27. Januar 2025 | Digitale Transformation
Wie Business Process Automation (BPA) die Geräteverwaltung vereinfacht
Inhalte:
Die Automatisierung von Prozessen in Unternehmen gewinnt stetig an Bedeutung. Eine aktuelle Statista-Umfrage* zeigt deutliche Trends: 43 Prozent der befragten Unternehmen nutzen Software zur Dokumenten- und Informationserkennung oder planen diese in der nahen Zukunft einzusetzen. Zusätzlich setzen 38 Prozent der Befragten Workflows für die Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse ein. Künstliche Intelligenz zur Prozessoptimierung wenden bereits 13 Prozent der Unternehmen an. Die Geschäftsprozessautomatisierung sehen viele Unternehmen mittlerweile als Bestandteil der digitalen Transformation. Erfolgreiche Automatisierung führt zu mehr Wettbewerbsfähigkeit und hat eine positive Auswirkung auf das Unternehmenswachstum.
Die Automatisierung bietet vielfältige Vorteile über Dokumentenmanagement und Workflow Management hinaus. Ein praktisches Beispiel ist die automatisierte Geräteverwaltung mittels einer App. Die edoc Inventory App, entwickelt von edoc auf Basis von edoc automate und im eigenen Unternehmen bereits erfolgreich im Einsatz, verbessert die Verwaltung von Unternehmensgeräten durch automatische Identifikation, Zuweisung und Wartung. Dieser Artikel beleuchtet die grundlegenden Vorteile der Prozessautomatisierung. Zusätzlich wird anhand des konkreten Beispiels der edoc inventory app die erfolgreiche Umsetzung automatisierter Geschäftsprozesse gezeigt.
* de.statista.com/statistik/daten/studie/1373604/umfrage/automatisierung-prozesse-in-unternehmen/
Was ist Business Process Automation (BPA)?
Per Definition ist Business Process Automation (BPA) die technologiegestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen. Aber was bedeutet das genau? Unternehmen nutzen Software, um eine breite Palette von zeitaufwändigen Routineaufgaben und sich wiederholenden Prozessen zu automatisieren. Spezielle Softwarelösungen erledigen viele dieser wiederkehrenden Aufgaben ganz ohne menschliches Eingreifen. Dadurch wird die Abhängigkeit von manuellen Eingriffen verringert und Teams können sich auf strategischere Aufgaben und Geschäftsprozesse konzentrieren.
Geschäftsprozesse sind Aktivitäten zum Erreichen bestimmter Unternehmensziele. Oft löst eine erste Handlung einen solchen Prozess und damit eine Reihe vordefinierter Workflow-Schritte aus. Zum Beispiel geht eine Kundenanfrage ein und durchläuft automatisiert alle notwendigen Prüfschritte bis zur Angebotserstellung. Die Prozessautomatisierung selbst zielt darauf ab, nicht nur einzelne, manuelle Aufgaben, sondern den gesamten Geschäftsprozess zu automatisieren. Dabei sollen so viele Komponenten eines Prozesses wie möglich identifiziert und automatisiert werden – von den einzelnen Aufgaben bis hin zu übergreifenden Workflows, die verschiedene Aufgaben miteinander verbinden. Gleichzeitig werden überflüssige, zeitaufwändige Schritte wie lange E-Mail-Ketten und das händische Übertragen von Dokumenten beseitigt. Der Fokus liegt darauf, den gesamten Prozess zu optimieren, Engpässe zu verringern und eine hohe Konsistenz im Unternehmen sicherzustellen. Die Verbesserung einzelner Schritte und des gesamten Arbeitsablaufs macht den Prozess reibungsloser und führt zu schnelleren Abläufen.
BPA, BPM, DPA – was ist der Unterschied?
Business Process Automation (BPA) und Business Process Management (BPM) sind in vielen Unternehmen zwei unterschiedliche Strategien. Während sich BPA auf die Digitalisierung von Arbeitsabläufen konzentriert, fällt unter BPM die Verwaltung dieser Arbeitsabläufe. Eine BPA-Technologie übernimmt also die Automatisierung der Prozesse, während eine BPM-Plattform eine umfassende Architektur bietet, die es Unternehmen ermöglicht, jeden automatisierten Prozess systematisch zu verwalten.
