E-Invoicing Readiness Check – 11 wichtige Fragen

Ab dem 01.01.2025 müssen Sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, wenn Sie im B2B-Bereich tätig sind. Haben Sie sich mit den relevanten gesetzlichen Vorschriften, wie dem E-Rechnungsgesetz (E-RechG) und der CEN-Norm EN 16931, vertraut gemacht? Brauchen Sie noch Unterstützung bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung?

Bei der elektronischen Rechnungsstellung spielt nicht nur die technische Umsetzung eine wichtige Rolle, sondern auch die sorgfältige Stammdatenpflege. Die Stammdaten umfassen unter anderem Daten der Geschäftspartner, Debitoren- und Kreditorendaten, Materialstammdaten sowie transaktionale Daten. Fehler in diesem Bereich können erhebliche Probleme verursachen!

Ihre Software muss in der Lage sein, E-Rechnungen im richtigen Format (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) zu empfangen und zu verarbeiten. Haben Sie geprüft, ob Ihre bestehende Buchhaltungs- und ERP-Software diese Anforderungen erfüllt? Ist die Integration von Schnittstellen für den automatisierten Empfang und die Verarbeitung der E-Rechnungen möglich? Benötigen Sie vielleicht sogar eine neue Software für die Rechnungsverarbeitung?

E-Invoicing erfordert eine Anpassung Ihrer internen Rechnungsprozesse. Haben Sie sichergestellt, dass Ihre Buchhaltung, der Zahlungsverkehr und das Dokumentenmanagement reibungslos mit digitalen Rechnungen umgehen können? Werden alle relevanten Abteilungen (z.B. Einkauf, Finanzbuchhaltung) in die Umstellung einbezogen?

E-Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Haben Sie eine rechtssichere Archivierungslösung implementiert, die sowohl die langfristige Aufbewahrung als auch die Integrität der Rechnungen gewährleistet?

Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur die IT-Abteilung, sondern auch die Mitarbeiter in der Buchhaltung und im Rechnungswesen. Haben Sie sicherstellt, dass alle relevanten Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und den neuen Prozessen geschult sind? Wissen sie, wie sie E-Rechnungen prüfen und verarbeiten?

Haben Sie einen klaren Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen? Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Pflicht zum Empfang ab 2025, sondern auch mögliche Übergangsregelungen für den elektronischen Rechnungsversand bis 2027? Wissen Sie, welche Fristen für Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftspartner gelten?

Haben Sie Ihre Lieferanten und Geschäftspartner über die Umstellung auf die E-Rechnung informiert? Sind diese ebenfalls in der Lage, Ihnen E-Rechnungen im richtigen Format zu übermitteln? Ein reibungsloser Datenaustausch mit externen Partnern ist entscheidend für den Erfolg der Umstellung.

Haben Sie die Empfangsfunktionalität für E-Rechnungen bereits in einer Testumgebung überprüft? Wurde die Integration mit den relevanten Schnittstellen getestet, um sicherzustellen, dass alle Rechnungsdaten korrekt übertragen und verarbeitet werden?

Falls Ihr Unternehmen auch E-Rechnungen versenden muss, haben Sie die technischen Voraussetzungen dafür geprüft? Nutzen Sie bereits eine Lösung, die den standardisierten Versand von E-Rechnungen ermöglicht? Stellen Sie sicher, dass alle E-Rechnungen gemäß den Anforderungen des Empfängers versendet werden.

Werden Sie regelmäßig über mögliche Änderungen der europäischen Normen (z.B. CEN-Norm EN 16931) informiert und haben Sie einen Plan, um schnell auf Änderungen zu reagieren? Da es laufend neue Entwicklungen und Diskussionen gibt, ist es wichtig, auf dem neuesten Stand zu bleiben.