07. August 2025 | Beschaffung & Einkauf
Digitale Auftragsbestätigungen automatisiert verarbeiten
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Die Verwaltung von Auftragsbestätigungen stellt viele Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Oft werden diese noch komplett manuell bearbeitet und abgelegt. Der Prozess ist anfällig für ineffiziente Abläufe: Fehler bei der Dateneingabe, lange Bearbeitungszeiten und Kommunikationslücken. Besonders in komplexen Lieferketten oder bei einem hohen Bestellvolumen ist die manuelle Bearbeitung mit hohem zeitlichem Aufwand verbunden. Dies führt neben Verzögerungen und zusätzlichen Kosten auch zu einer geringeren Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess. Um diesen Problemen entgegenzuwirken, ist die digitale Auftragsbestätigung eine sinnvolle Lösung.
Was ist eine digitale Auftragsbestätigung?
In vielen Unternehmen gehen Auftragsbestätigungen per E-Mail ein, werden ausgedruckt, manuell bearbeitet und in Ordnern abgelegt. Die Informationen werden dann meist händisch in das System eingetragen. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig, da er auf der manuellen Eingabe und Ablage von Informationen basiert.
Eine digitale Auftragsbestätigung geht zwar auch meist elektronisch in einem E-Mail-Postfach oder über ähnliche digitale Kommunikationswege ein, wird dann aber direkt in eine Softwarelösung eingespielt und dort komplett digital verarbeitet – ohne Ausdrucken, ohne manuelle Datenerfassung. So wird die Auftragsbestätigung automatisch erfasst, überprüft und digital archiviert, ohne dass eine manuelle Bearbeitung oder Ablage erforderlich sind. Die Auftragsbestätigung ist sofort im System verfügbar und wird einfach in den nachfolgenden Workflow des Unternehmens integriert. Das reduziert den Aufwand erheblich und sorgt für eine fehlerfreie und effiziente Verwaltung der Bestellungen.
Kurzdefinition
Eine digitale Auftragsbestätigung ist die elektronische Bestätigung eines Lieferanten, dass er die Bestellung erhalten hat und die vereinbarten Bedingungen akzeptiert. Sie wird über digitale Kanäle wie E-Mail, EDI oder direkt aus dem ERP-System versendet und direkt in das System des Empfängers eingespielt. Dies ermöglicht eine schnelle, fehlerfreie und transparente Integration in den digitalen Beschaffungsprozess.
Warum benötige ich digitale Auftragsbestätigungen?
Digitale Auftragsbestätigungen beschleunigen die gesamten Verwaltungsprozess erheblich. Die Bestätigungen werden direkt automatisiert im System verarbeitet das manuelle Erfassen und Abgleichen von Daten entfällt. Aufträge können sofort überprüft und weiterverarbeitet werden.
Manuelle Prozesse sind anfällig für Fehler, sei es bei der Übertragung von Informationen oder bei der Dokumentenablage. Bei der digitalen Verarbeitung werden die Daten automatisch erfasst und mit der passenden Bestellung abgeglichen. Dies sichert eine hohe Datenqualität und reduziert das Risiko von Fehlern, die zu Lieferverzögerungen oder falschen Bestellungen führen könnten.
Durch die digitale Verarbeitung und Archivierung sind alle Bearbeitungsschritte lückenlos dokumentiert. Sie sind jederzeit einsehbar und dadurch eine bessere nachverfolgbar. Dies ist besonders vorteilhaft für Audits oder die Überprüfung von Bestellungen und deren Status.
Eine Lösung für die digitale Verwaltung von Auftragsbestätigungen lässt sich problemlos in die im Unternehmen bestehenden ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics ERP integrieren. Dadurch kann der gesamte Beschaffungsprozess durchgängig automatisiert werden.
Einordnung im P2P-Prozess
Die digitale Auftragsbestätigung spielt eine zentrale Rolle im gesamten Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess, der alle Schritte vom Einkauf bis zur Zahlung umfasst. Der P2P-Prozess wird in mehrere Phasen unterteilt, die nahtlos miteinander verbunden sind, um den gesamten Beschaffungsprozess effizient und fehlerfrei abzuwickeln. Nach der Bestellung und der automatisierten Auftragsbestätigung geht es weiter mit der Rechnungsprüfung und der Zahlung. Die Auftragsbestätigung fungiert als Bindeglied zwischen Bestellung und Rechnung. Sie stellt sicher, dass die Bestellung mit den vereinbarten Bedingungen übereinstimmt, bevor die Waren oder Dienstleistungen geliefert werden.
