E.M.P. Merchandising Handels­gesellschaft mbH

Die edoc solutions ag (edoc) wurde von der E.M.P. Merchandising Handelsgesellschaft mbH (E.M.P.) mit der SAP-integrierten Einführung des d.3ecm Systems sowie der Realisierung des digitalen Eingangsrechnungsworkflows beauftragt.

Das Unternehmen

Europe‘s No. 1 E-Commerce Unternehmen in Rock & Entertainment Merchandising. E.M.P. mit Hauptsitz in Lingen wurde 1986 gegründet und beliefert mit seinen europaweit über 600 Mitarbeitern Rock- und Entertainment-Fans in 17 Ländern mit einer einzigartigen Produktpalette aus über 30.000 Artikeln in den Bereichen Entertainment Merchandise, Musik, Gothic, Streetwear, Funstuff, Postern & Accessoires.

EMP

"Mit dem digitalen Workflow für Eingangsrechnungen schaffen wir Transparenz, senken Durchlaufzeiten und minimieren Skontoverluste. Mit edoc setzen wir zudem auf einen ECM Spezialisten mit Best Practice Lösungen und einer jahrelangen Erfahrung in der tiefen und schnellen SAP Integration."

Manfred Zimmer, Head of Financial Accounting and Reporting bei E.M.P. Merchandising Handelsgesellschaft mbH

Projektinhalte und Projektziele

Zentraler Projektgegenstand ist die Einführung eines Eingangsrechnungsworkflows mittels der Standardlösung edoc invoice app, die einen frei konfigurierbaren, ganzheitlichen Workflow zur Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen ermöglicht. Bestandteil dieses Best Practice Workflows ist die automatische Verarbeitung von elektronischen Rechnungen durch das Modul edoc invoice e-mail, inklusive der Beleglesung- und Klassifizierung, sowie der digitalisierte Prüfungs- und Freigabe-Prozess für das In- und Ausland. Damit wird die manuelle Bearbeitung reduziert und gleichzeitig eine schnellere Durchlaufzeit erzielt.

Nach der finalen Freigabe durch die Finanzbuchhaltung werden alle relevanten Daten für eine automatische Verbuchung an SAP übertragen. Die Rechnungen selbst werden revisionssicher im d.3ecm System abgelegt und nach SAP rückverknüpft. Die tiefe Integration in das ERP System wird durch den edoc cs explorer realisiert. Anwender werden mit dieser Lösung in die Lage versetzt, die digitale d.3ecm Aktenstruktur wie z.B. die Kreditor- bzw. Bestellakte direkt aus der SAP Umgebung heraus abzurufen und anzuzeigen, unabhängig davon, ob diese über das SAP System oder andere Programme (z.B. E-Mail System) abgelegt wurden.