Papierdokumente digital erfassen und automatisch auslesen

Beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse, indem Sie Papierdokumente digital erfassen und automatisch auslesen. Auf diese Weise werden Durchlaufzeiten verkürzt und Routineaufgaben vereinfacht. Sowohl die Mitarbeiter als auch die Geschäftsführung wird durch diese entscheidende Unterstützung begeistert sein.

Effiziente Archivierung dank automatisierter Klassifizierung

Unsere Lösung dbs | Scannen und Klassifizieren

Durch den Einsatz der d.velop Scan- und Klassifizierungslösungen profitieren Sie von der effizienten Archivierung und Verteilung aller wichtigen Dokumente aus Ihrer Geschäftstätigkeit. Dokumente werden gescannt und können auf Ihren Wunsch hin in digitaler Form automatisch an den zuständigen Mitarbeiter beziehungsweise die zuständige Abteilung in Ihrem Unternehmen verteilt werden. Das erleichtert die umständliche händische Verschlagwortung und minimiert die Fehleranfälligkeit. Genau darin liegt der unschlagbare Vorteil der Lösung.

Wobei hilft Ihnen unsere ECM Lösung?

  • Weniger manueller Aufwand und Entlastung im Berufsalltag
  • Schnelleres, effizienteres Arbeiten
  • Intelligentes Auslesen von Rechnungen
  • Größere Prozesssicherheit
  • Automatische Verschlagwortung und Klassifizierung von Dokumenten
  • Geringe Fehleranfälligkeit
  • Klassifizierung auch bei E-Mails möglich

Intelligente Lösung zur effizienten Eingangspost­verarbeitung

Unsere Lösungen für die Eingangspostverarbeitung haben sich inzwischen als Standardlösung für die digitale Archivierung der Eingangspost etabliert und helfen nicht nur bei ankommenden E-Mails inklusive ihrem Anhang, sondern auch bei Briefen. Schon bei der Ankunft werden die Dokumente im Archiv-System digital erfasst und dem zuständigen Mitarbeiter beziehungsweise der zuständigen Abteilung digital zur elektronischen Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Dabei entspricht die gesamte Verarbeitung den gesetzlichen Vorschriften. Für die Revisionssicherheit und Rechtssicherheit ist also gesorgt, ganz gleich, ob es sich bei der ankommenden Post um Lieferscheine, Rechnungen, Angebote oder sonstige Belegtypen handelt. Durch unsere Lösung zur digitalen Eingangspostverarbeitung lassen sich so Liege- und Transportzeiten enorm verkürzen. Dazu wird die Bearbeitung beschleunigt und vorhandene Ressourcen besser genutzt.

  • Einsatzmöglichkeit in E-Mail Systemen

    Die d.velop Scan- und Klassifizierungslösung weist darüber hinaus viele technische Highlights auf: Die Anwender akzeptieren das Programm sehr schnell, da die Verschlagwortung und Klassifizierung der gescannten Dokumente nach Dokumentart enorm viel Zeit spart. Die Fehlerquote ist sehr gering und der Einsatz sehr einfach und flexibel, was zusätzlich zu einer Steigerung der Anwenderakzeptanz führt. Ein weiterer Mehrwert entsteht durch die Einsatzmöglichkeit der Software in Verbindung mit Ihrem E-Mail System. So kann auch die tägliche Flut an E-Mails von der Lösung intelligent klassifiziert und effizient verwaltet werden.

  • Integrierte Volltexterkennung

    Sie können mit wenig Aufwand Dokumente erfassen und somit schneller als bei der manuellen Bearbeitung mit vollständigen Dokumenteninformationen arbeiten. Dies liegt an der in der d.velop Scan- und Klassifizierungslösung integrierten Volltexterkennung (OCR). Auf diese Weise ist es möglich, Rechnungen automatisch auszulesen und somit Beträge schneller in Ihrem System zu erfassen als mit der konventionellen Dateneingabe. Zusätzlich profitieren Sie von der hohen Prozesssicherheit des Systems, da die gescannten Dokumente automatisch den entsprechenden Geschäftsvorfällen zugeordnet werden.

  • Vorteile der Digitalen Eingangspostverarbeitung

    Die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten mit der Lösung zur digitalen Eingangspostverarbeitung bringt für Sie und alle Mitarbeiter den großen Vorteil, dass die Post direkt am PC Arbeitsplatz bearbeitet, weitergeleitet oder abgelegt werden kann. So wird sichergestellt, dass die Dokumente nicht lange liegen bleiben. Zusätzlich ist das Archiv-System in der Lage, einkommende Briefe direkt zu scannen und das elektronische Dokument an den entsprechenden Bearbeiter weiterzuleiten. So bleibt der Aufwand für die Poststelle gering und der manuelle Aufwand wird enorm reduziert. Durch die Software-Lösung zur digitalen Archivierung der Eingangspost sparen sie unnötige Kosten, da sie sehr einfach selbst zu konfigurieren ist. Sie brauchen somit keine langen Umstellungszeiten zu befürchten.

    Das Archivsystem ist schnell implementiert und schon nach kurzer Zeit einsatzbereit. Neben der digitalen Archivierung verfügen Sie mit d.3ecm auch über ein zentrales Werkzeug, mit dem Sie Prozesse einfach überwachen können. Profitieren Sie von unseren Lösungen und einem Dokumentenmanagement, welches auch über mehrere Standorte hinweg betrieben werden kann. In Bezug auf die Revisionssicherheit entspricht unsere Lösung den geltenden Aufbewahrungsfristen und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-geschützter Buchführungssysteme (GoBS) und Übrigen zu erfüllenden Standards.

    • Automatische Dokumentenverteilung
    • Zeitnahe Bearbeitung
    • Bessere Auskunftsfähigkeit
    • Schnellerer Service
    • Geringe Vorgangskosten
    • Revisionssichere Aktenführung
    • Einfaches Monitoring
    • Standortunabhängig nutzbar
    • Geringer Pflegeaufwand
    • Lernfähige Technologie