In einem aufeinander abgestimmten P2P-Workflow wird die digitale Auftragsbestätigung automatisch im System abgeglichen, sodass die Rechnung erst dann geprüft wird, wenn alle vorherigen Schritte korrekt abgeschlossen sind. Auf diese Weise wird der gesamte Prozess nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier und transparenter.
Hier eine detaillierte Übersicht, wo die digitale Auftragsbestätigung im P2P-Prozess eingeordnet wird:
- Bedarfsmeldung
Der P2P-Prozess beginnt mit der Bedarfsmeldung oder dem internen Antrag, der angibt, welche Waren oder Dienstleistungen benötigt werden. Diese Meldung wird durch die jeweilige Abteilung an den Einkauf übermittelt. Die Bedarfsmeldung dient als Grundlage für eine anschließende Bestellung. - Bestellung (Purchase Order)
Nachdem der Bedarf identifiziert wurde, wird die Bestellung erstellt, die alle Details der angeforderten Waren oder Dienstleistungen enthält, wie z. B. Artikelnummer, Menge, Preis und Lieferbedingungen. Diese Bestellung wird dann elektronisch an den Lieferanten übermittelt – entweder per E-Mail, über ein Supplier Portal oder EDI (Electronic Data Interchange). - Digitale Auftragsbestätigung
Sobald der Lieferant die Bestellung erhalten hat, bestätigt er den Auftrag durch eine Auftragsbestätigung. Diese Bestätigung wird automatisch an das Unternehmen gesendet und enthält alle relevanten Informationen, um sicherzustellen, dass der Lieferant die Bestellung korrekt verstanden hat und die Bedingungen akzeptiert.
Die digitale Auftragsbestätigung ist der Übergangspunkt von der Bestellung zur Lieferverpflichtung und hilft, Missverständnisse zu vermeiden, da sie als vertragliche Bestätigung des Lieferanten fungiert. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Parteien mit den gleichen Erwartungen in den nächsten Prozessschritt gehen. - Warenlieferung
Nach der Bestätigung erfolgt die Lieferung der bestellten Ware oder Dienstleistung. Die Lieferung kann durch den Lieferanten gemäß den in der Auftragsbestätigung festgelegten Bedingungen und dem vereinbarten Lieferplan erfolgen. - Rechnungsstellung
Sobald die Lieferung erfolgt ist, stellt der Lieferant eine Rechnung aus. Diese wird vom Unternehmen geprüft, wobei die digitale Auftragsbestätigung eine wichtige Grundlage bildet. Hier wird die Übereinstimmung zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung kontrolliert, um sicherzustellen, dass alles korrekt abgerechnet wird. - Zahlung
Nach erfolgreicher Überprüfung der Rechnung und der entsprechenden Dokumente wird die Zahlung an den Lieferanten freigegeben.
Die digitale Auftragsbestätigung sorgt also dafür, dass der gesamte P2P-Prozess reibungslos und ohne Unterbrechungen abläuft. Sie bildet einen wichtigen Zwischenschritt, der eine transparente, nachvollziehbare und automatisierte Abwicklung aller nachfolgenden Prozessschritte ermöglicht. Durch die Automatisierung und Integration der digitalen Auftragsbestätigung in das ERP- oder P2P-System können Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Daten sofort verfügbar sind und der Prozess effizient fortgeführt werden kann.
Fazit
Die digitale Auftragsbestätigung ist ein unverzichtbares Element im modernen P2P-Prozess. Sie gestaltet den gesamten Beschaffungsprozess effizienter und transparenter. Unternehmen sparen Zeit und minimieren Fehler. Durch die Integration von Automatisierungslösungen in den digitalen Workflow wird sichergestellt, dass alle Bestellungen korrekt und schnell verarbeitet werden – von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Bestätigung bis hin zur Zahlung. Die digitale Auftragsbestätigung ist ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche und zukunftsfähige Beschaffungsstrategie.
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Alexandra Skroblin
Content Marketing Managerin
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