14. November 2024 | HR & Organisation
Mobiles Arbeiten - so funktioniert ortsunabhängiges und produktives Arbeiten in Buchhaltung und Einkauf
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Mobiles Arbeiten hat sich in vielen Branchen und Abteilungen bereits etabliert und wird in immer mehr Unternehmen erfolgreich als Arbeitsform angeboten. Doch was genau bedeutet „mobiles Arbeiten“? Es beschreibt die Möglichkeit, berufliche Aufgaben nicht nur im Büro, sondern auch von verschiedenen Orten aus zu erledigen – sei es von zu Hause, im Café oder in der Bahn. Auch in den Bereichen Buchhaltung und Einkauf eröffnet dies neue Chancen, Prozesse effizienter und flexibler zu gestalten. Doch wie funktioniert mobiles Arbeiten in diesen Abteilungen?
In der Buchhaltung und im Einkauf bieten mobile Lösungen die Möglichkeit, anfallende Aufgaben wie Eingangsrechnungsprüfungen oder Bestellfreigaben direkt von unterwegs zu erledigen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mobiles Arbeiten in der Buchhaltung und im Einkauf erfolgreich umsetzen können, welche Vorteile es bietet und wie Sie die richtigen Tools für Ihr Unternehmen auswählen.
Was bedeutet mobiles Arbeiten in der Buchhaltung und im Einkauf?
Mobiles Arbeiten (Remote Work, Mobile Office) in der Buchhaltung und im Einkauf bedeutet, dass Mitarbeitende ihre täglichen Aufgaben nicht nur im Büro, sondern auch von anderen Orten aus erledigen können – etwa von zu Hause oder unterwegs. Es ist eine Form des ortsunabhängigen Arbeitens, bei der Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern selbst festlegen, von wo aus sie arbeiten, z. B. im Homeoffice oder in einem Coworking-Space. Dabei kommen digitale Tools und cloudbasierte Systeme zum Einsatz, die den Zugriff auf Daten und Dokumente auch außerhalb des Unternehmensnetzwerks ermöglichen.
Zwar gelten für das mobile Arbeiten an sich keine eigenen gesetzlichen Regelungen, trotzdem unterliegt die Remote Arbeit sowohl dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) als auch dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle relevanten Compliance-Vorgaben wie Datenschutz, Arbeitsschutz, Versicherungsschutz und Aufbewahrungspflichten beachtet werden. Daher sollten für das mobile Arbeiten im Vorfeld Regeln und Abläufe definiert werden. Sinnvoll ist es hier, einen schriftlichen Zusatz zum Arbeitsvertrag abzuschließen, falls noch kein Passus zum mobilen Arbeiten oder Homeoffice enthalten ist.
In der Buchhaltung kann so die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, die Prüfung und Freigabe von Zahlungen sowie das Dokumentenmanagement über mobile Geräte wie Notebooks, Smartphones oder Tablets erfolgen. Mitarbeitende müssen nicht mehr physisch an ihrem Schreibtisch sitzen, um diese Aufgaben zu erledigen, sondern können überall auf Dokumente und Daten zugreifen.
Im Einkauf ermöglichen digitale Arbeitsplätze die Bearbeitung von Bestellanforderungen, die Genehmigung von Bestellungen und die Kommunikation mit Lieferanten flexibel und jederzeit von unterwegs. Die Mitarbeitenden im Einkauf können Bestellungen direkt über ihre mobilen Endgeräte erstellen oder freigeben, ohne auf den PC im Büro angewiesen zu sein. Auch hier sind mobile Apps und E-Procurement-Systeme entscheidend, um einen kontinuierlichen Arbeitsfluss unabhängig vom Standort sicherzustellen.
Für beide Abteilungen gilt: Die eingesetzten Lösungen müssen es ermöglichen, dass alle relevanten Informationen jederzeit und überall verfügbar sind, ohne die Sicherheit oder Integrität der Daten zu gefährden. Dies erfordert eine hohe Flexibilität der eingesetzten Software, eine zuverlässige technische Infrastruktur und eine sichere und schnelle Datenverarbeitung.
