05. September 2025 | Digitale Transformation
Lizenz, Miete, Subscription – der Wandel vom Kauf zur Nutzung
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Die Art und Weise, wie Unternehmen Software beschaffen und nutzen, hat sich in den letzten Jahren spürbar verändert. Früher war der Kauf von unbefristeten Nutzungslizenzen die Regel, heute gewinnen flexible Modelle wie Subscription zunehmend an Bedeutung. Diese Entwicklung ist jedoch nicht nur ein kurzfristiger Trend, sondern eine strategische Neuausrichtung – sowohl auf Anbieterseite als auch bei den Anwenderunternehmen.
Die Gründe dafür liegen unter anderem im technischen Fortschritt, in veränderten Anforderungen an Skalierbarkeit und Agilität sowie in der zunehmenden Verlagerung von IT-Infrastrukturen in die Cloud. Statt hoher Einmalinvestitionen und komplexer Inbetriebnahmen setzen viele Unternehmen auf planbare Kosten, regelmäßige Updates und eine bedarfsorientierte Nutzung. Anbieter wiederum profitieren von stabileren Einnahmemodellen und kürzeren Innovationszyklen.
In diesem Beitrag werfen wir einen strukturierten Blick auf die Unterschiede zwischen Lizenz-, Miet- und Subscription-Modellen und zeigen auf, warum sich der Markt in Richtung Abonnement bewegt.
Klassische Lizenzmodelle: Der Kauf für die Ewigkeit?
Beim klassischen Lizenzmodell erwerben Unternehmen das dauerhafte Nutzungsrecht an einer Software gegen eine einmalige Zahlung. Die Lizenz gilt in der Regel unbefristet – unabhängig davon, ob die Software später noch aktiv genutzt wird oder nicht. Dieses Modell war über viele Jahre hinweg der Standard in der Unternehmens-IT, insbesondere bei lokalen Installationen („On-Premises“).
Die Vorteile liegen aus Sicht vieler Unternehmen auf der Hand: Einmal investiert, gehört die Software zur eigenen IT-Landschaft und kann ohne weitere laufende Lizenzkosten genutzt werden. Gerade für Unternehmen mit stabilen Anforderungen und langfristig geplanten IT-Strukturen kann das Lizenzmodell wirtschaftlich sinnvoll sein.
Allerdings bringt dieses Modell auch ein paar Herausforderungen mit sich. Neben den initial hohen Anschaffungskosten fallen in der Regel separate Wartungs- und Supportgebühren an, häufig in Form eines jährlichen Software-Pflegevertrags. Zusätzlich liegt der Aufwand für Updates, Upgrades und den laufenden Betrieb vollständig beim Unternehmen. Je nach Komplexität der Lösung werden zusätzliche interne Ressourcen oder externe Dienstleister benötigt.
Dazu kommt noch, dass bei einem klassischen Lizenzmodell die Flexibilität begrenzt ist. Eine kurzfristige Skalierung oder das temporäre Hinzubuchen zusätzlicher Nutzer oder Features sind meist nicht ohne Weiteres möglich. Auch technologisch geraten viele On-Premises-Lösungen ohne regelmäßige Aktualisierung schnell ins Hintertreffen, insbesondere im Vergleich zu cloudbasierten Lösungen mit kontinuierlicher Weiterentwicklung. Für viele Unternehmen stellt sich daher zunehmend die Frage, ob sich die langfristige Bindung und der Eigenbetrieb heute noch rechnen – insbesondere im Vergleich zu flexibleren Nutzungsmodellen.
Mietmodelle: Nutzung auf Zeit
Im Gegensatz zum klassischen Lizenzkauf basiert das Mietmodell auf einer zeitlich befristeten Nutzung der Software gegen regelmäßige Zahlungen, meist monatlich oder jährlich. Unternehmen erwerben dabei kein dauerhaftes Nutzungsrecht, sondern erhalten Zugriff auf die Software für die vereinbarte Laufzeit. Technisch handelt es sich häufig weiterhin um On-Premises-Installationen, gelegentlich auch um gehostete Lösungen.
Der Vorteil liegt in der geringeren Anfangsinvestition: Statt hoher Einmalzahlungen entstehen kalkulierbare Betriebskosten, was die Budgetplanung vereinfacht. Für Unternehmen, die flexibel auf sich ändernde Anforderungen reagieren müssen – etwa im Hinblick auf Nutzerzahlen, Funktionsumfang oder Projektlaufzeiten – bietet das Mietmodell mehr Spielraum als der klassische Lizenzkauf.
Allerdings endet das Nutzungsrecht mit Ablauf der Mietdauer. Wenn der Vertrag nicht verlängert wird, muss die Software deinstalliert oder deaktiviert werden. Zusätzlich können höhere Gesamtkosten entstehen, wenn die Software langfristig genutzt wird, ohne dass sich der Bedarf verändert.
