15. Juli 2024 | Digitale Transformation , Finanzbuchhaltung
Der Einsatz von KI im Dokumentenmanagement
Inhalte:
KI ist aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Jeder benutzt auf irgendeine Art und Weise Künstliche Intelligenz - sei es im täglichen Leben oder in der Arbeit. Und KI hat auch Einzug in die digitale Dokumentenverwaltung gehalten. Dokumente können automatisiert analysiert sowie klassifiziert werden und es kann schneller und gezielter durch große Datenmengen navigiert werden. Intelligente Suchalgorithmen verbessern die Relevanz der Suchergebnisse im Dokumentenmanagementsystem. Die Verwendung von Natural Language Understanding stellte im Jahr 2023 eine der am häufigsten genutzten KI-Anwendungen in Unternehmen weltweit dar. Über alle Branchen hinweg berichteten 30 Prozent der Befragten, dass in ihrer Organisation NLP verwendet wird*. Dies unterstreicht die zunehmende Bedeutung und Akzeptanz von KI in diesem Bereich.
In diesem Blogartikel beleuchten wir, wie KI die Verarbeitung von Dokumenten verbessert. Wir erklären, welche KI-Technologien eingesetzt werden und zeigen die vielfältigen Vorteile auf, die sie bieten. Zudem werfen wir einen Blick auf konkrete Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Geschäftsprozessen.
KI-basierte Verarbeitung von Dokumenten
Durch den Einsatz von KI, maschinellem Lernen und natürlichen Sprachverarbeitungstechniken werden Dokumente automatisch analysiert, kategorisiert und relevante Informationen extrahiert. Dies geschieht schneller und präziser als das manuelle Bearbeiten und ermöglicht somit die effizientere Handhabung großer Datenmengen. Intelligente Content-Services automatisieren Dokumenten- und Geschäftsprozesse.
Ein zentrales Element der KI-basierten Dokumentenverarbeitung ist die optische Zeichenerkennung (OCR), die gedruckte oder handgeschriebene Texte in digitale Formate umwandelt. Fortgeschrittene OCR-Systeme nutzen KI-Algorithmen, um die Genauigkeit der Texterkennung zu verbessern und sogar Kontextinformationen zu verstehen, was besonders bei der Verarbeitung unstrukturierter Daten hilfreich ist.
Welche KI-Arten werden im Dokumentenmanagement verwendet?
Die zunehmende Einbindung von künstlicher Intelligenz hat signifikante Auswirkungen, insbesondere im Zusammenhang mit der Verwendung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Mithilfe von KI-Technologien können die Systeme Dokumente effektiver erfassen, einordnen und auswerten. Funktionen, die auf KI basieren, wie Inhaltsanalysen oder automatische Texterkennung, ermöglichen eine präzisere Identifizierung von Dokumenten und Daten. Dadurch können Anwender schneller und umfassender auf die benötigten Informationen zugreifen.
Die häufigsten Arten von Künstlicher Intelligenz im Dokumentenmanagement sind:
Dokumente werden eingescannt oder hochgeladen, um digitale Kopien zu erstellen.
Die OCR-Technologie wandelt gedruckte oder handgeschriebene Texte in maschinenlesbare Formate um. Hier kommen maschinelle Lernalgorithmen ins Spiel, um die Erkennungsrate kontinuierlich zu verbessern.
NLP-Algorithmen analysieren den Text, um semantische Zusammenhänge zu verstehen und relevante Informationen zu extrahieren. Dies ermöglicht die automatische Kategorisierung und Indexierung von Dokumenten.
Durch die Analyse von Mustererkennungen in großen Datensätzen lernt die KI kontinuierlich dazu und verbessert ihre Fähigkeiten bei der Dokumentenverarbeitung. Beispielsweise kann aus Korrekturen gelernt und Anomalien erkannt werden.
Die KI integriert sich in bestehende Workflows und automatisiert Routineaufgaben wie das Sortieren, Taggen und Archivieren von Dokumenten.
Vorteile der Verwendung von Künstlicher Intelligenz
Zeitersparnis
Durch die Automatisierung werden Routineaufgaben wie Dateneingabe und -verarbeitung beschleunigt.