Ein relativ neuer Begriff, der zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die Digitale Prozessautomatisierung (Digital Process Automation, DPA). DPA erweitert die traditionelle BPA, indem sie Automatisierungsstrategien mit der breiteren digitalen Transformation eines Unternehmens verknüpft. Sie optimiert alle Prozesse durchgängig und nutzt technologische Lösungen, um Lücken zwischen einzelnen Automatisierungsinitiativen und den übergeordneten digitalen Zielen eines Unternehmens zu schließen.
Automatisierte Prozesse sind schneller als manuelle Tätigkeiten. Aufgaben werden in einem Bruchteil der Zeit erledigt. Unnötige, zeitaufwändige Schritte werden übernommen, so dass sich der gesamte Arbeitsablauf beschleunigt. Mitarbeiter haben wieder wertvolle Kapazitäten frei und können sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
Geschäftsprozessautomatisierung verringert das Risiko menschlicher Fehler, die bei manuellen Prozessen häufig auftreten. Durch standardisierte Abläufe und die präzise Ausführung wird die Fehlerquote drastisch gesenkt. Dies führt zu konsistenteren und zuverlässigeren Ergebnissen sowie einer höheren Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Der Wegfall manueller Arbeit und die effizientere Nutzung von Ressourcen senken die Betriebskosten. Automatisierte Systeme führen sich wiederholende Aufgaben schneller aus und minimieren unnötige Fehler, die teuer zu beheben wären. Dies führt zu einer gleichmäßigeren Qualität und geringeren Fehlerquoten. Die langfristigen Einsparungen können reinvestiert werden, um das Wachstum zu fördern.
Durch automatisierte Systeme haben Unternehmen jederzeit Zugang zu aktuellen und detaillierten Daten. Echtzeit-Tracking ermöglicht eine präzise Überwachung von Prozessen und Ergebnissen. Dies führt zu einer besseren Entscheidungsfindung und einer effizienteren Steuerung der Abläufe.
Gleichzeitig führt die Standardisierung der Prozesse dazu, dass Arbeitsabläufe klarer und einfacher zu verwalten sind. Standardisierte Prozesse lassen sich auch einfacher skalieren, was für wachstumsorientierte Unternehmen von großem Vorteil ist.
Automatisierte Prozesse stellen sicher, dass alle gesetzlichen und internen Vorgaben eingehalten werden. Sie minimieren das Risiko von Verstößen und ermöglichen eine lückenlose Dokumentation. Dadurch wird nicht nur die rechtliche Sicherheit erhöht, sondern auch das Vertrauen der Kunden gestärkt.
edoc automate als Automatisierungslösung
edoc automate ist ein Workflow- und Prozessmanagement Tool, mit dem sich wiederholende individuelle Arbeitsabläufe schnell und einfach optimieren und automatisieren lassen. Es funktioniert wie ein digitaler Werkzeugkasten. Mit nur wenigen Klicks werden digitale Workflows und Apps für alltägliche Routineaufgaben erstellt. Formulare und Dialoge für die Apps können ohne tiefgehende Programmierkenntnisse gestaltet werden. So können zum Beispiel auch technisch versierte Mitarbeitende aus den jeweiligen Fachbereichen mit Hilfe der No-Code/Low-Code Plattformen Lösungen umsetzen und Workflows sowie Prozesse selbstständig modellieren. Das Ergebnis sind benutzerfreundliche Anwendungen, die genau auf die Abläufe im Fachbereich zugeschnitten sind.
edoc hat bereits zahlreiche Anwendungen erfolgreich umgesetzt. Ein Beispiel ist die unternehmensinterne, digitale Inventarliste. Diese App verwaltet und organisiert sämtliche inventarisierten Materialien und Geräte. Wichtige Details und Informationen zu technischen Geräten wie Notebooks aber auch Mobiliar werden erfasst und dokumentiert. Dazu gehören Seriennummern und Prüfintervalle nach der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), die jederzeit in der App eingesehen werden können. Die App nutzt die Funktionen von edoc automate, um den gesamten Verwaltungsprozess von Unternehmensgeräten zu optimieren – von der ersten Erfassung über die Zuweisung bis hin zur regelmäßigen Wartung.
