30. Juni 2025 | Digitale Transformation
Dokumente digitalisieren: So gelingt der Schritt in die digitale Zukunft
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Das papierlose Büro ist mittlerweile in vielen Unternehmen Realität geworden. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie arbeiten bereits 15 % der deutschen Unternehmen vollständig papierlos – fast doppelt so viele wie noch vor zwei Jahren. Weitere 24 % haben ihren Papieranteil auf etwa ein Viertel reduziert. Trotz dieser Fortschritte laufen bei 20 % der Unternehmen die Büro- und Verwaltungsprozesse noch überwiegend papierbasiert ab.*
Eine der größten Herausforderungen für viele Unternehmen bei der Digitalisierung ist die Anzahl an Dokumentenbeständen, die sich über viele Jahre hinweg angesammelt haben. Denn auch diese müssen nach und nach digitalisiert werden, damit alle digitalen Prozesse reibungslos anlaufen. Oft fehlen hier aber schon die zeitlichen und personellen Ressourcen, um diese riesigen Bestände an Papierdokumenten effizient zu digitalisieren.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie auch Sie Ihre Dokumente erfolgreich digitalisieren können. Der Weg zu einem papierlosen Büro ist nicht nur eine technologische Herausforderung, sondern geht auch mit einem kulturellen Wandel einher. Mit der richtigen Strategie und den passenden Lösungen können Sie diesen Schritt in die digitale Zukunft erfolgreich meistern.
*4 von 10 Unternehmen arbeiten überwiegend papierlos | Presseinformation | Bitkom e. V.
Was versteht man unter der Digitalisierung von Dokumenten?
Dokumente digitalisieren ist mehr als nur das Einscannen von Papierdokumenten. Papierunterlagen sollen nicht nur in ein digitales Format übertragen werden, sondern auch einfach gespeichert, sinnvoll organisiert und durchsucht werden können. Dazu wird der Inhalt eines Dokuments in eine digitale Form überführt, etwa als Bilddatei (z.B. PDF) oder als Textdatei (durch Texterkennung, auch OCR genannt).
Es gibt also einen Unterschied zwischen dem einfachen Scannen und der digitalen Archivierung
- Beim Scannen wird ein Papierdokument in ein Bild umgewandelt, das Bild lässt sich speichern, aber der Inhalt ist nicht durchsuchbar.
- Die digitale Archivierung geht jedoch einen Schritt weiter: Hier werden die gescannten Dokumente nicht nur gespeichert, sondern auch strukturiert abgelegt und mit Metadaten versehen, sodass sie schnell und effizient wieder aufgefunden werden können. Dieser Schritt ist entscheidend, wenn Unternehmen auf eine vollständige digitale Aktenablage und einen papierlosen Workflow umsteigen möchten.
Für die Digitalisierung von Dokumenten wird neben einem guten Dokumentenscanner zusätzlich eine spezielle Software für die Archivierung benötigt. Um Papierdokumente schnell in ein digitales Format zu übertragen, eignen sich für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten bearbeiten müssen, besonders Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug (ADF). Diese Geräte ermöglichen eine schnelle und kontinuierliche Digitalisierung ohne manuelles Eingreifen und verfügen meist über vielfältige Schnittstellen zu diversen Systemen. Zudem bieten moderne Scanner oft zusätzliche Funktionen wie die Texterkennung (OCR), die es ermöglicht, die gescannten Dokumente durchsuchbar zu machen.
Wichtig zu wissen: Dokumente können in verschiedene elektronische Formate digitalisiert werden, PDF ist bisher jedoch eins der gängigsten Formate. Die eingescannten Dokumente werden in der Regel auf einem Unternehmensserver oder in der Cloud gespeichert. Die Digitalisierung endet aber nicht mit dem Scannen und Speichern. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) stellt sicher, dass die Dokumente nicht nur gespeichert, sondern auch effizient organisiert und jederzeit zugänglich sind. Die Wahl der richtigen Software für die Verwaltung und die Archivierung der digitalisierten Dokumente ist entscheidend.
Warum lohnt es sich Dokumente zu digitalisieren?