Fehlerreduktion
Fehler in manuellen Prozessen werden verringert und die Genauigkeit der Datenverarbeitung erhöht.
Kostensenkung
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Kosten gesenkt und die Effizienz gesteigert werden.
Skalierbarkeit
KI-Lösungen können problemlos an wachsende Datenmengen angepasst werden, ohne dass zusätzliche Ressourcen benötigt werden.
Echtzeit-Analyse
Dokumente können in Echtzeit analysiert werden, was zu schnelleren Entscheidungen führt und die Reaktionszeit auf Veränderungen unterstützt.
Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen wird verbessert.
Kundenerfahrung
Durch eine schnelle und präzise Verarbeitung von Dokumenten können Kunden schneller und effektiver bedient werden.
Sicherheit und Compliance
KI kann helfen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Darüber hinaus bieten sie erweiterte Sicherheitsfunktionen wie automatisierte Zugriffskontrollen und Anomalieerkennung.
Bei welchen Prozessen kann KI unterstützen?
Die Integration von KI kann eine Vielzahl von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen unterstützen. Zentrale Prozesse sind unter anderem die Dokumentenerfassung, Datenextraktion, Vertragsmanagement, Support und Prozessautomatisierung.
Dokumentenerfassung
KI-Technologien ermöglichen die automatisierte Erfassung von eingehenden Dokumenten durch optische Zeichenerkennung (OCR) für gedruckte Texte und intelligente Bildverarbeitung für handgeschriebene Notizen. KI-Algorithmen analysieren und kategorisieren dann diese Dokumente basierend auf ihrem Inhalt und ihren Metadaten. Diese in Kategorien sortierten Dokumente können Mitarbeitende schneller finden, darauf zugreifen und damit arbeiten.
Datenextraktion
Mithilfe natürlicher Sprachverarbeitungstechnologien (NLP) werden relevante Informationen aus Dokumenten extrahieren, wie beispielsweise Namen, Daten, Positionen, Beträge und andere spezifische Datenpunkte. Diese Informationen werden dann automatisch indexiert, wodurch die Dokumentensuche und die Abrufbarkeit der Dokumente erheblich verbessert wird.
Beispiel: Dokumentenerfassung und Datenextraktion in edoc invoice
Vertragsmanagement
Im Vertragsmanagement unterstützt KI durch die automatisierte Analyse von Verträgen. Verträge werden auf bestimmte Klauseln, Fristen und Bedingungen hin untersucht, um Risiken zu identifizieren und Compliance sicherzustellen. Zudem kann man mit KI-Systemen Vertragsfristen und Meilensteine überwachen und sich rechtzeitig Erinnerungen senden lassen, um Vertragsverletzungen zu vermeiden.
Beispiel: Vertragsmanagement und der d.velop pilot
Support
Durch automatisierte Dokumentation sowie die Nutzung von Chatbots und virtuellen Assistenten wird der Kundenservice unterstützt. Diese Technologien analysieren und bearbeiten Kundenanfragen in Echtzeit, um häufig gestellte Fragen zu beantworten. Sie können auch relevante Informationen aus Dokumenten abrufen oder entsprechende Dokumente bereitstellen.
Prozessautomatisierung
In der Prozessautomatisierung analysiert KI bestehende Geschäftsprozesse, um Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen. Sie kann wiederholbare, regelbasierte Aufgaben wie Datenmigration oder Formularbearbeitung übernehmen.
Dokumentenerfassung und Datenextraktion in edoc invoice
Digitale Prozesse erhöhen die Effizienz und die Genauigkeit in der Verarbeitung von Eingangsrechnungen erheblich. Vor allem innovative Technologien im Bereich der Dokumentenerfassung und Datenextraktion spielen dabei eine wichtige Rolle.
