Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Den Rechnungseingang digitalisieren 

Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist sehr zeitaufwändig und verursacht hohe Kosten. Neben einem erhöhten Bearbeitungsaufwand resultieren traditionelle Prozesse oft in Verzögerungen bei der Bezahlung oder führen zu Fehlern beim Erfassen und Verwalten von Rechnungen. Durch lange Liegezeiten und eine verspätete Bearbeitung können wichtige Skontofristen nicht eingehalten werden. Auch ist aufgrund der manuellen Prozesse die Transparenz in der Rechnungsverwaltung nicht gegeben und Unternehmen können nicht nachvollziehen, welcher Mitarbeiter gerade welche Rechnung bearbeitet. 

Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung beschleunigt den Rechnungseingangsprozess enorm. Sie deckt den vollständigen Prozess vom automatischen Rechnungseingang aus unterschiedlichen Eingangsquellen bis zur Übergabe zur Buchung an Ihr Finanzbuchhaltungssystem ab. So können Sie immer nachvollziehen, wo sich jede Rechnung gerade befindet, vermeiden Skontoverlust und legen einen wichtigen Grundstein für effizientes, mobiles Arbeiten. Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung wird nahtlos in Ihr bestehendes ERP-, Bestell- und FiBu-System integriert. 

Die E-Rechnung wird ab 2025 Pflicht – was Sie jetzt wissen müssen

Eine Rechnung durchläuft während der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung mehrere Schritte. Die eingehenden Rechnungen werden elektronisch empfangen, geprüft, verarbeitet und schließlich archiviert. 

1. Rechnungseingang 
   Die eingehenden Rechnungen werden elektronisch aus verschiedenen Quellen empfangen, wie z.B. E-Mail, Scan von Papierbelegen, Datei oder spezielle Rechnungseingangssysteme. Diese digitalen Rechnungen können in verschiedenen Formaten vorliegen, u.a. als PDF, XML, ZUGFeRD, XRechnung oder E-Rechnung. 
2. Rechnungsprüfung 
   Die Software extrahiert automatisch alle relevanten Daten aus dem digitalen Dokument, u.a. Bestellbezug, Rechnungsnummer, Lieferanteninformationen, Beträge und Fälligkeitsdatum. Die extrahierten Daten werden mit den führenden ERP-/ FiBu-Systemen abgeglichen, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt ist und den vereinbarten Bedingungen entspricht.  
3. Freigabe der Rechnung 
   Die elektronische Rechnung wird dann an die entsprechenden Personen oder Abteilungen zur Genehmigung und Freigabe weitergeleitet. Dies kann automatisch auf Basis definierter Regelwerke erfolgen  erfolgen oder manuell von einem Mitarbeiter durchgeführt werden. 
4. Buchung 
   Die Eingangsrechnung bzw. die Datensätze werden dem Buchhaltungs- bzw. ERP-System über eine definierte Schnittstelle bereitgestellt, sodass diese dort geladen und verbucht werden können. Dies umfasst die Zuordnung der Kosten zu den entsprechenden Kostenstellen oder Projekten und die Aktualisierung der Buchhaltungsdaten.
5. Digitale Archivierung und Vorgangsakte 
   Abschließend wird die digitale Rechnung in einem elektronischen Archiv gespeichert, um eine einfache Suche und Überprüfung zu ermöglichen. Dies erleichtert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und die Nachverfolgung von Rechnungen. 

Folgende Unternehmen haben bereits Ihre Eingangsrechnungen erfolgreich digitalisiert

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung im Unternehmen einführen – der Prozess

Die Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung im Unternehmen erfordert nach der sorgfältigen Planung und Umsetzung auch eine kontinuierliche Bewertung und Optimierung. Ein erfolgreicher Einführungsprozess besteht beispielsweise aus den folgenden Schritten: 

Analyse und Planung:  
Die aktuellen Rechnungsverarbeitungsprozesse werden analysiert, der manuelle Aufwand bewertet und potenzielle Schwachstellen identifiziert. Danach werden klare Ziele festgelegt, die mit der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung erreicht werden sollen. 

Technische Vorbereitung und Implementierung: 
Die erforderliche IT-Infrastruktur wird installiert und eingerichtet. Die nahtlose Integration der neuen Software-Lösung in bestehende Systeme wie ERP-System, Buchhaltungssoftware, etc. wird sichergestellt.  

Schulung:  
Mitarbeiter:innen werden geschult, um sie mit der neuen Software und den geänderten Arbeitsabläufen vertraut zu machen.  

Pilotphase: 
Die Softwarelösung wird in einem auf eine Abteilung oder Personenkreis begrenzten Umfang getestet. Während der Pilotphase wird Feedback gesammelt, um mögliche Prozessoptimierungen zu identifizieren und zu implementieren.

Implementierung und Rollout: 
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitungslösung wird für das ganze Unternehmen bereitgestellt. Durch unseren Kundensupport wird sichergestellt, dass der Betrieb reibungslos verläuft. 

Bewertung und Optimierung: 
Alle Prozesse werden regelmäßig überprüft und ggf. weiter optimiert. Hierbei unterstützen die in einer Eingangsrechnungssoftware enthaltenen Analysetools. 

Die Software dahinter: edoc invoice

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit xSuite für SAP

Mit xSuite Invoice stellen wir Ihnen eine leistungsfähige Lösung zur Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen aller Formate und aus allen Kanälen in Ihrem SAP-System zur Verfügung. Auch E-Rechnungsportale können zur Rechnungsannahme genutzt werden. Die xSuite-Komponente Prediction Server bietet zusätzlich die Möglichkeit, auf Deep Learning basierende Prognosen z.B. über die zu erwartende Anzahl an Rechnungen in einer bestimmten Periode, über die durchschnittlichen Beträge oder über die Gesamtrechnungssumme inklusive grafischer Darstellung zu erstellen.

Digitale Rechnungsverarbeitung mit xSuite für SAP