08. Juli 2024 | Digitale Transformation
Das papierlose Büro: Der einfache Weg zur digitalen Dokumentenverwaltung
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Die Vorstellung, ein Büro ganz ohne Papier zu betreiben, mag für viele noch eine entfernte Zukunftsvision sein, so dass sie weiterhin an papierbasierten Prozessen festhalten. Dank moderner, digitaler Technologien ist papierloses Arbeiten heute realistischer denn je. Papierreduzierte Prozesse gestalten Arbeitsabläufe effizienter und nachhaltiger. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein papierloses Büro ausmacht, welche Vorteile es bietet und wie Sie in vier einfachen Schritten den Übergang vom Papierchaos zur digitalen Dokumentenverwaltung meistern können.
Was ist ein papierloses Büro?
Als papierloses Büro wird ein Arbeitsumfeld bezeichnet, in dem alle Dokumente und Informationen digital verwaltet werden. Auf den Einsatz von Papier soll in diesem Büroumfeld weitestgehend verzichtet werden. Das bedeutet, dass Papier durch elektronische Dateien ersetzt wird und die Dokumentation, Kommunikation sowie Speicherung von Informationen hauptsächlich digital über Computer und mobile Geräte erfolgt. So liegen alle relevanten Dokumente und Unterlagen, wie Rechnungen, Angebote, Verträge, Präsentationen, etc., größtenteils nur in digitaler Form vor. Grundlage des papierlosen Büros ist ein digitales Dokumentenmanagement. Darüber hinaus sind die Verwendung digitaler Signaturen, ein digitaler Posteingang sowie die digitale Archivierung wichtige Schritte auf dem Weg zum papierfreien, digitalen Büro.
Vorteile des digitalen Büros
Lassen Sie die Bäume stehen, wo Sie hingehören: Durch den Einsatz digitaler Technologien wie elektronischer Signaturen oder der Verwaltung digitalisierter Dokumente in digitalen Archiven lässt sich der Einsatz von Papier im Unternehmen deutlich reduzieren. Das spart nicht nur Ressourcen, sondern steigert auch Effizienz und Produktivität im Büroalltag enorm – während es gleichzeitig die Kosten senkt, da die Ausgaben für Drucker- und Kopierpapier wegfallen.
Mitarbeiter können von überall und abteilungsübergreifend auf digitale Dokumente zugreifen, was die Zusammenarbeit sowie das mobile Arbeiten und Homeoffice erleichtert. Eine McKinsey-Studie zeigt, dass die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Unternehmen um 20-25 % effizienter ist, wenn digitale Tools eingesetzt werden (Quelle: McKinsey & Company).
Durch den Verzicht auf Papier, Drucker, Lager- und Aktenräume können erhebliche Kosten eingespart werden. Unternehmen können jährlich bis zu 30% ihrer Druck- und Lagerkosten einsparen, indem sie auf digitale Dokumentenmanagementsysteme umstellen (Quelle: Gartner).
Elektronische Dokumente können mit Verschlüsselung und Zugriffsrechten besser geschützt werden als physische Dokumente.
Digitale Dokumente können schneller durchsucht, geteilt und bearbeitet werden.
Daten und Dokumente werden schneller gefunden, was das Zeitmanagement effektiver macht.
Weniger Papierverbrauch schont die natürlichen Ressourcen und reduziert den CO₂-Fußabdruck des Unternehmens.
Abläufe analysieren und neu denken, Ideen einbringen, die passende Lösung entwickeln, implementieren und zum Fliegen bringen. Und dabei Ihren Prozess genau im Blick haben – das ist das, wofür wir brennen!