Die Digitalisierung von Dokumenten bietet Unternehmen eine Reihe von klaren und messbaren Vorteilen:
Papierdokumente müssen nicht mehr in Aktenschränken gesucht oder manuell abgelegt werden. Automatisierte Prozesse und digitale Workflows reduzieren den Zeitaufwand für Dokumentenverwaltung und -archivierung. Die digitalen Versionen sind jederzeit und von jedem Ort aus zugänglich. Insbesondere Mitarbeitende im Homeoffice oder im Außendienst profitieren von diesem ortsunabhängigen Zugriff. Änderungen an Dateien können zentral vorgenommen und sofort für alle berechtigten Nutzer zugänglich gemacht werden.
In einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) werden Dokumente schneller gesucht und gefunden. Die Dokumente werden alle verschlagwortet, so dass die gesuchten Informationen über eine einfache Volltextsuche einfacher gefunden werden können.
Die Lagerung von Papierdokumenten benötigt nicht nur wertvollen Platz, sondern auch Ressourcen für die Verwaltung und Archivierung. Digitalisierte Dokumente hingegen benötigen keine Aktenschränke mehr und die Kosten für Papier, Druck und Lagerung sinken.
Für die Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten gelten strenge Vorschriften. Die digitale, revisionssichere Archivierung muss höchste Sicherheitsstandards erfüllen, damit eine vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.
Papierdokumente in ein digitales Format bringen
1. Scannen
Im ersten Schritt werden die Papierdokumente gescannt, das bedeutet, sie werden in ein digitales Format übertragen. Um große Dokumentenmengen effizient verarbeiten zu können, gibt es spezialisierte Scanner mit automatischen Dokumenteneinzugsfunktionen. Bei sehr großen Dokumentenmengen können auch externe Dienstleister die Digitalisierung der Dokumente übernehmen. Diese Anbieter verfügen über spezialisierte Geräte und Software.
2. Strukturieren
Sobald die Dokumente eingescannt sind, müssen sie unbedingt richtig strukturiert werden, damit man sie später leicht wiederfindet. Dazu werden sie sinnvoll in Kategorien eingeteilt und sorgfältig benannt. Eine durchdachte Ordnerstruktur oder passende Tags, die den Inhalt und die Relevanz der Dokumente widerspiegeln, sorgen dafür, dass die gescannten Dokumente schnell auffindbar sind.
3. Speichern
Zuletzt müssen die gescannten und strukturierten Dokumente sicher gespeichert werden. Hierfür bieten moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) eine zentrale Plattform für die Archivierung. In vielen Branchen und Unternehmensbereichen müssen Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden und sollten im Falle einer Prüfung jederzeit vorgelegt werden können. Hier müssen bei der Dokumentendigitalisierung die gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt werden.
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
Grundsätzlich können die meisten Papierdokumente digitalisiert werden. Besonders in Unternehmen eignen sich bestimmte Dokumente hervorragend für eine Digitalisierung, da sie häufig aufgerufen, bearbeitet und gesetzeskonform archiviert werden müssen. Hier sind einige Beispiele:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Verträge
- Jahresabschlüsse und Bilanzen
- Alle buchhalterischen Dokumente wie Kontoauszüge, Steuererklärungen oder Rechnungsbelege
- Einkaufsbelege und Quittungen
- Personalakten
Die Digitalisierung schreitet in allen Unternehmensbereichen und -branchen voran, und auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sollten dieses Thema strategisch angehen. Neben den oben genannten Dokumenten können auch andere Unterlagen wie Projektberichte, Dokumentationen oder Verwaltungsdokumente problemlos digitalisiert werden.
Gesetzliche Anforderungen an digitalisierte Dokumente
Die Digitalisierung von Dokumenten unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen, für viele Dokumentenarten gibt es Aufbewahrungsfristen. Für das ersetzende Scannen müssen Unternehmen eine Verfahrensdokumentation einführen. Diese Dokumentation beschreibt den gesamten Prozess, von der verwendeten Hardware über alle relevanten Arbeitsabläufe bis hin zu den beteiligten Personen. Es muss klar nachvollziehbar sein, wer, wann, welches Dokument gescannt und bearbeitet hat. Diese Nachvollziehbarkeit ist wichtig, um im Bedarfsfall gegenüber Behörden nachweisen zu können, dass der Digitalisierungsprozess ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Sofern alle Voraussetzungen für das sogenannte „ersetzende Scannen“ erfüllt sind, können die Originalpapierdokumente in der Regel vernichtet werden.
