösung von edoc sicher, dass der Fachbereich dem immer weiter zunehmenden Rechnungsaufkommen gewachsen ist und die ibau GmbH ihre ambitionierten Ziele der Produktivitätssteigerung durch Digitalisierung geschäftskritischer Prozesse erfolgreich umsetzen wird.