Mobiles Arbeiten in der Buchhaltung – Prüfen und freigeben von unterwegs
Durch mobile, digitale Arbeitsplätze in der Buchhaltung wird den Mitarbeitenden ermöglicht, dass sie die täglichen Aufgaben wie die Eingangsrechnungsprüfung, das Buchen von Rechnungen und das Freigeben von Zahlungen direkt von mobilen Geräten, z.B. einem Notebook, aus erledigen können. Besonders Mitarbeitende mit familiären Verpflichtungen, wie zum Beispiel Eltern mit kleinen Kindern, profitieren von der Flexibilität, ihre Aufgaben dann zu erledigen, wenn es in ihren Tagesablauf passt. Auch für Personen, die regelmäßig Termine oder Außendienstaufgaben wahrnehmen müssen, ermöglicht mobiles Arbeiten, dass sie ihre Arbeit nahtlos weiterführen können, ohne einen ganzen Tag im Büro verbringen zu müssen.
Eingangsrechnungen mobil prüfen und freigeben
Mitarbeitende können Eingangsrechnungen sofort nach ihrem Eingang auf mobilen Geräten überprüfen. Digitale Workflows ermöglichen es, die Rechnungen nach festgelegten Kriterien automatisch zu kategorisieren und zu prüfen, etwa ob die Rechnungsbeträge mit den Bestellungen übereinstimmen. Diese Prozesse laufen unabhängig vom Standort ab – das bedeutet, dass Rechnungen auch dann geprüft und freigegeben werden können, wenn der zuständige Mitarbeitende nicht im Büro ist. Über Cloud-Lösungen lässt sich die Freigabe direkt erteilen, wodurch Verzögerungen vermieden werden.
Automatisierung spielt eine zentrale Rolle für das mobile Arbeiten in Finanzabteilungen. Durch die Integration von Softwarelösungen wie Buchhaltungs- oder ECM-Systemen lassen sich wiederkehrende Aufgaben wie die Verbuchung von Rechnungen, das Abgleichen von Zahlungsein- und -ausgängen oder die Kontrolle von Salden automatisieren. Diese Prozesse laufen mobil, sodass Mitarbeitende nicht an ihren Büroschreibtisch gebunden sind, um die notwendigen Buchungen vorzunehmen oder Reports zu erstellen. Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Schritte übersehen werden.
Vorteile für Mitarbeitende in Finanzabteilungen
Der größte Vorteil des mobilen Arbeitens in der Buchhaltung liegt in der Zeitersparnis und der Flexibilität. Aufgaben können direkt von unterwegs und in Echtzeit erledigt werden, es kann jederzeit schnell auf Dokumente und Daten zugegriffen werden. Mitarbeitende müssen weniger Zeit für Fahrten ins Büro oder das Warten auf Genehmigungen aufwenden. Gleichzeitig werden Fehler durch manuelle Eingaben reduziert, da digitale Lösungen viele Arbeitsschritte automatisch abgleichen. Das ermöglicht eine höhere Genauigkeit und gibt den Mitarbeitenden mehr Kontrolle über ihre Arbeit, unabhängig davon, wo sie sich befinden.
Mobiles Arbeiten im Einkauf – flexibel bestellen, mobil kommunizieren
Bestellprozesse können in Remote-Arbeit schnell und flexibel abgewickelt werden. Das Einkaufsteam ist nicht mehr darauf angewiesen, täglich im Büro zu sein, um Bestellungen zu erstellen, zu genehmigen oder mit Lieferanten zu verhandeln. Dies spart sehr viel Zeit und stellt sicher, dass wichtige Entscheidungen auch außerhalb des Büros getroffen werden können.
Bestellprozesse und Genehmigungen mobil durchführen
Durch E-Procurement-Lösungen können Mitarbeitende neue Bestellanforderungen direkt über ihre Notebooks erstellen und genehmigen. Produkte und Lieferanten werden direkt in der Software ausgewählt, Preise verglichen und Bestellungen aufgegeben. Die Genehmigung der Bestellungen erfolgen ebenfalls mobil, sodass Einkäufer und Abteilungsleiter nicht auf die Büroanwesenheit von Genehmigungsberechtigten angewiesen sind. In Urlaubs- oder Krankheitszeiten können Bestellungen durch vertretende Personen weiterhin schnell bearbeitet werden, da diese transparent im System hinterlegt sind. Durch die bessere Übersicht über offene Bestellungen und Liefertermine, wird das Risikomanagement im Einkauf deutlich verbessert.
Zusätzlich bleiben Sie auch unterwegs mit Ihren Lieferanten in Kontakt. Über Cloud-Software oder Kommunikationsplattformen können Angebote eingeholt, Auftragsbestätigungen überprüft und Liefertermine koordiniert werden. Die direkte Kommunikation sorgt dafür, dass Missverständnisse vermieden werden und Entscheidungen schnell getroffen werden können, ohne auf den nächsten Bürotag warten zu müssen.
