5 wichtige KPIs im Purchase-to-Pay-Prozess

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Nahaufnahme: die Hand eines Mitarbeitenden zeigt die Grafiken und Auswertungen der KPIs im Purchase-to-Pay

Der Purchase-to-Pay-Prozess verbindet alle Schritte vom ersten Bedarf bis zur Begleichung einer Rechnung. Er beeinflusst, wie schnell Materialien verfügbar sind, wie zuverlässig Lieferketten funktionieren und wie effizient kaufmännische Abläufe organisiert sind. Viele Unternehmen digitalisieren ihre Prozesse, um Transparenz zu schaffen und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren. Entscheidend ist jedoch nicht allein der Einsatz digitaler Werkzeuge, sondern die Fähigkeit, die eigenen Abläufe messbar zu steuern und kontinuierlich zu verbessern.

Kennzahlen liefern hierfür die notwendige Grundlage. Sie machen sichtbar, wo Prozesse stabil laufen und welche Maßnahmen tatsächlich Wirkung zeigen. Sie machen Abläufe messbar, zeigen Engpässe auf und helfen dabei, fundierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung zu treffen. Fünf KPIs haben sich dabei als besonders aussagekräftig erwiesen, weil sie die operative Effizienz sowie die wirtschaftliche Wirkung transparenter machen.

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Ihre Roadmap zu digitalem Procurement: So modernisieren Sie Ihre Einkaufsprozesse

Moderne Einkaufsprozesse sind unerlässlich, damit Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und Effizienzgewinne realisieren können. Eine gut strukturierte Roadmap unterstützt Unternehmen bei der Einführung des digitalen Procurements. Sie hilft etwa dabei, den Prozess strategisch anzugehen, sich Gedanken über die Anforderungen zu machen und entsprechend die richtigen Technologien auszuwählen.

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Durchlaufzeit einer Bestellung

Die Durchlaufzeit einer Bestellung beschreibt, wie viel Zeit ein Vorgang insgesamt benötigt – von der Anforderung über die Freigabe bis zur ausgelösten Bestellung und der weiteren Verarbeitung im Prozess. Sie betrachtet nicht nur einzelne Arbeitsschritte, sondern den gesamten Ablauf als zusammenhängende Kette. Diese Kennzahl zeigt sehr deutlich, wie leistungsfähig und strukturiert interne Prozesse organisiert sind.

Besonders wertvoll ist es, die Durchlaufzeit sowohl als Gesamtwert als auch auf Ebene einzelner Prozessschritte zu analysieren. Wo entstehen Wartezeiten oder Rückfragen? Welche Freigaben verzögern den Ablauf? Wie gleichmäßig laufen vergleichbare Vorgänge? Schon die Auswertung weniger exemplarischer Fälle liefert Hinweise auf Engpässe und Optimierungspotenziale. In der Praxis zeigt sich häufig, dass nicht ein einzelner Schritt den Prozess verlangsamt, sondern die Summe kleiner Verzögerungen, etwa durch manuelle Abstimmungen, Medienbrüche oder unklare Zuständigkeiten.

Eine transparente Betrachtung der Durchlaufzeit schafft die Grundlage, um Prioritäten für Optimierungen richtig zu setzen, Verbesserungen gezielt umzusetzen und deren Wirkung messbar zu überprüfen.

Anteil digitaler und automatisierter Bestellungen

Der Anteil digitaler und automatisierter Bestellungen veranschaulicht, wie konsequent Beschaffungsprozesse standardisiert und systemgestützt ablaufen. Er misst, welcher Anteil aller Bestellungen ohne manuelle Erfassung, individuelle Sonderwege oder Medienbrüche entsteht. Diese Kennzahl ist ein zentraler Indikator für die Prozessreife im Einkauf.

Ein hoher Automatisierungsgrad sorgt für konsistente Daten, einheitlich angewendete Konditionen und klare Abläufe. Bestellungen lassen sich schneller auslösen, Fehler werden reduziert und Abstimmungen mit Lieferanten nehmen ab. Gleichzeitig verbessert sich die Transparenz über Einkaufsvolumen, Kosten und Lieferantenleistung, da Informationen strukturiert vorliegen und vergleichbar ausgewertet werden können.