In edoc invoice sind Technologien zur Dokumentenerfassung und Datenextraktion mit Hilfe von fortschrittlicher KI und maschinellen Lernfähigkeiten integriert, die speziell für die Verarbeitung und Analyse von Dokumenten entwickelt wurden. Dadurch wird die präzise Extraktion von Text, Struktur und Schlüsseldaten aus einer Vielzahl von Dokumentenformaten ermöglicht. In edoc invoice kommen diese modernen Technologien zum Einsatz, um die Rechnungsverarbeitung effizienter und präziser zu machen.
Eine zentrale Funktion ist die Fähigkeit zur automatischen Mustererkennung in Textdaten und die Extraktion relevanter Informationen. Dank fortschrittlicher Natural Language Processing (NLP)-Techniken kann das System wesentliche Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, -datum und -betrag auslesen, ohne auf vorgegebene Regelsätze oder Schlüsselwörter angewiesen zu sein. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
Auch die Zuweisung von Kostenstellen und Kontierungen werden durch entsprechende, automatisierte Workflows beschleunigt. Dies führt zu einer schnelleren und fehlerfreien Verarbeitung der Rechnungen, da die manuelle Bearbeitung auf ein Minimum reduziert wird.
KI und KI-Algorithmen sind aus der modernen Rechnungsverarbeitung nicht mehr wegzudenken und bieten durch die Automatisierung und Optimierung verschiedener Prozessschritte erhebliche Vorteile. Zum Beispiel erleichtert eine automatisierte Rechnungsprüfung, bei der KI-Technologien Rechnungen auf Fehler und Unstimmigkeiten prüfen, den Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen und stellt sicher, dass alle Dokumente korrekt und konsistent sind.
Vertragsmanagement und der d.velop pilot 2.0
Die Verwaltung von Verträgen wird durch den Einsatz von KI maßgeblich beschleunigt. Der d.velop pilot 2.0 in d.velop documents ermöglicht es, Vertragsdokumente effizient und intelligent zu verwalten. Mithilfe modernster KI-Technologie werden Dokumente automatisch analysiert und Zusammenfassungen erstellt. Intelligente Kontextinformationen wie Absenderdetails und Kurzzusammenfassungen werden automatisch generiert. Large Language Models (LLM) ermöglichen es, natürliche Spracheingaben zu interpretieren und in Aktionen umzusetzen, wodurch die Arbeit mit Dokumenten erleichtert wird.
Eine besondere Funktion ist der intelligente Chat, der es erlaubt, in natürlicher Sprache Fragen zu Dokumenten zu stellen. So erhalten Nutzer in Echtzeit Antworten auf komplexe Fragen, wie Vertragsfristen oder Laufzeiten, ohne zeitaufwendige Suche in den umfangreichen Verträgen. Das Chat-Widget bietet eine bequeme Möglichkeit, schnell und einfach wichtige Informationen zu erhalten.
Dokumente manuell zu lesen, gehört bald der Vergangenheit an. Mit d.velop pilot 2.0 wird das Vertragsmanagement durch automatische Zusammenfassungen und gezielte Abfragen per Chat effizienter und zeitsparender gestaltet.
Fazit
Angesichts des weiter zunehmenden Einsatzes von KI im Dokumentenmanagement, ist klar, dass diese Technologien eine zentrale Rolle in der Zukunft der Dokumentenverwaltung spielen werden. Durch Künstlicher Intelligenz können Geschäftsprozesse erheblich beschleunigt und die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens optimiert werden. Techniken wie optische Zeichenerkennung (OCR), natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und maschinelles Lernen ermöglichen eine präzisere und schnellere Datenverarbeitung, reduzieren manuelle Fehler und steigern die Effizienz. Insbesondere die automatische Datenextraktion und die Integration in bestehende Workflows tragen zu einer optimierten Dokumentenverwaltung bei.
Anwendungen wie edoc invoice und d.velop pilot 2.0 verdeutlichen, wie KI in der Praxis erfolgreich im Dokumenten- und Vertragsmanagement eingesetzt werden kann.
*Quellenangabe: de.statista.com/statistik/daten/studie/1248568/umfrage/ki-anwendung-in-standard-geschaeftsprozessen-nach-branche/
Wir sind persönlich für Sie da!
Alexandra Skroblin
Content Marketing Managerin
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Alexandra
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