15. Oktober 2025 | Digitale Transformation
Dokumentenmanagement im Mittelstand: Erfolgreich mit Managed Services
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In vielen mittelständischen Unternehmen fehlt der IT das Personal oder ist nur begrenzt verfügbar. Dadurch wird die Digitalisierung zu einer Herausforderung. Während große Konzerne über eine eigene IT-Abteilung und Budgets für digitale Transformationen verfügen, müssen mittelständische Unternehmen oft mit begrenzten finanziellen Mitteln und wenigen Fachkräften auskommen. Durch diese Personalknappheit kommt die Umsetzung digitaler Projekte häufig nur schleppend voran und wichtige Effizienzgewinne sowie Wettbewerbsvorteile bleiben auf der Strecke.
Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2023 fehlen bei rund 47 % der mittelständischen Unternehmen in Deutschland Fachkräfte im IT-Bereich. Dies ist insbesondere bei der Einführung und dem Betrieb komplexer IT-Lösungen wie Dokumentenmanagement-Systemen ein hemmender Faktor. Managed Services ermöglichen es, dass digitale Prozesse umgesetzt werden, ohne zusätzliche IT-Ressourcen bereitstellen zu müssen. Doch wie genau funktioniert das? Und welche Vorteile bieten Managed Services für den Mittelstand im Bereich Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement als strategischer Erfolgsfaktor
Ordner in Schränken, PDFs auf Netzlaufwerken, Rechnungen per E-Mail – das ist in vielen mittelständischen Unternehmen noch immer der Alltag. Das Problem: Mit dem Wachstum des Unternehmens wächst auch die Menge an Informationen, Daten und Dokumenten. Es wird zunehmend schwierig, den Überblick zu behalten. Verträge, Personalunterlagen, Eingangsrechnungen oder Produktdaten müssen sicher, nachvollziehbar sowie revisionssicher aufbewahrt werden und gleichzeitig schnell auffindbar sein. Papierbasierte oder halb-digitale Lösungen stoßen hier schnell an ihre Grenzen.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bringt Ordnung ins Dokumentenchaos und schafft die Grundlage für die Digitalisierung vieler Prozesse: automatisierte Workflows, digitale Unterschriften und rechtssichere Archivierung.
Die Dokumente werden zentral auf einer Plattform verwaltet, gespeichert und archiviert. Mitarbeitende finden so jederzeit alle benötigten Informationen, unabhängig davon, ob sie im Büro oder remote arbeiten. Dies erleichtert die tägliche Arbeit in vielen Bereichen eines Unternehmens, schafft Ordnung und Transparenz.
In vielen Branchen gibt es gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten, die genau definieren, wie diese gespeichert, bearbeitet und archiviert werden müssen. Mit einem DMS werden Unternehmen diesen Anforderungen gerecht, so dass auch im Falle einer Prüfung durch Finanzbehörden die Dokumentation sicher und nachvollziehbar ist.
Warum viele Mittelständler zögern
Trotz der Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements zögern noch viele mittelständische Unternehmen. Woran liegt das? Häufig erscheint ihnen ein solches Projekt zu komplex, die Kosten sind zu hoch oder es fehlen die benötigten Mitarbeitenden in der IT. Insbesondere für kleinere Unternehmen, die nur über begrenzte IT-Ressourcen verfügen, ist die Einführung und der laufende Betrieb eines DMS ein sehr großer Schritt.
Die IT-Abteilungen vieler Unternehmen betreiben mittlerweile mindestens 10 bis 15 verschiedene Software und Anwendungen – vom ERP-System über die Buchhaltungssoftware bis hin zu spezialisierten Anwendungen für die Produktion. Jede dieser Anwendungen erfordert entsprechendes Know-how und kontinuierliche Wartung, so dass es zunehmend schwerer wird, den reibungslosen Betrieb der unterschiedlichen Systeme zu realisieren.
In der Praxis bedeutet das, dass Administratoren häufig eine Vielzahl von Systemen überwachen und verwalten müssen. Die Herausforderung liegt darin, für all diese Systeme das nötige Know-how und die Ressourcen bereitzustellen. In vielen mittelständischen Unternehmen sind IT-Teams jedoch häufig unterbesetzt, sodass es schwierig wird, die Expertise für jedes einzelne System aufrechtzuerhalten. Ein Unternehmen, das 10 bis 15 verschiedene Anwendungen nutzt, bräuchte theoretisch 10 bis 15 Spezialisten, um alle Systeme effizient zu betreuen. Diese Zahl an Fachkräften ist für die meisten mittelständischen Unternehmen unrealistisch und nicht umsetzbar.
Managed Services übernehmen Betrieb und Wartung
Genau um diese Hürden zu überwinden, bieten Hersteller der eingesetzten Software sogenannte Managed Services an. Dabei wird die Betreuung der Systeme und die Verantwortung für die Betriebsführung an externe, spezialisierte Dienstleister ausgelagert, die sich dann um die Wartung, Sicherheit und den Betrieb der Systeme kümmern.
Statt die eigene IT-Abteilung mit den Routineaufgaben für die kontinuierliche Betreuung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) zusätzlich zu belasten, können Unternehmen auf das Fachwissen und die Infrastruktur eines spezialisierten Anbieters zurückgreifen. Die Anbieter dieser Lösungen betreuen tagtäglich mehrere hundert Kunden und haben daher eine umfassende Erfahrung im Umgang mit den spezifischen Anforderungen der Systeme. Dank dieser Spezialisierung können Fehler schnell identifiziert und behoben werden. Oft können sie schon präventiv eingreifen, bevor die Probleme überhaupt entstehen. Diese proaktive Herangehensweise reduziert die Ausfallzeiten und sorgt für eine kontinuierliche Systemverfügbarkeit.
