Indirekter Einkauf - Bedeutung, Anforderungen & Digitalisierung

Inhalte:

In jedem Unternehmen gibt es einen indirekten Einkauf, aber die wenigsten haben ihre indirekten Beschaffungsprozesse optimiert. Unter den Begriff „indirekter Einkauf“ fallen alle Güter und Dienstleistungen, die nicht direkt in die Produktion und damit in die Wertschöpfungskette eines Unternehmens einfließen – dazu gehören neben Büromaterial und Marketing-Materialien auch IT-Dienstleistungen, Reinigungsservices, Reisekosten u.v.m. Obwohl diese Ausgaben einen erheblichen Teil des Budgets ausmachen, wird der indirekte Einkauf oft weniger effizient gestaltet als der direkte Einkauf. Doch genau hier liegt ein enormes Optimierungspotenzial für viele Unternehmen. Dieser Artikel zeigt, welche Herausforderungen der indirekte Einkauf birgt, wie Unternehmen diese meistern können und welche Rolle digitale Lösungen dabei spielen.

Was ist indirekter Einkauf?

Der indirekte Einkauf ist eine wesentliche Komponente der Beschaffungsstrategie eines Unternehmens, wird aber oft unterschätzt. Im Gegensatz zum direkten Einkauf, bei dem Rohstoffe und Materialien für die Produktion beschafft werden, umfasst der indirekte Einkauf alle Güter und Dienstleistungen, die zwar nicht unmittelbar in das Endprodukt eines Unternehmens eingehen, aber für den reibungslosen Betrieb, die Infrastruktur und die unterstützenden Geschäftsprozesse unerlässlich sind. In vielen Unternehmen ist der indirekte Einkauf weniger zentralisiert und verschiedene Abteilungen treffen unabhängig voneinander Einkaufsentscheidungen. Zusätzlich ist die Verwaltung von Lieferanten, Bestellungen und Rechnungen viel komplexer als beim direkten Einkauf, da viele unterschiedliche und weniger standardisierte Produkte und Dienstleistungen verwaltet werden müssen.

Die folgenden Artikel und Dienstleistungen fallen in den Fachbereichen unter den indirekten Einkauf:

Fachbereich	Beispiele
Büro & Verwaltung	Papier, Druckerpatronen, Schreibutensilien
IT	Softwarelizenzen, Cloud-Dienste, IT-Support
Facility Management	Reinigung, Sicherheitsdienste, Wartung
Marketing	Werbekampagnen, Marketingmaterialien, Dienstleistungen, Event-Organisation
Forschung & Entwicklung	Labormaterialien, technische Geräte
Personalwesen	Mitarbeitergeschenke, Rekrutierungskosten, Mitarbeiter-Benefits, Weiterbildungen, Zertifizierungen für Mitarbeiter
Rechtsabteilung	Beratungsleistungen
Finanzen	externe Steuerberater, Audits
Produktion (indirekt)	Werkzeuge, Schutzkleidung, Wartung der Produktionsanlagen

Herausforderungen in der indirekten Beschaffung

Maverick Buying

Eine sehr große Herausforderung für den indirekten Einkauf ist das Maverick Buying. Als Maverick Buying wird das unkontrollierte oder inoffizielle Einkaufen von Waren und Dienstleistungen durch Mitarbeitende bezeichnet, das ohne Abstimmung mit der Einkaufsabteilung und außerhalb der standardisierten Beschaffungsprozesse stattfindet. Durch diesen unregulierten Einkauf verliert die Einkaufsabteilung die Kontrolle und den Überblick über die einzelnen Einkäufe und die entstandenen Kosten. Neben überhöhten Preisen und unvorteilhaften Lieferantenverhältnissen kann das Einkaufen außerhalb des genehmigten Rahmens auch rechtliche und finanzielle Risiken mit sich bringen. Unternehmen sollten klare Einkaufsrichtlinien und -prozesse etablieren und Mitarbeiter kontinuierlich schulen, um die Bedeutung der Einhaltung dieser Regeln zu vermitteln und dadurch unkontrollierte Einkäufe zu verhindern.

Fehlende Standardisierung und mangelnde Transparenz

Viele Unternehmen haben keinen einheitlichen Prozess für den indirekten Einkauf. Dezentrale Einkaufsprozesse erschweren es der Einkaufsabteilung den Überblick über die Ausgaben und die Lieferanten zu behalten. Oft definieren Unternehmen keine standardisierten Prozesse und versäumen es, klare Kriterien für die Auswahl von Lieferanten und Produkten festzulegen.

Zeitaufwendige Genehmigungsprozesse

Beschaffungsanträge durchlaufen oft mehrere Hierarchieebenen und verlangsamen dadurch den gesamten Prozess. Unternehmen nutzen häufig papierbasierte oder unstrukturierte digitale Anträge, die Fehler begünstigen. Dadurch kann es zu Doppelbestellungen kommen, die Zuständigkeiten sind unklar oder es fehlen Genehmigungen. Diese Verzögerungen beeinträchtigen Projekte und den allgemeinen Betriebsablauf. Mit der elektronischen Bedarfsanforderung (eBanf) können interne Anfragen für Waren und Dienstleistungen innerhalb eines Unternehmens formell erfasst und verwaltet werden, um so einen koordinierten und effizienten Einkauf zu gewährleisten.