Ein niedriger Wert deutet häufig darauf hin, dass viele Bestellungen noch individuell erstellt oder außerhalb klarer Standards abgewickelt werden, etwa per E-Mail, Freitext oder manueller Erfassung. Das erhöht den manuellen Aufwand, erschwert die Steuerung und führt zu Intransparenz in Kosten und Verbindlichkeiten. Die Automatisierungsquote ist damit nicht nur eine Effizienzkennzahl, sondern auch ein Steuerungsinstrument für Standardisierung und Skalierbarkeit im Einkauf.

First-Time-Match-Rate

Die First-Time-Match-Rate beschreibt, wie viele Rechnungen beim ersten Abgleich vollständig mit der zugehörigen Bestellung und gegebenenfalls dem Wareneingang übereinstimmen. Sie wird als prozentualer Anteil aller Rechnungen berechnet, die ohne Nacharbeit freigegeben werden können. Je höher dieser Wert ist, desto stabiler und reibungsloser funktioniert das Zusammenspiel zwischen Einkauf und Buchhaltung.

Eine hohe Quote bedeutet, dass Bestellungen sauber angelegt sind, Lieferungen korrekt dokumentiert werden und Rechnungen den vereinbarten Konditionen entsprechen. In solchen Prozessen sind nur wenige manuelle Eingriffe erforderlich, Freigaben erfolgen zügig und Zahlungen lassen sich ohne Verzögerung auslösen. Das wirkt sich unmittelbar auf Durchlaufzeiten, Qualität und interne Arbeitsbelastung aus.

Sinkt die Quote, weist das meist auf strukturelle Schwächen hin. Häufige Ursachen sind Medienbrüche, uneinheitliche Datenformate, ein hoher manueller Bearbeitungsanteil oder eine fehlende Abstimmung zwischen Einkauf und Buchhaltung. Auch die Prüflogik spielt eine Rolle: Nicht jede Rechnung erfordert zwingend einen vollständigen Abgleich mit Bestellung und Wareneingang. Eine differenzierte Betrachtung kann helfen, unnötige Prüfaufwände zu reduzieren und den Prozess insgesamt stabiler und schneller zu gestalten. Die First-Time-Match-Rate ist damit ein verlässlicher Indikator für die Qualität des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses.

Kosten pro Rechnung

Die Kosten pro Rechnung verdeutlichen, wie hoch der durchschnittliche Gesamtaufwand für die Bearbeitung einer einzelnen Rechnung ist. Diese Kennzahl wirkt auf den ersten Blick einfach, ist in der Praxis jedoch differenziert zu betrachten, da sie je nach Unternehmensgröße, Prozessreife und Organisation stark variieren kann. Entscheidend ist, welche Kostenbestandteile vollständig und realistisch berücksichtigt werden.

Neben direkten Personalkosten zählen auch Aufwendungen für IT-Betrieb, Verwaltung, Druck und Versand sowie Kosten durch Fehlerkorrekturen, Rückfragen oder verspätete Zahlungen dazu. Auch entgangene Skonti oder zusätzlicher Prüfaufwand im Rahmen von Audits beeinflussen den tatsächlichen Aufwand. In stark manuellen oder papierbasierten Prozessen steigt dieser Wert häufig deutlich an, da Fehler, Mehrfacherfassungen und Medienbrüche zusätzlichen Aufwand verursachen.

Bei der Bewertung dieser Kennzahl ist außerdem zu berücksichtigen, dass Investitionen in Prozessverbesserungen kurzfristig zu höheren Kosten führen können. Mittel- und langfristig wirken sich diese Maßnahmen jedoch stabilisierend aus: Bearbeitungszeiten sinken, Fehler nehmen ab und Abläufe werden planbarer. Die Kosten pro Rechnung eignen sich daher besonders gut, um Effizienzgewinne realistisch zu bewerten und wirtschaftliche Effekte transparent zu machen.

