Dokumentenmanagement erfolgreich einführen

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Warum digitales Dokumentenmanagement heute unverzichtbar ist

Unternehmen stehen heute vor einer stetig wachsenden Informations- und Dokumentenflut: Rechnungen, Verträge, E-Mails, Projektunterlagen. Dazu kommen in vielen Unternehmen papierbasierte Prozesse, verteilte Dateiablagen, schwer auffindbare Informationen oder unklare Zuständigkeiten. Ohne ein strukturiertes System zur Verwaltung dieser Daten geht wertvolle Zeit beim Suchen verloren, Prozesse stocken, Compliance-Anforderungen sind schwer zu erfüllen und die IT-Abteilung kämpft mit immer komplexeren Anforderungen.

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft Ordnung, macht Informationen zentral verfügbar und bildet die Basis für digitale Workflows und Prozesse. Doch die Einführung ist kein Selbstläufer. Die DMS-Einführung ist ein Projekt, das Planung und Struktur braucht. Unternehmen müssen Anforderungen definieren und die Mitarbeitenden einbinden, bevor das System Schritt für Schritt eingeführt wird.

Viele IT-Abteilungen arbeiten bereits am Limit. Die Einführung selbst ist ein zeitlich begrenztes IT-Projekt mit klarer Planung, aber die laufende Betreuung des Systems erfordert dauerhaft Ressourcen für Updates, Support und Betrieb. Genau hier können Managed Services später entlasten: Sie übernehmen die technische Verantwortung, wenn interne Kapazitäten fehlen.

Vorbereitung: Ziele und Anforderungen definieren

Vor der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements ist eine gründliche Analyse notwendig. Nur wenn Ziele und Anforderungen genau definiert sind, bringt das Dokumentenmanagementsystem den gewünschten Nutzen.

Strategische Ziele definieren

Überlegen Sie, warum Sie Ihr Dokumentenmanagement digitalisieren wollen:

Soll die Suche nach Dokumenten schneller und effizienter werden?
Geht es um die revisionssichere Archivierung und die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben?
Sollen Prozesse wie die Rechnungsprüfung oder Vertragsfreigabe digitalisiert werden?
Steht die standortübergreifende Zusammenarbeit im Fokus?

Diese Zieldefinition bildet die Grundlage für den Projektumfang und die Priorisierung einzelner Funktionen.

Anforderungen an das System erfassen

Neben den strategischen Zielen sollten auch technische und organisatorische Anforderungen klar dokumentiert werden:

Eingangsrechnungen, Verträge, Personalakten oder Projektdokumente – welche Dokumente sollen zuerst digitalisiert werden?
Wer arbeitet täglich mit dem System, wer nur gelegentlich? Unterschiedliche Nutzergruppen haben unterschiedliche Anforderungen an Usability und Zugriffsrechte.
Gibt es gesetzliche Anforderungen (z. B. revisionssichere Archivierung)? Datenschutz, GoBD- oder DSGVO-konforme Archivierung müssen frühzeitig berücksichtigt werden.
Welche Schnittstellen müssen berücksichtigt werden? Ein DMS sollte nahtlos mit ERP-, CRM- oder E-Mail-Systemen zusammenarbeiten.

Ein klar definiertes Ziel- und Anforderungsbild erleichtert die Auswahl des passenden Systems und schafft die notwendige Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Change Management einplanen

Die Einbindung der Mitarbeitenden wird bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems oft unterschätzt. Je klarer der Mehrwert des Systems kommuniziert wird, desto höher die Akzeptanz. Durch Schulungen und praxisnahe Workshops können Vorbehalte abgebaut werden. Dadurch wird auch den Mitarbeitenden der Übergang in den Arbeitsalltag mit dem neuen System erleichtert.

Das passende Dokumentenmanagementsystem auswählen

Ist klar, wohin die Reise geht, stellt sich die Frage nach dem richtigen DMS. Hier entscheidet sich, ob die geplanten Ziele später tatsächlich erreicht werden. Entscheidend ist, dass die Software zu den eigenen Prozessen passt – nicht umgekehrt. Kriterien für die Auswahl sind unter anderem:

Benutzerfreundlichkeit: Ein DMS wird nur dann im Alltag genutzt, wenn die Bedienung intuitiv ist. Mobile Nutzungsmöglichkeiten sind besonders wichtig für Mitarbeitende im Außendienst oder im Homeoffice.