Gegenüberstellung: Direkter vs. indirekter Einkauf

Best Practices für den indirekten Einkauf

Damit die oben genannten Herausforderungen bewältigt werden können und diese sich nicht negativ auf die Abläufe und den Betrieb auswirken, haben sich einige Best Practices und Maßnahmen bewährt, auf die Unternehmen zurückgreifen können.

Zentralisieren und standardisieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse

Eine zentrale Einkaufsabteilung hat einen transparenten Überblick über das Budget und Prozesse können besser gesteuert werden. Einheitliche Richtlinien und Vorlagen für Beschaffungsanträge sowie standardisierte Bestell- und Abrechnungsprozesse senken den Verwaltungsaufwand und verringern Fehler. Klare vordefinierte Genehmigungswege beschleunigen den gesamten Ablauf.
Durch den Einsatz einer zentralen E-Procurement Software kann der Prozess vom Beschaffungsantrag bis zur Warenlieferung digital und transparent abgebildet werden.

Lieferantenmanagement und Rahmenverträge

Bauen Sie mit Hilfe eines strukturierten Lieferantenmanagements langfristige und kosteneffiziente Beziehungen auf. Langfristige Verträge mit Lieferanten für regelmäßig benötigte Produkte und Dienstleistungen ermöglichen Kostenvorteile und vereinfachen die Beschaffung. Zum Beispiel können für wiederkehrende Bedarfe wie Büromaterial oder Reinigungsdienste Rahmenverträge mit bevorzugten Lieferanten abgeschlossen werden. Dies spart Zeit und sorgt für bessere Konditionen.

Schulung der Mitarbeitenden

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden für die Bedeutung des indirekten Einkaufs. Schulungen und klare Trainingsprogramme vermitteln die Prozesse und Compliance-Vorgaben und fördern ein einheitliches Vorgehen im Unternehmen.

Messung und Analyse der Performance

Messen und analysieren Sie die Performance Ihrer Beschaffungsprozesse, um Verbesserungspotenziale zu erkennen. Erfassen Sie KPIs wie Durchlaufzeiten, Kosten pro Beschaffungsvorgang oder Fehlerquoten. Mit diesen Kennzahlen erkennen Sie Schwachstellen und können gezielt Optimierungen umsetzen. Regelmäßige Berichte schaffen zusätzliche Transparenz und machen Fortschritte sichtbar.

Den indirekten Einkauf digitalisieren

Digitale Technologien gestalten den indirekten Einkauf transparenter und effizienter, indem die Einkaufsprozesse automatisiert und Abläufe standardisiert werden. Auf Beschaffungsprozesse spezialisierte Software reduziert den Verwaltungsaufwand und verschafft wertvolle Einblicke in die Ausgabenstruktur. Doch was bedeutet das genau?

E-Procurement-Systeme digitalisieren den gesamten Beschaffungsprozess und bieten eine zentrale Plattform für die Bestellung von Waren und Dienstleistungen. Die digitalen Tools übernehmen wiederkehrende Aufgaben wie die Erstellung, Genehmigung und Nachverfolgung von Beschaffungsanträgen. Bestellungen werden automatisch ausgelöst und Rechnungen digital verarbeitet, so dass diese ganz einfach und transparent nachverfolgt werden können. Der gesamte Prozess wird von der Anfrage bis zur Lieferung überwacht. Gleichzeitig lassen sich Compliance-Vorgaben direkt in den Workflow integrieren und automatische Prüfungen stellen sicher, dass alle Einkäufe ordnungsgemäß genehmigt und dokumentiert werden.

Diese Automatisierung steigert die Effizienz, reduziert Fehler und entlastet Mitarbeitende. So behalten Unternehmen den Überblick über alle Bestellungen, kontrollieren Budgets besser, vereinfachen ihr Reporting und können ihre Planung gezielt verbessern.

Die E-Procurement Software edoc procurement

Durchgängige, digitale Prozesse im Einkauf – von der initialen Bedarfsmeldung bis zur Bestätigung des Warenerhalts. Mit edoc procurement automatisieren Sie Ihren indirekten Einkauf, reduzieren den manuellen Aufwand und erhöhen die Transparenz. Das Herzstück ist das flexible Workflow-Management, mit dem sich auch unternehmensspezifische Workflows im Handumdrehen abbilden lassen. Jetzt mehr erfahren!

Die E-Procurement Software edoc procurement

Fazit

Der indirekte Einkauf erscheint auf den ersten Blick weniger bedeutend als der direkte Einkauf, spielt jedoch eine zentrale Rolle für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens. Ohne eine effiziente Steuerung entstehen oft unnötig hohe Kosten oder Abläufe kommen ins Stocken. Unternehmen können durch den Einsatz von Best Practices und digitalen Lösungen ihre Einkaufsprozesse optimieren, Kosten senken und die Effizienz spürbar steigern.

Digitale Lösungen bieten dabei enormes Potenzial. Automatisierung, zentrale Plattformen und die Integration in bestehende Systeme machen den gesamten Einkaufsprozess effizienter. Unternehmen behalten die Kontrolle über ihr Budget, minimieren Risiken wie Maverick Buying und stellen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicher. Eine strategische Herangehensweise mit standardisierten Prozessen, Rahmenverträgen und enger Zusammenarbeit mit Lieferanten hilft, den indirekten Einkauf gezielt zu verbessern.