Wichtig: Einige Dokumente dürfen aufgrund gesetzlicher Vorschriften nach der Digitalisierung nicht vernichtet werden und müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden, z.B. Eröffnungsbilanzen, Dokumente mit Wasserzeichen und Zollpapiere.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Sie stellen sicher, dass digitale Dokumente genauso rechtsgültig sind wie Papierdokumente. Zu den zentralen Grundsätzen der GoBD gehören:
- Es muss jederzeit nachvollziehbar sein, wie und wann ein Dokument erstellt, bearbeitet und gespeichert wurde.
- Alle Dokumente müssen wahrheitsgemäß und vollständig erfasst und fortlaufend aufgezeichnet werden.
- Jeder Buchung und jeder Aufzeichnung muss ein eigenes Dokument zugeordnet sein.
- Alle Dokumente müssen korrekt und zeitgerecht erstellt und gespeichert werden.
- Einmal digitalisierte Dokumente dürfen nicht mehr verändert werden, um ihre Integrität und rechtliche Verbindlichkeit zu gewährleisten.
Bei der digitalen Archivierung ist die Unveränderbarkeit der Dokumente besonders wichtig. GoBD-konforme Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und Verwaltungssoftware stellen sicher, dass digitalisierte Dokumente nicht manipuliert werden können und somit die rechtliche Gültigkeit gewahrt bleibt.
Wo werden die digitalisierten Dokumente gespeichert?
Die Digitalisierung von Dokumenten ist nur dann erfolgreich, wenn die digitalen Dokumente korrekt verwaltet, bearbeitet und aufbewahrt werden. Hier ist sowohl das passende System als auch eine rechtskonforme Archivierung entscheidend. Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt nicht nur für eine sichere, sondern auch für eine strukturierte und benutzerfreundliche Verwaltung der Daten.
Folgende drei Kernkomponenten zeichnen ein modernes DMS aus: leistungsfähige Hardware, sichere Software und durchdachte Prozesse. Also ein Scanner, idealerweise mit automatischem Einzug und OCR-Technologie (Optical Character Recognition), der Dokumente schnell in durchsuchbare Dateien umwandelt. Und eine Software, die die höchsten Sicherheitsstandards erfüllt und eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet, sodass Ihre Mitarbeitenden schnell und effizient damit arbeiten können.
Cloud-basierte DMS haben sich als optimale Speicherlösung etabliert. Sie bieten zahlreiche Vorteile, darunter den ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre digitalisierten Dokumente. Die zentrale Speicherung Ihrer digitalisierten Dokumente hat den Vorteil, dass Sie nicht nur den manuellen Aufwand erheblich reduzieren sondern auch Platz sparen – ganz im Gegensatz zu traditionellen Aktenschränken und Aktenordnern. Dokumente können direkt in die Cloud übertragen werden, wodurch der gesamte Prozess der Digitalisierung beschleunigt wird. Besonders praktisch ist der Einsatz von Scannern mit automatischem Papiereinzug, die Belege direkt in das DMS hochladen, ohne dass zusätzliche manuelle Schritte erforderlich sind.
Die Wahl des passenden DMS ist entscheidend. Achten Sie darauf, dass es benutzerfreundlich ist, damit Ihre Mitarbeitenden das System schnell und ohne lange Schulungen nutzen können. Eine automatische Texterkennung und Verschlagwortung sind ebenfalls unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente leicht durchsuchbar sind. Außerdem sollte das DMS mit Ihren bestehenden Systemen, wie ERP-Software oder Office-Anwendungen, kompatibel sein und die Dokumente müssen jederzeit gesetzeskonform und revisionssicher archiviert werden.
Fazit
Der Weg zu einem papierlosen Büro beginnt mit der Auswahl der richtigen Hardware, Software und einer durchdachten Struktur. Papierdokumente lassen sich mit modernen Scannern schnell digitalisieren und ein Dokumentenmanagement-System (DMS) verbessert die Organisation und beschleunigt Prozesse. Die nahtlose Integration in bestehende Systeme sowie die automatisierte Weitergabe an Ihr ERP-System sparen Zeit und sorgen für eine konsistente und revisionssichere Dokumentenverwaltung.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Unternehmen können Platz sparen, Kosten senken und ihre Ressourcen viel effizienter nutzen. Sie haben jederzeit schnellen und sicheren Zugriff auf ihre Dokumente und sind bestens gerüstet, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Mit der richtigen Strategie und den passenden Werkzeugen lässt sich die Digitalisierung von Dokumenten erfolgreich umsetzen.
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Alexandra Skroblin
Content Marketing Managerin
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