Integration in bestehende Systeme: Das DMS sollte sich nahtlos in bestehende IT-Systeme einfügen, z. B. ERP, CRM oder E-Mail-Programme.

Skalierbarkeit bei steigender Dokumentenzahl: Mit wachsender Dokumentenzahl muss das System problemlos mitwachsen können.

Compliance und Sicherheit: Verschlüsselung, Zugriffsrechte und revisionssichere Archivierung sind unverzichtbar.

DMS-Einführung in 5 Schritten: Von der Planung bis zum Go-Live

Eine klare, strukturierte Vorgehensweise sorgt für eine reibungslose Einführung. Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems lässt sich in mehrere Phasen gliedern:

1. Analyse, Projektplanung und Verantwortlichkeiten klären

Definieren Sie Projektziele, einen Zeitplan mit Meilensteinen, Budget und Verantwortlichkeiten, um eine klare Grundlage für das Projekt zu schaffen. Ein Projektteam mit Vertreter:innen aus IT, Fachabteilungen und ggf. externen Partnern sorgt für eine ganzheitliche Perspektive.

2. Strukturkonzept entwickeln und Workflows definieren

Legen Sie Ablagestrukturen, Berechtigungen und Workflows fest. Ein durchdachtes Konzept und konsistentes Regelwerk vermeidet später Chaos, sorgt für Ordnung und Transparenz und ermöglicht klare Prozesse, z. B. bei Freigaben oder Rechnungsprüfungen.

3. Migration von Dokumenten vorbereiten

Analysieren und bewerten Sie bestehende Dokumentenbestände, bereinigen Sie Altdaten und Dubletten und legen Sie fest, welche Unterlagen ins neue System überführt werden. So verhindern Sie, dass alte Unordnung digitalisiert wird.

4. Mitarbeitende schulen und frühzeitig einbinden

Ein DMS entfaltet seinen Nutzen nur, wenn es akzeptiert wird. Praxisnahe Schulungen, klare Kommunikation und die Möglichkeit für Mitarbeitende, Feedback zu geben, erhöhen die Akzeptanz deutlich.

5. Go-Live und Optimierungen durchführen

Starten Sie mit einer Pilotabteilung, sammeln Sie Feedback und optimieren Sie schrittweise die Workflows und Prozesse. Danach kann die Lösung schrittweise auf weitere Abteilungen ausgerollt werden.

Managed Services: Unterstützung nach der Einführung

Nach erfolgreicher Einführung beginnt der eigentliche Betrieb – und hier zeigt sich, ob interne IT-Ressourcen ausreichen. Gerade kleinere oder mittelständische Unternehmen stoßen bei Wartung, Updates oder Support schnell an ihre Grenzen. Nicht jedes Unternehmen kann diese Aufgaben dauerhaft intern stemmen.

Managed Services bieten hier Entlastung:

Regelmäßige Wartung und Updates sorgen für Sicherheit und Stabilität. Managed Services übernehmen Sicherheits-Updates, Versionswechsel und Systempflege.
Proaktiver Support behebt Probleme, bevor sie den Betrieb beeinträchtigen. Das reduziert Ausfallzeiten und sorgt für stabile Abläufe.
Betriebsunterstützung sorgt für eine dauerhaft zuverlässige Systemverfügbarkeit, ohne dass die internen IT-Teams überlastet werden. Mit Managed Services steht ein Expertenteam bereit, das für einen reibungslosen Betrieb sorgt.

Mit der Unterstützung durch Managed Services bleibt das System technisch auf dem neuesten Stand und für die Anwendenden zuverlässig. Unternehmen können ihre IT auf strategische Vorhaben ausrichten, besser planen und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Externe Spezialisten sichern den reibungslosen Betrieb.

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Ein strategischer Schritt in Richtung digitaler Prozesse

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist ein strategischer Schritt in Richtung digitaler und effizienter Prozesse. Mit klar definierten Zielen und der Auswahl der passenden Software gelingt der Start. Wer die Einführung strukturiert plant und die Mitarbeitenden einbindet, schafft die Grundlage für Akzeptanz und Nutzen im Alltag.

Die Einführung ist nur der erste Schritt. Für einen langfristig zuverlässigen und dauerhaft reibungslosen Betrieb im Alltag sind Managed Services eine wertvolle Ergänzung. Sie kümmern sich um den Betrieb, Support und die Wartung und entlasten so die interne IT-Abteilung nachhaltig, damit sich die Unternehmen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.