Für den Mittelstand ist dies eine deutliche Entlastung. Die IT kann sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, während der Managed-Service-Anbieter sich um alles kümmert, was das DMS betrifft. So wird sichergestellt, dass das DMS immer auf dem neuesten Stand ist und den höchsten Sicherheitsstandards entspricht.
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Mit unseren Managed Services investieren Sie nicht nur in Technik, sondern Sie erhalten auch direkten Zugang zu Expertenwissen. Außerdem profitieren Sie von erprobten Prozessen und behalten die Kontrolle über Ihre Systeme, ohne sich selbst um jedes Detail kümmern zu müssen. Wir leisten mit unserem Fachteam das, was eine eigene IT-Abteilung leisten würde. Vom aktuellen Update bis zur kompletten Betreuung.
Vorteile Managed Services
Unternehmen profitieren von einer planbaren Kostenstruktur. Es entfällt die Notwendigkeit, interne IT-Ressourcen für Wartung und Updates bereitzustellen.
Durch die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister haben mittelständische Unternehmen Zugang zu spezialisierten Fachkräften, fundiertem Know-how und fortschrittlichen Technologien, ohne die eigene IT-Abteilung mit zusätzlichen Aufgaben belasten zu müssen.
Die Betreuung wächst mit den Anforderungen des Unternehmens. Egal, ob das Unternehmen wächst oder saisonale Schwankungen auftreten, Managed Services passen sich flexibel an und ermöglichen eine bedarfsgerechte Skalierung.
Alle Systeme werden regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht und Sicherheitslücken schnell geschlossen. Das hilft, gesetzliche Anforderungen und Datenschutzbestimmungen, wie DSGVO, GoBD oder ISO-Zertifizierungen, zuverlässig einzuhalten.
Durch die Auslagerung von IT-Aufgaben können sich Unternehmen auf ihre eigentlichen Geschäftsprozesse konzentrieren, während der Managed-Service-Anbieter die technische Infrastruktur und den Betrieb, Support und die Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems übernimmt.
Die IT-Infrastruktur ist immer auf dem neuesten Stand, um künftigen Anforderungen gerecht zu werden und mit der technischen Entwicklung Schritt zu halten, ohne sich ständig um Software-Updates und Systempflege kümmern zu müssen.
Praxisbeispiel: Digitale Transformation eines mittelständischen Unternehmens
Unternehmensbeschreibung
Ein mittelständischer Hersteller von Maschinenkomponenten mit Sitz in Deutschland, rund 150 Mitarbeitenden und einem vielfältigen Produktportfolio, der sowohl den nationalen als auch den internationalen Markt bedient. In der Vergangenheit waren die Geschäftsprozesse stark auf manuelle Dokumentenabläufe angewiesen, was oft zu ineffizienten Arbeitsabläufen und wiederholten Fehlern führte.
Warum hat sich das Unternehmen für eine Private Cloud und Managed Services entschieden?
Das Unternehmen hatte mit mehreren Herausforderungen gleichzeitig zu kämpfen, die sich überschnitten: Die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten erfolgte größtenteils papierbasiert oder in unsystematischen digitalen Ablagen. Dadurch mussten Dokumente aufwändig gesucht werden, es kam häufig zu Fehlern und Datenschutzverletzungen. Gleichzeitig waren in der IT nur zwei Mitarbeitende beschäftigt, so dass sich keiner um den laufenden Betrieb einer weiteren Softwarelösung kümmern konnte.
Es wurde entschieden, dass das Dokumentenmanagement komplett digitalisiert werden soll, damit Abläufe transparenter werden. Besonders überzeugt hat die Möglichkeit, das Dokumentenmanagement in einer Private Cloud zu betreiben, da dies höchste Sicherheitsstandards mit gleichzeitig flexibler Skalierbarkeit vereint. Ein wichtiger Punkt für die Entscheidung für die Private Cloud und die Betreuung durch Managed Services war, dass von überall auf das System zugegriffen werden kann und dass Experten die IT-Betreuung und Wartung übernehmen.
Was wurde digitalisiert?
Die gesamte Dokumentenverwaltung wurde digitalisiert. Das Unternehmen hat sich entschieden, alle relevanten Dokumente auf einer zentralen, sicheren und leicht zugänglichen Plattform zu speichern. Eingangs- und Ausgangsdokumente, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen sowie Produktionsdokumente und Verträge werden nur noch digital verwaltet. Dadurch wird die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen viel einfacher und die Bearbeitung der Dokumente geht schneller vonstatten.
Welche konkreten Verbesserungen hat das Unternehmen seit der Einführung?
Seit der Einführung des digitalen Dokumentenmanagement, der Private Cloud und der Betreuung durch Managed Services hat das Unternehmen eine deutliche Verbesserung der Arbeitsabläufe festgestellt. Dokumente werden nun schneller verarbeitet und sind jederzeit zugänglich, alles ist zentralisiert und sicher gespeichert. Zudem konnte das Unternehmen die IT-Kosten stabil halten, da keine zusätzlichen Ressourcen für die Wartung und Betreuung der Lösung mehr notwendig sind. Die IT-Abteilung wurde entlastet, sodass sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann und auch bei einem personellen Ausfall ist der Betrieb der Softwarelösung gesichert. Die Lösung hat das Unternehmen in seiner Digitalisierung gestärkt.
Alexandra Skroblin
Content Marketing Managerin
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Alexandra
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