Rate fristgerechter Zahlungen und realisierte Skontoquote

Diese Kennzahl betrachtet, wie zuverlässig Rechnungen innerhalb der vereinbarten Zahlungsfristen beglichen werden und in welchem Umfang vereinbarte Skonti tatsächlich genutzt werden. Sie verbindet operative Prozessqualität mit unmittelbaren finanziellen Auswirkungen und liefert wichtige Hinweise auf die Steuerbarkeit des gesamten Zahlungsprozesses.

Eine hohe Quote fristgerechter Zahlungen zeigt, dass Rechnungen transparent, schnell geprüft und ohne unnötige Verzögerungen freigegeben werden. Sie sorgt für einen stabilen Cashflow und stärkt die Beziehung zu Lieferanten, da Zahlungszusagen zuverlässig eingehalten werden. Ziel ist es, Rechnungen weder unnötig früh noch verspätet zu bezahlen, sondern genau zum optimalen Zeitpunkt. Verzögerungen entstehen häufig nicht im Zahlungsprozess selbst, sondern in vorgelagerten Schritten, etwa bei der Wareneingangskontrolle oder bei manuellen Abstimmungen zwischen Abteilungen. Solche Verzögerungen wirken sich direkt auf die Einhaltung von Zahlungszielen aus.

Eng mit der Termintreue verbunden ist die realisierte Skontoquote. Sie macht sichtbar, wie viele der ausgehandelten Zahlungsrabatte tatsächlich genutzt werden. Bleiben Skonti ungenutzt, gehen dem Unternehmen nicht nur direkte Einsparungen verloren, sondern auch der Mehrwert der zuvor geführten Verhandlungen im Einkauf verpufft. In vielen Organisationen liegt die tatsächliche Nutzung deutlich unter dem theoretisch möglichen Potenzial, weil Rechnungen zu spät geprüft oder freigegeben werden und Fristen verstreichen.

Fazit

Die fünf KPIs geben einen fundierten Blick auf Effizienz, Qualität und Wirtschaftlichkeit im Purchase-to-Pay-Prozess. Sie machen sichtbar, wie schnell Bestellungen bearbeitet werden, wie hoch der Standardisierungsgrad im Einkauf ist, wie stabil die Abstimmung zwischen Bestellung und Rechnung funktioniert, wie effizient Rechnungen verarbeitet werden und wie zuverlässig Zahlungsziele eingehalten werden.

Die Digitalisierung des P2P-Prozesses wirkt dabei als zentraler Hebel auf alle genannten Kennzahlen. Digitale Workflows verkürzen Durchlaufzeiten, weil Informationen ohne Medienbrüche verfügbar sind und Freigaben transparent gesteuert werden können. Standardisierte Prozesse erhöhen den Anteil automatisierter Bestellungen und sorgen für konsistente Daten über den gesamten Prozess hinweg. Der strukturierte Abgleich von Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten steigert die First-Time-Match-Rate und reduziert manuelle Nacharbeiten. Gleichzeitig sinken durch geringeren Aufwand und weniger Fehler die Kosten pro Rechnung. Eine bessere Transparenz über Fristen und Bearbeitungsstände unterstützt zudem die termingerechte Zahlung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, Skontovorteile konsequent zu nutzen.

Unternehmen, die ihre P2P-Prozesse digitalisieren und diese Kennzahlen kontinuierlich messen, schaffen damit nicht nur effizientere Abläufe, sondern auch eine belastbare Grundlage für steuerbare, skalierbare und wirtschaftlich stabile Prozesse. Der Purchase-to-Pay-Prozess entwickelt sich so von einer operativen Notwendigkeit zu einem messbaren Wertbeitrag für das Unternehmen.

Mit edoc procurement, edoc order confirmation und edoc invoice stehen Unternehmen leistungsstarke Lösungen zur Verfügung, die diese KPIs gezielt verbessern und den gesamten P2P-Prozess digital abbilden.