04. Dezember 2025 | Finanzbuchhaltung
Eingangsrechnungen prüfen: So gelingt eine fehlerfreie Rechnungsbearbeitung
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Eingangsrechnungen prüfen ist mehr als eine Pflichtaufgabe der Buchhaltung. Sie ist ein geschäftskritischer Prozessschritt, der Cashflow, Compliance und Lieferantenbeziehungen beeinflusst. Fehlerhafte oder ungeprüfte Rechnungen führen schnell zu Doppelzahlungen, unnötigen Rückfragen oder sogar steuerlichen Konsequenzen. Umso wichtiger ist ein klarer, reproduzierbarer Prüfprozess – idealerweise digital unterstützt. Viele mittelständische Unternehmen arbeiten weiterhin mit papierbasierten oder teildigitalen Abläufen, die viel Handarbeit, manuelle Prüfungen und unklare Verantwortlichkeiten bedeuten.
Mit edoc invoice lassen sich diese Prozesse strukturieren, standardisieren und automatisieren – von der formellen Prüfung bis zur finalen Freigabe. Der folgende Artikel zeigt, wie ein solider Prüfprozess aufgebaut ist, welche Risiken häufig unterschätzt werden und wie ein digitaler Workflow den Alltag in der Buchhaltung spürbar entlastet.
Warum Sie Rechnungen überprüfen müssen
Die Pflicht zur Rechnungsprüfung ergibt sich nicht nur aus gesetzlichen Vorgaben. Sie ist vor allem ein Schutzmechanismus – für Liquidität, Compliance und Transparenz. In mittelständischen Organisationen kommt hinzu, dass die Buchhaltung häufig mit knappen Ressourcen arbeitet. Eine unstrukturierte Rechnungsprüfung führt schnell zu Engpässen, Rückfragen oder zu Zahlungen, die eigentlich nicht hätten ausgeführt werden dürfen. Besonders kritisch sind:
- Fehlerhafte Beträge, die bei hohem Rechnungsvolumen leicht übersehen werden.
- Dubletten, die ohne digitale Dublettenprüfung schwer entdeckt werden.
- Rechnungen ohne Bezug zur Bestellung, die möglicherweise unberechtigte Forderungen enthalten.
- Fehlende Pflichtangaben, die den Vorsteuerabzug gefährden.
Ein klar definierter Prüfprozess sorgt dafür, dass Rechnungen korrekt, vollständig und rechtssicher verarbeitet werden. Und er bildet die Grundlage dafür, Skontofristen zuverlässig zu nutzen und durchgängige Transparenz im Purchase-to-Pay Prozess zu schaffen.
Die formelle Rechnungsprüfung
Die formelle Prüfung ist der erste Schritt und gleichzeitig eine der häufigsten Fehlerquellen, wenn sie manuell erfolgt. Sie stellt sicher, dass die Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält und steuerlich korrekt ausgestellt wurde.
In der Praxis bedeutet das:
Die Buchhaltung prüft, ob die Rechnung vollständig ist, ob Name und Anschrift des Lieferanten stimmen und ob die Rechnungsnummer nachvollziehbar und eindeutig ist. Auch der Leistungszeitraum, der Umsatzsteuersatz, die ausgewiesenen Beträge und die Bankverbindung gehören dazu. Bei internationalen Lieferanten kommt die Prüfung der USt-ID hinzu.
Im Mittelstand geschieht diese Prüfung häufig noch am PDF oder am Papierdokument. Das kostet Zeit und birgt das Risiko, dass Ungenauigkeiten übersehen werden. edoc invoice setzt an dieser Stelle an: Das System liest Rechnungsdaten automatisiert aus, prüft Pflichtangaben gegen definierte Regeln und identifiziert Unstimmigkeiten sofort. Die Buchhaltung wird erst dann eingebunden, wenn tatsächlich eine Klärung nötig ist und nicht bei jeder Routineprüfung.
Die sachliche Rechnungsprüfung
Die sachliche Prüfung beantwortet die Frage: Entspricht die abgerechnete Leistung tatsächlich dem, was bestellt und geliefert wurde?
Dieser Schritt setzt eine enge Abstimmung zwischen Buchhaltung, Einkauf und Fachbereich voraus. Gerade im Mittelstand zeigt sich hier oft die größte Verzögerung: Rechnungen liegen in E-Mail-Postfächern, werden weitergeleitet oder bleiben im Tagesgeschäft der Fachbereiche hängen.
