Beschaffungsprozesse optimieren: So gelingt es

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Montagmorgen, 8:17 Uhr. Lisa, Einkaufsleiterin eines mittelständischen Unternehmens, öffnet ihr E-Mail-Postfach – und weiß jetzt schon, dass der Tag stressig wird. Es stapeln sich E-Mails mit dringenden Bestellanforderungen, eine Abteilung braucht spontan neue Laptops, ein Projektteam hat bereits eigenmächtig bestellt – ohne Rücksprache, ohne Freigabe. Gleichzeitig fragt das Controlling nach Bestellungen aus dem letzten Quartal. Lisa klickt sich durch unzählige Excel-Listen, veraltete PDFs und verschachtelte E-Mail-Verläufe. Während sie auf die Rückmeldung eines Fachbereichs wartet, der eine längst überfällige Bedarfsmeldung nicht finalisiert hat, fragt sie sich: Warum läuft dieser Prozess eigentlich immer noch so chaotisch?

Währenddessen versucht Peter, operativer Einkäufer, für die Produktion herauszufinden, ob das benötigte Material bereits bestellt wurde. Im ERP-System ist nichts dokumentiert. Stattdessen schickt ihm der Kollege einen Screenshot aus einer WhatsApp-Nachricht, in der ein Lieferant die Lieferung „ungefähr zugesagt“ hat. Keine Genehmigung, keine Preisdokumentation, keine rechtssichere Bestellung – dafür viel Improvisation.

In vielen Unternehmen sehen die Beschaffungsprozesse so aus: Bedarfsmeldungen wandern per E-Mail durchs Unternehmen, Freigaben erfolgen mal über ein Formular, mal mündlich – manchmal gar nicht. Bestellungen werden direkt in Excel-Listen dokumentiert oder parallel im ERP gepflegt, Lieferantenkontakte laufen über persönliche Netzwerke, nicht über ein zentrales System. Jeder Bereich hat seine eigene Vorgehensweise entwickelt.

Das Problem: Diese gewachsenen Strukturen sind fast nie transparent und nie wirklich steuerbar. Sie kosten Zeit, bergen Risiken und blockieren strategisches Potenzial im Einkauf. Wer sich nicht auf verlässliche Daten, automatisierte Workflows und zentrale Transparenz verlassen kann, gerät schnell in die Rolle des reaktiven Bestellabwicklers – statt den Einkauf als Wertschöpfungsfaktor zu steuern.

Beschaffungsprozesse sind alle Aktivitäten, die die Planung, den Einkauf, die Bearbeitung bestellter Waren und Dienstleistungen sowie deren Zahlung beinhalten. Sie sorgen dafür, dass das Unternehmen und die Produktion bedarfsgerecht und wirtschaftlich mit den benötigten Gütern versorgt wird.

Was sind Beschaffungsprozesse – und was ist der Unterschied zum Einkauf?

Wenn man von der Digitalisierung im Einkauf spricht, ist oft eigentlich die Optimierung der gesamten Beschaffungsprozesse gemeint. Denn der Einkauf ist zwar ein zentraler Bestandteil – aber eben nur ein Teil des Ganzen. (→ Die 5 Phasen des Beschaffungsprozesses)

Beschaffung umfasst alle Aktivitäten, die notwendig sind, um ein Unternehmen mit Gütern, Materialien oder Dienstleistungen zu versorgen. Das beginnt bei der Bedarfsermittlung, führt über die Auswahl geeigneter Lieferanten und die Einholung von Angeboten bis hin zu Bestellung, Lieferung, Wareneingang und Qualitätskontrolle. Auch Themen wie Vertragsmanagement, Lieferantenbewertung oder Reklamationsbearbeitung gehören dazu.

Der Einkauf wiederum ist der Teil der Beschaffung, der sich auf den eigentlichen Kaufvorgang konzentriert: Preise verhandeln, Bestellungen auslösen, Konditionen abstimmen. Man könnte sagen: Der Einkauf ist der Motor, die Beschaffungsprozesse sind das System drumherum. Oft werden die digitalen Möglichkeiten für den Einkauf unter dem Begriff Einkauf 4.0 zusammengefasst.

In der Praxis werden die Begriffe häufig synonym verwendet – zu Unrecht. Denn wer nur den Einkauf digitalisiert, aber die umliegenden Prozesse unverändert lässt, verpasst große Potenziale. Gerade in gewachsenen Strukturen laufen viele Abläufe noch manuell, per E-Mail oder Excel – mit Medienbrüchen, fehlender Transparenz und hohem Koordinationsaufwand.

Wo endet die Beschaffung – und wo beginnt das Supply Chain Management?