Tipps zur Umsetzung
Ein papierloses Büro kann nicht von heute auf morgen komplett umgesetzt werden. In vielen Unternehmen sind papierbasierte Prozesse tief verankert, so dass man idealerweise damit beginnt, schrittweise einzelne Abteilungen oder Prozesse umzustellen. Beginnen Sie mit den Prozessen, die am schnellsten digitalisiert werden können und deren Digitalisierung den größten Nutzen bringen. Durch dieses Vorgehen fördern Sie die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitenden. Das Mindset des Personals ist ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Einführung digitaler, papierloser Prozesse. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen digitalen Tools geschult werden.
Die detaillierte Planung der gesamten Einführung ist ein wichtiger Punkt, der nicht unterschätzt werden darf. Es muss genau analysiert werden, wo wie viel Papier anfällt, wie viel ausgedruckt wird und wie viele Papierdokumente per Post ankommen. Erfassen Sie in Ihrer Planung alle eingehenden und ausgehenden Dokumente und entscheiden Sie, was genau davon zukünftig digitalisiert werden soll. Bei fast allen Dokumenten ist es rechtlich in Ordnung, wenn diese nur in digitaler Form vorliegen. Implementieren Sie hier geeignete Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen, um die Integrität und Vertraulichkeit der digitalen Dokumente zu gewährleisten. Und stellen Sie sicher, dass alle digitalen Daten regelmäßig gesichert werden, um Datenverlust zu vermeiden.
Der wichtigste Tipp für die Umsetzung des papierlosen Büros ist schnell gegeben, aber oft der Schwierigste in der Durchführung: Bleiben Sie konsequent! Es werden immer wieder Situationen auftreten, in denen man mal eben schnell zu Stift und Papier greift oder ein Dokument, Rechnung, etc. ausdruckt, um es an einen Kollegen weiterzugeben. Gewöhnen Sie sich an, Ihren Laptop mit in Meetings zu nehmen und machen Sie sich nur noch digitale Notizen. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt werden; leiten Sie diese per E-Mail weiter oder legen Sie sie in einem digitalen Archiv ab. Ihre einmal eingescannte Unterschrift können Sie immer wieder verwenden und in das Unterschriftenfeld in Dokumenten einfügen.
In vier Schritten zum papierlosen Büro
Wie eben schon empfohlen, sollte die Umsetzung und Umstellung auf ein papierloses digitales Büro Schritt für Schritt erfolgen und nicht alle Prozesse auf einmal verändert werden. Wie Sie am besten vorgehen, hängt davon ab, wie die aktuelle Situation ist, wie groß das Unternehmen ist und ob schon Schritte unternommen wurden.
Schritt 1: Digitales Dokumentenmanagement
Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet das Herzstück eines papierlosen Büros. Durch zentrale Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten schafft es Ordnung und Effizienz. Ein leistungsfähiges DMS zeichnet sich durch folgende Funktionen aus:
- Dokumente werden indexiert, kategorisiert und mit Schlagwörtern versehen, was die Strukturierung erleichtert.
- Über eine Textsuche lassen sich Dokumente schnell anhand von Stichworten finden, wodurch langes Suchen entfällt.
- Änderungen werden nachverfolgt und frühere Versionen eines Dokuments gespeichert, sodass jederzeit auf ältere Bearbeitungsstände zurückgegriffen werden kann.
Durch diese Funktionen trägt ein Dokumentenmanagement erheblich zur Optimierung der Ablagestrukturen bei und Dokumente können schnell von allen zuständigen Mitarbeitenden gefunden werden. Geben Sie Ihren Dokumenten ein neues, digitales Zuhause und sagen Sie den Aktenordnern und vollen Aktenschränken den Kampf an.
Tipp: Wenn Sie Ihre Dokumente in der Cloud verwalten, können Ihre Mitarbeitenden sogar aus dem Homeoffice und mobil darauf zugreifen.
Schritt 2: Digitale Unterschrift
Die digitale Unterschrift ersetzt die handschriftliche Signatur und ist rechtlich ebenso bindend. Sie bietet zahlreiche Vorteile, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern:
- Verträge und Dokumente können sofort unterschrieben und zurückgesendet werden, ohne den Umweg über den Drucker und den Postweg. Dies beschleunigt den gesamten Prozess und ermöglicht schnellere Geschäftsabschlüsse.