Die sachliche Prüfung umfasst:
- den Abgleich zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung
- die Kontrolle von Preisen, Mengen und vereinbarten Rabatten
- die Rückmeldung aus dem Fachbereich zur tatsächlichen Leistungserbringung
Mit einer digitalen Lösung lässt sich dieser Schritt deutlich beschleunigen. Sie führt sämtliche Informationen digital zusammen und zeigt auf einen Blick, wo Abweichungen bestehen. Fachbereiche können Rückfragen direkt im System kommentieren und bestätigen, auch mobil. Dadurch entfällt das Hin und Her per E-Mail und die Buchhaltung erhält eine verbindliche Rückmeldung ohne langen Zeitverlust.
Die inhaltliche Rechnungsprüfung
Sind formelle und sachliche Aspekte geklärt, folgt die inhaltliche Prüfung: die Freigabe durch die verantwortlichen Personen. Hier geht es weniger um einzelne Positionen oder Pflichtangaben, sondern um die Gesamtverantwortung für die Zahlung.
Im Mittelstand arbeiten viele Unternehmen mit gewachsenen Strukturen: Ein Vorgesetzter gibt Rechnungen per E-Mail frei, andere stempeln sie ab oder unterschreiben sie händisch. Die Nachvollziehbarkeit leidet, Rückfragen lassen sich später kaum rekonstruieren und die Prüfung nimmt unnötig viel Zeit in Anspruch.
edoc invoice schafft hier eine klare, transparente Struktur:
- Berechtigungen definieren, wer welche Rechnungen freigeben darf
- Eskalationslogiken stellen sicher, dass Fristen eingehalten werden
- Freigaben werden revisionssicher dokumentiert
- Mobile Freigaben ermöglichen schnelle Entscheidungen im Alltag
Damit entsteht ein einheitlicher, auditfähiger Freigabeprozess, der besonders für die Buchhaltung eine enorme Entlastung bedeutet.
Checkliste zur Prüfung von Eingangsrechnungen
Eine strukturierte Checkliste unterstützt dabei, keine wichtigen Prüfpunkte zu übersehen. Gleichzeitig dient sie als Grundlage für digitale Prüfprozesse in digitalen Tools.
Die 10 wichtigsten Punkte im Überblick:
Sind die Lieferanten- und Unternehmensdaten korrekt?
Ist eine eindeutige Rechnungsnummer vorhanden?
Wurden Rechnungsdatum und Leistungszeitraum angegeben?
Existiert ein eindeutiger Bestellbezug?
Stimmen Mengen und Preise mit Bestellung und Lieferschein überein?
Sind Positionen vollständig und logisch aufgebaut?
Stimmen Summen, Steuerbeträge und Umsatzsteuersatz?
Ist die Bankverbindung korrekt und bekannt?
Sind alle internen Freigaben dokumentiert?
Ist die Rechnung steuerlich gültig und vorsteuerabzugsfähig?
Was passiert bei Fehlern auf der Rechnung?
Fehlerhafte Rechnungen sind im Alltag keine Ausnahme. Häufig fehlen Pflichtangaben, Beträge sind falsch gerundet oder die Rechnung enthält keine Bestellnummer. Auch falsch geschriebene Firmennamen oder unvollständige Lieferzeitpunkte können dazu führen, dass die Rechnung nicht verbucht oder bezahlt werden darf.
Für die Buchhaltung bedeutet das:
- Rückfragen beim Lieferanten
- Warten auf eine Korrektur
- Wiederholung der Prüfung
- Verzögerte Zahlung und ggf. verlorene Skonti
Mit einem automatisierten Workflow werden Fehler früher entdeckt und lassen sich systematisch klären. Unplausible oder fehlende Daten werden automatisch markiert, bevor die Buchhaltung die Rechnung überhaupt sieht. So lassen sich Fehlerquellen minimieren und Klärprozesse beschleunigen, ganz ohne zusätzliche E-Mails oder manuelle Vermerke. Wie der digitale Rechnungsprüfungsprozess genau abläuft und KI in der Rechnungsprüfung unterstützend eingesetzt werden kann, erfahren Sie in unserem Artikel „Digitale Rechnungsprüfung: Automatisiert mit Software & KI“
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Alexandra Skroblin
Content Marketing Managerin
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