Das Mietmodell kann dort sinnvoll sein, wo Projekte zeitlich befristet sind oder Unternehmen zunächst einen Einstieg mit geringem Risiko suchen, etwa bei Pilotphasen oder dem schrittweisen Ausbau digitaler Prozesse.
Subscription-Modelle: Der moderne Standard
Subscription-Modelle – oft auch als Software-as-a-Service (SaaS) bezeichnet – haben sich in den letzten Jahren als Bereitstellungsmodell etabliert. Die Software wird dabei nicht gekauft oder lokal installiert, sondern über einen Anbieter laufend bereitgestellt, meist als Cloud-Service. Die Abrechnung erfolgt nutzungsabhängig, z. B. pro Nutzer, pro Monat oder basierend auf Funktionsumfang.
In der Subscription ist in der Regel alles enthalten: die Nutzung der Software, Updates, Wartung, Support und oft auch der Betrieb in einer sicheren Cloud-Umgebung. Unternehmen haben dadurch einen geringeren internen Administrationsaufwand, Aktualisierungen werden automatisiert eingespielt und die Nutzung der Software bleibt flexibel und skalierbar.
Auch finanziell bringt das Modell Vorteile mit sich, da die laufenden Kosten planbar sind. Das reduziert die Einstiegshürden und erleichtert die Integration neuer Anwendungen und Features, insbesondere in dynamischen Unternehmensumfeldern oder bei wachstumsorientierten IT-Strategien. Durch den oft modularen Aufbau der Software lassen sich Funktionen und Nutzerlizenzen flexibel anpassen, je nach aktuellem Bedarf. Das kommt vor allem Unternehmen entgegen, die ihre ECM- oder P2P-Prozesse schrittweise digitalisieren.
Kritisch hinterfragt wird gelegentlich die langfristige Bindung an den Anbieter und die Abhängigkeit von dessen Servicequalität. Auch sind die Kosten über längere Zeiträume hinweg nicht immer niedriger als bei einem Lizenzkauf. Dafür entfallen jedoch viele der mit dem Eigenbetrieb verbundenen Aufwände.
Das Subscription-Modell zeichnet eine hohe Flexibilität, schnelle Verfügbarkeit und geringere betriebliche Komplexität aus. Es ist daher schon in vielen Unternehmen zur bevorzugten Option geworden, hauptsächlich dort, wo Agilität, Skalierbarkeit und Ressourcenschonung im Vordergrund stehen.
Warum der Trend von Lizenzen zu Subscription geht
Die Verschiebung vom klassischen Lizenzkauf hin zu Subscription- und Abomodellen ist kein Zufall, sondern die Folge mehrerer technischer, wirtschaftlicher und strategischer Entwicklungen. Sowohl Anbieter als auch Anwenderunternehmen haben gute Gründe, diesen Wandel aktiv mitzugestalten – wenn auch mit unterschiedlichen Perspektiven.
Auf Anbieterseite ermöglicht das Subscription-Modell eine deutlich bessere Planbarkeit. Statt einmaliger Lizenzverkäufe sorgen wiederkehrende Einnahmen für stabile Cashflows und eine engere Kundenbindung. Gleichzeitig erlaubt das Modell kürzere Innovationszyklen: Neue Funktionen, Sicherheitsupdates und Performance-Verbesserungen können regelmäßig ausgeliefert und direkt beim Kunden verfügbar gemacht werden, ohne aufwändige Release-Wechsel oder manuelle Upgrades.
Auch aus Kundensicht sprechen viele Argumente für den Wechsel. Die zunehmende Dynamik in Märkten und Organisationen erfordert flexiblere IT-Strukturen. Subscription-Modelle ermöglichen es, neue Softwarelösungen schneller einzuführen, bedarfsgerecht zu skalieren und an veränderte Anforderungen anzupassen, sei es durch zusätzliche Nutzer, Module oder Integrationen. Das senkt die Einstiegshürden und unterstützt agile Arbeitsweisen.
Ein weiterer zentraler Treiber ist die zunehmende Verlagerung von IT-Infrastruktur in die Cloud. Cloudbasierte ECM- und P2P-Lösungen lassen sich im Subscription-Modell deutlich effizienter betreiben als bei einem klassischen Lizenzmodell. Die Verantwortung für Verfügbarkeit, Sicherheit und Wartung liegt beim Anbieter, so dass Unternehmen sich stärker auf ihre Kernprozesse konzentrieren können.
Auch aus Sicht von Einkauf und Finanzwesen bringt der Wechsel Vorteile: Statt großer Vorabinvestitionen entstehen planbare Betriebskosten, die sich leichter budgetieren und intern vertreten lassen. Darüber hinaus sinkt der Abstimmungsaufwand zwischen Abteilungen, da Implementierung, Betrieb und Wartung oft aus einer Hand erfolgen.