- Digitale Unterschriften sind fälschungssicher und können nachverfolgt werden. Durch Verschlüsselungstechnologien wird die Integrität der Dokumente gewährleistet und das Risiko von Betrug minimiert.
- Unterschriften können von überall und jederzeit geleistet werden, was besonders im Homeoffice und bei mobilen Arbeitsplätzen von Vorteil ist. Dadurch wird die Flexibilität der Arbeitsgestaltung erhöht.
Die Einführung digitaler Unterschriften ist ein weiterer Schritt in Richtung effizienter und moderner Arbeitsprozesse, die die Sicherheit und Flexibilität im Geschäftsalltag verbessern. Lesen Sie auch unseren Blogbeitrag: Verträge digital unterschreiben - So sind sie rechtsgültig
Schritt 3: Automatisierte Posteingangsverwaltung
Der Umfang Ihrer Eingangspost – klassisch auf Papier oder digital – steigt ständig weiter. Auch hier hilft konsequente Digitalisierung. Die automatisierte Posteingangsverwaltung bringt Ordnung und Schnelligkeit in den Büroalltag, indem eingehende Briefe und Dokumente digitalisiert und direkt an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Damit ermöglicht die digitale Post das standortunabhängige und medienbruchfreie, papierlose Arbeiten.
- Scan-Services
Physische Post wird mithilfe von Scan-Services in elektronische Dokumente umgewandelt. Dies ermöglicht eine sofortige digitale Weiterverarbeitung und Archivierung. - Automatische Klassifizierung
Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt und den richtigen Kategorien oder Prozessen zugeordnet. Dies minimiert Fehler bei der manuellen Sortierung. - Benachrichtigungssystem
Mitarbeiter werden sofort über den Eingang neuer Dokumente informiert und können diese zeitnah bearbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden und alle Dokumente schnell zur Verfügung stehen.
Die Digitalisierung der Briefpost sorgt dafür, dass Unternehmen schneller und flexibler auf eingehende Kommunikation reagieren können.
Schritt 4: Mitarbeiter-Apps
Schaffen Sie echte Mehrwerte für Ihre Mitarbeitenden und optimieren Sie neben der internen Kommunikation auch Ihre HR-Prozesse per Mitarbeiter-App: Über die App hat Ihr Team Zugriff auf alle relevanten Informationen, Dokumente sowie Zugang zu intelligenten HR-Self-Services. So können zum Beispiel Urlaubsanträge oder Krankmeldungen automatisiert angestoßen werden. Die Personalabteilung wird entlastet und Angestellte wickeln ihre Angelegenheiten unkompliziert mobil ab.
Fazit
Der Weg zum papierlosen Büro beginnt bereits mit der Entscheidung, digitale Lösungen zu integrieren und alte Gewohnheiten abzulegen. Eine Studie von Adobe in Zusammenarbeit mit Statista hat ergeben, dass 95 % der Unternehmen, die noch nicht papierreduziert arbeiten, planen dies in den nächsten Jahren umzusetzen, wobei 52 % innerhalb des nächsten Jahres Maßnahmen ergreifen wollen*. Ob durch ein digitales Dokumentenmanagement-System, digitale Unterschriften, Digitalisierung der Briefpost oder eine Unternehmens-App für die Mitarbeitenden – all diese Technologien tragen dazu bei, Arbeitsabläufe effizienter und sicherer zu gestalten. Schulungen und eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden sind entscheidend, um die Umstellung auf digitale Prozesse erfolgreich zu gestalten und die Akzeptanz bei allen Beteiligten zu erhöhen.
*Quelle: https://www.adobe-newsroom.de/wp-content/uploads/2024/02/Papierloses_B%C3%BCro_Whitepaper.pdf
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Alexandra Skroblin
Content Marketing Managerin
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