Auch die Abgrenzung zum Supply Chain Management (SCM) ist wichtig: Während sich Beschaffungsprozesse auf die Versorgung des Unternehmens mit Waren und Dienstleistungen fokussieren, betrachtet das SCM die gesamte Wertschöpfungskette – von der Rohstoffbeschaffung über Produktion, Logistik, Lagerhaltung bis zur Auslieferung an den Endkunden.

Die Beschaffung ist also ein Teil der Supply Chain, aber mit einem klaren Fokus auf die Versorgung des eigenen Unternehmens. Wer sie optimiert, legt damit auch einen wichtigen Grundstein für ein effizientes Supply Chain Management.

Welche Arten von Beschaffungsprozessen gibt es?

Unternehmen setzen je nach Bedarf unterschiedliche Beschaffungsstrategien ein:

Einzelbeschaffung: Material wird erst dann bestellt, wenn ein konkreter Bedarf entsteht. Das schafft Flexibilität, ist aber häufig teurer – etwa, weil keine Rahmenverträge oder Mengenrabatte genutzt werden (können).
Vorratsbeschaffung: Hier werden größere Mengen eingekauft und gelagert. Das reduziert den Bestellaufwand und schützt vor Lieferengpässen, erfordert aber gute Bestandsplanung, um Überlagerung oder veraltete Ware zu vermeiden.
Just-in-Time-Beschaffung: Materialien werden exakt dann geliefert, wenn sie gebraucht werden. Das senkt Lagerkosten, funktioniert aber nur mit exakten Prozessen und zuverlässigen Lieferpartnern.

Welche Strategie die richtige ist, hängt von der Branche, den Produkten und den Zielen des Unternehmens ab. In der Praxis setzen viele Unternehmen auf eine Kombination verschiedener Verfahren, idealerweise gesteuert durch digitale Prozesse, die flexibel, transparent und skalierbar sind.

Warum sollten Sie den Beschaffungsprozess optimieren?

In vielen Unternehmen sind die Prozesse rund um Bedarfsmeldung, Freigabe, Bestellung und Lieferverfolgung historisch gewachsen – mit teils hohem manuellem Aufwand, intransparenten Abläufen und Medienbrüchen zwischen Systemen. Die Folge: unnötige Verzögerungen, mangelnde Übersicht über Budgets und Verbräuche sowie erhöhte Fehleranfälligkeit. Auch sind schon bei relativ einfachen Beschaffungsprozessen mehrere Parteien im Unternehmen involviert, dazu gehören die Mitarbeitenden, die den Bedarf melden, Vorgesetzte als Genehmiger sowie die Einkaufsabteilung. Wenn der Prozess an nur einer Stelle hakt, hat dies entsprechende Auswirkungen auf die gesamte Beschaffung.

Ein funktionierender Beschaffungsprozess ist hier eine enorme organisatorische Erleichterung. Unternehmen profitieren von transparenten Abläufen, treffen schnellere Entscheidungen und die Effizienz im Tagesgeschäft steigt.

Gründe, den Beschaffungsprozess zu optimieren, gibt es viele:

Schnellere Abläufe durch automatisierte Workflows
Transparenz und Kontrolle in allen Bestellprozessen
Bessere Steuerbarkeit durch zentrale Daten
Bessere Konditionen durch strukturierte Lieferantenvergleiche und Rahmenverträge
Sicherung von Skontoerträgen und Vermeidung von Mahngebühren
Mehr Compliance durch standardisierte Genehmigungsprozesse
Höhere Zufriedenheit in den Fachabteilungen durch klar definierte Bestellwege
Revisionssicherheit bei der Aufbewahrung

Zudem ermöglicht eine moderne Beschaffungsorganisation es dem Einkauf, sich aus operativen Routinen zu lösen und sich stärker auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, etwa auf das Lieferantenmanagement, Risikobewertung oder nachhaltige Beschaffungsstrategien.

Kurz gesagt: Wer seine Beschaffungsprozesse optimiert, schafft die Grundlage für wirtschaftlicheres Arbeiten, höhere Resilienz und mehr Zukunftsfähigkeit.

Warum scheitern dann viele Unternehmen trotz der zahlreichen Vorteile beim Projekt Beschaffungsprozessoptimierung? Oft fehlt den Unternehmen einfach der richtige Einstieg in das Projekt. Daher zeigen wir Ihnen im folgenden Teil, welche Prozessschritte sich digital darstellen lassen und zusammen zu einem optimierten Beschaffungsprozess bis hin zur direkten Bezahlung führen.

