ESCHA
ESCHA setzt auf hohe Standards – im Betrieb und in der Auftragsabwicklung
ESCHA und die edoc solutions ag (edoc) sind die perfekte Verbindung in Sachen Digitalisierung. Zusammen haben sie das Ziel die eingehenden Auftragsbestätigungen der Lieferanten bei ESCHA digital abzubilden. Um Effizienz und Effektivität innerhalb des Unternehmens zu gewinnen, setzen immer mehr Firmen auf eine digitale Auftragsabwicklung. Das führt bei den Sachbearbeiter:innen zu einer Zeit- und Kostenersparnis, was wiederum maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens beiträgt. Gleichzeitig steigert es die Transparenz in den beteiligten Teams und fördert die Zusammenarbeit abteilungsübergreifend. So haben die Anwender:innen wieder Zeit, um sich um das Wesentliche zu kümmern – samt der Gewissheit, dass die Auftragsabwicklung reibungslos im Hintergrund digital und fehlerfrei abläuft.
Das Unternehmen
Im Sauerland ansässig entwickelt, fertigt und vermarktet die ESCHA Gruppe seit über 35 Jahren qualitativ hochwertigeSteckverbinder- und Gehäusetechnik. Die weltweit rund 780 Mitarbeiter:innen profitieren von einem globalen Vertriebsnetz und garantieren international gleichbleibende Standards in den Produktionsstätten in Europa, Asien und Amerika.
Aus der Automatisierungsindustrie kommend, beherrscht ESCHA die Technologie staub- und wasserdichter Anschlusstechnik. Die Vorteile dieser Technologie werden regelmäßig auf neue Applikationen übertragen und Produktportfolios für unterschiedliche Branchen entwickelt.
„Wir freuen uns gemeinsam mit dem Team von edoc wieder einen Teil unserer digitalen Roadmap abgearbeitet zu haben. Mit einer gelungenen Automatisierung für den Einkauf und dem Einsatz von KI in der IT, wurde das Know-how auf ein zeitgemäßes Level angehoben. Von der Theorie bis zur Praxis hat edoc Kompetenzen in d.3ecm und Infor und stets alle Themen im Blick!“
Peter Herzog, Projektleitung Fertigungsorganisation, ESCHA Gruppe
Projektinhalte und Projektziele
Durch die Digitalisierung der Auftragsbestätigung werden Prozesse automatisiert angestoßen und helfen den Anwender:innen bei ESCHA Geschwindigkeit in ihre tägliche Arbeit zu bringen. Ziel der digitalen Dokumentenerfassung ist es die Transparenz und Aussagefähigkeit der Mitarbeiter:innen zu erhöhen.
Durch den automatisierten Prozess sollen die Abläufe im Dokumenteneingang künftig verschlankt und vereinfacht werden. Zusätzlich ermöglicht der automatisierte Workflow die digitale Bereitstellung aller auftragsrelevanten Daten zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort.
ESCHA erhält die Auftragsbestätigungen der Lieferanten in einem zentralen Postfach. Von dort aus startet der Prozess der digitalen Auftragsbestätigung. Vom Postfach aus werden die Dokumente in einen Dokumentenreader importiert, welcher die Kopf- und Positionsdaten der Belege ausliest und diese mit den Bestelldaten abgleicht. Dieser Vorgang findet im Hintergrund komplett automatisiert statt. Die verschlagworteten Dokumente werden im Anschluss in die elektronische Aktenstruktur des Dokumentenmanagementsystem d.3ecm importiert. Zeitgleich wird zu jedem Dokument eine XML-Datei mit den Metadaten erzeugt. Diese Datei wird automatisiert an das ERP-System Infor COM übertragen.
Sobald die Auftragsbestätigungen in dem ERP-System Infor COM eingegangen sind, erfolgt die Abarbeitung mit der Order Confirmation Lösung von edoc. Die Anwender:innen können mit einem Klick alle noch nicht gebuchten Auftragsbestätigungen innerhalb des ERP-Systems selektieren, um diese anschließend in einer separaten Ansicht mit der Bestellung abzugleichen und zu buchen. Dabei werden alle Abweichungen zwischen der Auftragsbestätigung und der Bestellung farbig hervorgehoben, damit diese von den Sachbearbeiter:innen komfortabel überprüft werden können. Bereits gebuchte Auftragsbestätigungen werden automatisch aus dem Arbeitsvorrat entfernt. Für die Anwender:innen bedeutet diese Automatisierung eine erhebliche Zeitersparnis und Effizienzgewinnung.
Die Digitalisierung ist heute ein zentraler Erfolgsfaktor. Im Vergleich zur manuellen Bearbeitung bietet eine digitale Lösung die Chance, deutlich schneller innerhalb des Unternehmens zu reagieren, wiederkehrende Prozesse wie die Auftragserstellung zu standardisieren und zu automatisieren. So werden Abläufe verbessert und fehlerfrei gestalten. ESCHA befreit die Mitarbeiter:innen mit der Digitalisierung solcher Prozesse von zeitintensiven Aufgaben und schafft ihnen die Möglichkeit sich auf die eigentlichen Kernaufgaben des Unternehmens zu fokussieren.
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