Bürger GmbH & Co. KG

Seit 2006 setzt die BÜRGER GmbH & Co. KG als langjähriger edoc Bestandskunde erfolgreich das strategische Enterprise Content Management System (ECM) d.3ecm ein. Seit dieser Zeit nutzt BÜRGER den digitalen Eingangsrechnungsworkflow auf Basis von d.3ecm. 

Nun, 14 Jahre später, befindet sich BÜRGER in einem großen ERP Migrationsprojekt, hin zu S/4HANA. In diesem Rahmen entschied sich BÜRGER erneut für edoc und strategisch für xSuite Cube als generische Lösungsplattform für die Abbildung der geschäftskritischen Prozesse im Purchase-to-Pay (P2P) Bereich. Denn von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung der Rechnung schlummern jede Menge Produktivitätspotenziale. Wer sich für die Automatisierung des Rechnungsprozesses entscheidet, reduziert Durchlaufzeiten, erhöht die Transparenz und erzielt eine enorme Kostenersparnis.

Das Unternehmen

Richard Bürger gründete 1934 das Unternehmen „BÜRGER“. Mittlerweile wird BÜRGER in der dritten Generation geführt. An den beiden Standorten Ditzingen und Crailsheim sind über 1.000 Mitarbeiter in den unterschiedlichen Abteilungen am Produktionsprozess der schwäbischen Spezialitäten beteiligt.

Seit über 85 Jahren stellt der Familienbetrieb Maultaschen und Co. auf höchstem Niveau und mit viel Leidenschaft her. Ideen, Fleiß und ein stetes Wachstum haben BÜRGER zu dem Spezialisten und Marktführer für schwäbische Teigwaren gemacht. Das bedeutendste Produkt ist nach wie vor die Maultasche: Etwa 2,5 Millionen Stück werden hiervon am Tag produziert.

Bürger

"Als langjähriger Anwender eines Eingangsrechnungsworkflows war es uns klar, dass wir mit der Umstellung unseres ERP Systems auf SAP S/4HANA nicht auf diesen Komfort verzichten wollen. Mit der Lösung von xSuite sind wir uns ganz sicher, auch in Zukunft transparent, schnell, sicher, kostensparend und mit einer hohen User Experience den Purchase-to-Pay zu meistern. Das ausgeprägte Prozesswissen der edoc Berater und die bereits seit 2007 bestehende Partnerschaft in diesem Bereich gaben den Ausschlag wieder mit der edoc das Projekt anzugehen."

Stefan Breyer, IT Projektmanagement, Bürger GmbH & Co. KG

Projektinhalte und Projektziele

Schon gewusst? Der Ausdruck „Herrgottsbscheißerle“, wie der Schwabe auch zu seinen geliebten Maultaschen sagt, kommt nicht von ungefähr. Da während der Fastenzeit bis zum Ostersonntag traditionell kein Fleisch gegessen werden darf, haben die pfiffigen Schwaben das Fleisch einfach in den Maultaschen versteckt. Das Motto „Gott sieht alles“ wurde damit geschickt ausgetrickst. BÜRGER hingegen möchte ganz genau wissen, was sich hinter ihrem Rechnungsworkflow verbirgt, weshalb sie ihre geschäftskritischen Prozesse digitalisieren.

Ob in Papierform oder als elektronisches Dokument: BÜRGER verarbeitet täglich eine Vielzahl an Rechnungen. Ein manueller Prozess führt nicht nur zu hohem administrativem Aufwand, sondern kann auch zu Skontoverlusten und Mahngebühren führen. Darüber hinaus ist nicht sichergestellt, dass Revisions- und Gesetzesvorgaben durchgängig eingehalten werden. Aus diesen Gründen führt BÜRGER gemeinsam mit edoc xSuite Invoice Cube als Eingangs­rechnungsworkflow für die Verarbeitung von Kostenrechnungen (FI) ein. Im weiteren Projektverlauf wird darüber hinaus den Eingangsrechnungsprozess für Warenrechnungen (MM) umgesetzt. Dies geschieht, sobald die entsprechenden S/4HANA Prozesse implementiert sind.

Die intelligente und effiziente Lösung zur digitalen Rechnungsbearbeitung unterstützt BÜRGER künftig in einem sicheren, Workflow gestützten Prozess bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen. Ziel hierbei ist es, dank der Digitalisierung den Überblick über den Prüf- und Freigabeprozess, bis hin zur Ablage im Archiv zu behalten. Dabei fügt sich der Eingangsrechnungsprozess nahtlos in die bestehende SAP bzw. S/4HANA Umgebung ein. Statt Dokumente auszudrucken und wieder einzuscannen, wird der gesamte Prozess digital abgebildet. Hierbei werden Aufgaben direkt und automatisch zur Prüfung oder Freigabe den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen. Durch eine intelligente Suche im ECM System werden Suchzeiten außerdem auf wenige Sekunden verkürzt. Eine digitale Lösung erhöht abteilungsübergreifend die Transparenz und steigert gleichzeitig die Nutzerakzeptanz, indem der Status-Quo des Prozesses und ausstehende Schritte jederzeit eingesehen werden können. Weiterhin erhalten die Anwender einen ganzheitlichen Überblick über alle relevanten und prozessbegleitenden Dokumente in ihrem ECM oder SAP System. Alle Prüfungs- und Freigabeschritte können dabei sowohl innerhalb als auch außerhalb von SAP erfolgen. Für die notwendige Transparenz über die Arbeitsprozesse und die Einhaltung der Skontofristen sorgt in Zukunft das zentrale Rechnungs­eingangsbuch.

Die MitarbeiterInnen von BÜRGER werden dank dieser innovativen Lösung von einem transparenten und effizienten Arbeitsfluss profitieren. Die digitale Lösung wird den Fachbereich spürbar entlasten und somit helfen, den Fokus konsequent auf die wertschöpfenden Tätigkeiten zu richten. Eine schnelle Akzeptanz der Lösung bei den Endanwendern soll sich schlussendlich positiv auf die gesamte Kostenstruktur des Unternehmens auswirken.

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