Mit der digitalen Inventarliste ist es uns gelungen, die Geräteverwaltung zu optimieren – von der ersten Erfassung über die Zuweisung bis hin zur regelmäßigen Wartung. Seriennummern und Prüfintervalle sind übersichtlich für jedes inventarisierte Gerät und Mobiliar hinterlegt.
Martin Weller, Solution Evangelist bei edoc
Digitale Inventarliste als App - eine edoc unternehmensinterne Umsetzung
Die Inventory App ist eine leistungsstarke Lösung zur Verwaltung von Unternehmensgeräten, die auf der Basis von edoc automate entwickelt wurde. Sie ermöglicht die eindeutige Identifizierung von Geräten durch die Verwendung von Barcodes. Jedes Gerät, sei es ein Notebook, PC, Smartphone oder sogar Mobiliar, wird mit einem speziellen Inventaraufkleber versehen, der eine eindeutige Inventarnummer sowie einen scannbaren Barcode enthält.
Funktionen der Inventory App:
- Eindeutige Identifizierung: Jedes Gerät kann schnell und zuverlässig durch Scannen des Barcodes identifiziert werden. Dies reduziert Fehler und beschleunigt den Verwaltungsprozess.
- Zuweisung an Mitarbeiter: Die App ermöglicht es, Geräte bestimmten Mitarbeitern zuzuordnen. So können IT-Administratoren und die jeweiligen Nutzer jederzeit einsehen, welches Gerät wem zugeordnet ist und seit wann.
- Detailinformationen: Nutzer können umfassende Informationen zu den Geräten abrufen. Neben der Seriennummer können Nutzer auf Daten zur Konfiguration und Ausstattung zugreifen. So kann jederzeit der aktuelle Zustand und die Ausstattung des Geräts eingesehen werden.
- Prüfintervalle: Die App bietet Informationen zu Prüfintervallen gemäß der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Dadurch können Prüfverfahren und Wartungen rechtzeitig geplant werden. So wird keine regelmäßige Prüfungen mehr versäumt.
- Benutzerfreundlichkeit: Sowohl für die IT-Administration als auch für die Mitarbeiter ist die App intuitiv und einfach zu bedienen, was die Verwaltung von Geräten erheblich erleichtert. Dank der benutzerfreundlichen Bedienoberfläche kann die Geräteverwaltung auch von nicht-technischen Nutzern problemlos durchgeführt werden. Dies führt zu einer schnelleren Einarbeitung und einer insgesamt höheren Akzeptanz der Software im Unternehmen.
Insgesamt trägt die Inventar App dazu bei, die Transparenz und Effizienz in der Geräteverwaltung zu erhöhen und sicherzustellen, dass alle Geräte ordnungsgemäß erfasst und verwaltet werden. Mit der App ist es edoc gelungen, die Geräteverwaltung zu optimieren, Ressourcen besser zu nutzen und Fehler zu minimieren.
Darstellung der zu prüfenden Geräte gemäß Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
Warum Unternehmen auf Business Process Automation setzen sollten
Die Geschäftsprozessautomatisierung eröffnet kleinen wie großen Unternehmen gleichermaßen die Möglichkeit, problematische oder ineffiziente Prozesse zu automatisieren. Die Entwicklung der letzten Jahre zeigt einen deutlichen Rückgang bei den Kosten, während sich gleichzeitig die Bedienung vereinfachte. Dies ermöglicht heute allen Unternehmen einen einfachen Zugang zur Prozessautomatisierung - auch ohne technisch versierte Mitarbeiter oder Programmierer. Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit, Produktivität, Leistung und Kostenreduzierung sind starke Argumente für die Einführung einer Lösung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Sie wollen mehr erfahren? Wir sind persönlich für Sie da!
Martin Weller
Solution Evangelist
Keine Kommentare
Caroline
Alexandra
Posten Sie einen Kommentar