Kurz gesagt: Das Subscription-Modell passt besser zu den Anforderungen moderner IT- und Geschäftsstrategien. Es bietet mehr Flexibilität, reduziert interne Aufwände und schafft die Grundlage für kontinuierliche Weiterentwicklung – sowohl technisch als auch organisatorisch.
Auswirkungen auf operative Prozesse und IT-Strategie
Der Wandel hin zu Subscription-Modellen verändert nicht nur die Art der Softwarebereitstellung, sondern hat auch unmittelbare Auswirkungen auf strategische und operative Prozesse in Einkauf, IT und Finanzwesen. Denn mit der Entscheidung für ein bestimmtes Nutzungsmodell gehen neue Anforderungen an Vertragsgestaltung, Kostensteuerung und interne Zusammenarbeit einher.
Einkauf und Vertragsmanagement stehen vor der Aufgabe, nicht mehr primär Einzelkäufe zu verhandeln, sondern laufende Nutzungsverträge zu managen. Subscription-Modelle bedeuten in der Regel kürzere Vertragszyklen, dynamischere Preismodelle und flexiblere Anpassungsmöglichkeiten. Gleichzeitig steigt die Bedeutung von Service Level Agreements (SLAs), Datenschutzvereinbarungen und Kündigungsmodalitäten, insbesondere bei cloudbasierten Lösungen. Eine enge Abstimmung mit IT und Fachabteilungen ist essenziell, um technische Anforderungen und betriebswirtschaftliche Interessen in Einklang zu bringen.
Für die IT verschieben sich die Schwerpunkte vom klassischen Systembetrieb hin zum Service-Management. Anstelle eigener Installationen und Wartungsaufwände stehen Themen wie Integration, Schnittstellenmanagement und Benutzerverwaltung im Vordergrund. Auch das Lizenzmonitoring verändert sich: Statt Lizenzschlüsseln müssen nun aktive Subscriptions und Nutzungsrechte verwaltet und regelmäßig überprüft werden. Gleichzeitig profitieren IT-Teams von standardisierten Updates, automatischer Skalierung und einem geringeren Aufwand für Betrieb und Support.
Im Finanzbereich verändert sich vor allem die Kostenstruktur. Statt großer Einmalinvestitionen entstehen laufende Betriebskosten. Das vereinfacht oft die Budgetplanung und reduziert die Notwendigkeit umfangreicher Investitionsfreigaben. Allerdings steigen die Anforderungen an Kostenkontrolle und Nachvollziehbarkeit: Welche Leistungen sind in der Subscription enthalten? Wie verändern sich die Kosten bei wachsendem Bedarf oder neuen Modulen? Klare interne Regelungen und regelmäßige Auswertungen sind hier entscheidend.
Langfristig ermöglicht der Umstieg auf Abomodelle eine deutlich höhere Flexibilität – nicht nur bei der Softwarenutzung, sondern auch in der strategischen Steuerung von IT- und Digitalisierungsprojekten. Voraussetzung ist jedoch, dass die beteiligten Abteilungen eng zusammenarbeiten und sich auf ein gemeinsames Verständnis von Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungskriterien verständigen.
Fazit: Subscription ist der neue Standard
Die Entwicklung hin zu Subscription-Modellen ist nicht nur ein Markttrend, sondern eine strukturelle Veränderung in der Art und Weise, wie Unternehmenssoftware bereitgestellt, betrieben und abgerechnet wird. Klassische Lizenzmodelle und Mietvarianten verlieren zunehmend an Bedeutung – nicht zuletzt, weil viele Anbieter ihre Lösungen ausschließlich noch im Abonnement anbieten.
Subscription-Modelle bieten klare Vorteile in Bezug auf Skalierbarkeit, Aktualität, Kostentransparenz und Wartungsaufwand. Sie ermöglichen Unternehmen einen schnellen Zugang zu modernen Lösungen, ohne hohe Anfangsinvestitionen oder komplexe Betriebsmodelle. Statt Produktbesitz steht heute die flexible Nutzung im Vordergrund – mit regelmäßigen Updates, planbaren Kosten und einem deutlich geringeren administrativen Aufwand.
Für Unternehmen bedeutet das: Es muss geklärt werden, wie dieser Übergang strategisch begleitet und organisatorisch eingebettet werden kann. Wer frühzeitig die internen Prozesse in Einkauf, IT und Finanzwesen auf die Anforderungen des Subscriptionsmodells ausrichtet, schafft die Grundlage für eine reibungslose Umstellung und profitiert langfristig von mehr Flexibilität, Effizienz und Innovationsfähigkeit. Subscription ist die Basis für zukunftsfähige ECM- und Prozesslösungen.
Alexandra Skroblin
Content Marketing Managerin
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