Digitalisierte Prozessschritte führen zum optimierten Beschaffungsprozess

Viele Optimierungsvorhaben scheitern daran, dass jede Abteilung ihre eigenen Prozesse hat und eigene Wege geht. Ziel sollte ein einheitlicher, zusammenhängender, digital unterstützter Prozess sein – von der Bedarfsmeldung über die Genehmigung bis zur Bestellung und Dokumentation.

Ein durchgängiger Prozess kann nur dann reibungslos funktionieren, wenn alle Systeme miteinander kommunizieren, z. B. ERP-Systeme (wie SAP oder Microsoft Dynamics), Lieferantenportale und Dokumentenmanagement-Systeme.

Ein moderner, effizienter Beschaffungsprozess entsteht nicht auf Knopfdruck, sondern Schritt für Schritt. Mit jedem digitalisierten Prozess sinkt der manuelle Aufwand, steigt die Transparenz und die Beschaffung wird besser steuerbar. Genau hier setzen ECM-Lösungen an: Sie unterstützt Unternehmen dabei, zentrale Prozessschritte entlang des Beschaffungszyklus gezielt zu digitalisieren – vom Bedarf bis zur Rechnung.

Nachfolgend ein Überblick über die vier zentralen Prozesse, mit denen sich bereits heute der gesamte P2P-Prozess mit edoc-Lösungen digital abbilden lässt:

Digitale Bedarfsmeldung

Jeder Beschaffungsprozess beginnt mit einem Bedarf. Und genau hier entsteht in vielen Unternehmen der erste Medienbruch. Mit edoc procurement wird dieser Schritt digitalisiert und strukturiert: Mitarbeitende können Bedarfe einfach und standardisiert erfassen, zur Genehmigung weiterleiten und bei Freigabe automatisch in den Bestellprozess überführen. So entsteht ein nachvollziehbarer, revisionssicherer Ablauf – ganz ohne E-Mail-Pingpong oder Excel-Tabellen.

Bestellung

Nach der genehmigten Bedarfsmeldung wird die Bestellung direkt im angebundenen ERP-System ausgelöst, medienbruchfrei und durchgängig. Die Bestellung bleibt dabei Teil des digitalen Workflows, lässt sich transparent nachverfolgen und ist jederzeit mit der zugehörigen Bedarfsmeldung und den späteren Auftragsbestätigungs- sowie Rechnungsdokumenten verknüpft. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für klare Verantwortlichkeiten.

Digitale Auftragsbestätigung

Die eingehenden Auftragsbestätigungen werden mit edoc order confirmation automatisiert erfasst, ausgelesen und verarbeitet. Abweichungen zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung – etwa bei Preis, Menge oder Liefertermin – werden automatisch erkannt und lassen sich gezielt prüfen. So behalten Einkaufsverantwortliche jederzeit den Überblick und können bei Bedarf frühzeitig reagieren.

Digitale Rechnung

edoc invoice verarbeitet die eingehenden Rechnungen automatisiert, gleicht Bestellmenge, Liefermenge und Rechnungsmenge ab (3-Wege-Abgleich) und leitet sie zur Freigabe weiter. Der gesamte Prozess, von der Erfassung über die Prüfung bis zur Übergabe ans ERP, läuft durchgängig, revisionssicher und nachvollziehbar. Das entlastet nicht nur die Buchhaltung, sondern sorgt auch für eine schnellere Bearbeitung und höhere Prozesssicherheit.

Whitepaper | Ihre Roadmap zu digitalem Procurement: So modernisieren Sie Ihre Einkaufsprozesse
Das Whitepaper zeigt Ihnen, wie eine strukturierte Roadmap den Weg zu modernem, effizientem Procurement ebnet und Unternehmen hilft, strategisch die passenden Technologien auszuwählen.

On-Demand Webinar | Digitalisierung im Einkauf
Die elektronische Bestellanforderung inkl. individueller Freigabe-Workflows

On-Demand Webinar | Digitale Auftragsbestätigungen mit edoc order confirmation
Automatisierte Erfassung, Verarbeitung und Prüfung der Auftragsbestätigungen

Change Management: Menschen mitnehmen

Die beste Prozesslandschaft nützt wenig, wenn sie nicht gelebt wird. Deshalb ist es entscheidend, die betroffenen Teams frühzeitig einzubinden. Zeigen Sie, wie sich der Alltag konkret verbessert – durch weniger Aufwand, klare Abläufe und verlässliche Informationen. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden gezielt und sorgen Sie dafür, dass neue Rollen, Rechte und Abläufe nachvollziehbar sind.

Digitalisierung bedeutet Veränderung – und die gelingt nur gemeinsam.

Mit diesem strukturierten Vorgehen machen Sie aus einem gewachsenen, oft intransparenten Einkaufsprozess ein zukunftsfähiges, digitales Rückgrat für Ihr Unternehmen.