Vorteile für den Einkauf
Der Hauptvorteil des mobilen Arbeitens im Einkauf liegt in der Echtzeit-Überwachung der Bestellprozesse. Einkäufer können jederzeit den Status von Bestellungen überprüfen, Lieferanten kontaktieren oder nötige Anpassungen vornehmen – ohne an ihren Arbeitsplatz gebunden zu sein. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit des Einkaufsteams. Die Möglichkeit, Aufgaben sofort zu erledigen, verhindert unnötige Verzögerungen und hält den Arbeitsfluss kontinuierlich.
Die richtige Lösung für mobiles Arbeiten
Um Remote Arbeit in Finanz- und Einkaufsabteilungen einzuführen, braucht man zuerst die richtige Softwarelösung, die den gewünschten Nutzen erzielt und die Effizienz der Prozesse steigert. Dabei sollten Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Lösung ihren spezifischen Anforderungen gerecht wird.
Was Unternehmen bei der Auswahl der Softwarelösung beachten sollten
Die Wahl der richtigen Softwarelösung sollte nicht nur auf den Funktionsumfang, sondern auch auf die Integrationsfähigkeit und die Sicherheitsanforderungen abgestimmt werden. Eine gut gewählte Lösung ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Aufgaben effizient und sicher von unterwegs zu erledigen, während gleichzeitig die Einhaltung aller relevanten Vorschriften gewährleistet wird.
Die mobile Lösung muss in der Lage sein, sich nahtlos in die bestehenden IT-Infrastrukturen und Softwarelandschaft des Unternehmens zu integrieren. Eine Buchhaltungs- oder Einkaufslösung sollte mit ERP-Systemen oder anderen betriebswirtschaftlichen Anwendungen kompatibel sein, um redundante Dateneingaben und manuelle Schnittstellen zu vermeiden. Achten Sie darauf, dass die Lösung eine einfache Integration ermöglicht, ohne dass umfangreiche IT-Ressourcen benötigt werden.
Cloud-Technologien bieten den Vorteil, dass Daten jederzeit und von überall zugänglich sind. Eine mobile Lösung sollte daher über eine Cloud-basierte Architektur verfügen, die sicheren Zugriff auf Dokumente und Daten ermöglicht – auch von mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets. Durch die mobile Nutzung können alle relevanten Prozesse auch unterwegs erledigt werden, ohne an das Büro gebunden zu sein.
Gerade in der Buchhaltung und im Einkauf sind der Schutz sensibler Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung. Bei der Auswahl einer mobilen Lösung muss daher sichergestellt werden, dass die Lösung den hohen Sicherheitsanforderungen entspricht. Dazu gehören unter anderem die Verschlüsselung von Daten, die Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsupdates. Auch die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO und GoBD sollte berücksichtigt werden.
Empfohlene Softwarelösungen für mobiles Arbeiten
Für die Buchhaltung:
Lösungen wie edoc invoice ermöglichen es, Eingangsrechnungen zu prüfen, zu buchen und freizugeben, ohne auf das Büro angewiesen zu sein. Diese Plattform bietet eine cloudbasierte Infrastruktur, die es Mitarbeitenden ermöglicht, jederzeit auf Rechnungen zuzugreifen und Zahlungen zu genehmigen. Sie integriert sich direkt mit bestehenden ERP-Systemen und bieten Funktionen zur digitalen Archivierung, die die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sicherstellen.
Für den Einkauf:
Eine E-Procurement-Software wie edoc procurement bietet eine umfassende Lösung für das indirekte Bestellmanagement und die Kommunikation mit Lieferanten. Das System erlaubt es Einkäufern, Bestellungen und Genehmigungen direkt von mobilen Geräten aus durchzuführen. Sie bieten auch eine vollständige Übersicht über Bestellungen, Budgets und Lieferantenbeziehungen und können nahtlos mit anderen Systemen im Unternehmen integriert werden.
Fazit
Das mobile Arbeiten bietet sowohl für die Finanzabteilung als auch für den Einkauf signifikante Vorteile. Durch den Einsatz mobiler Lösungen können Arbeitsprozesse optimiert und gleichzeitig die Kontrolle über die täglichen Aufgaben beibehalten werden, egal wo sich die Mitarbeitenden befinden.
In der Buchhaltung ermöglicht mobiles Arbeiten eine schnelle Rechnungsprüfung und Freigabeprozesse, die nicht mehr an den Bürostandort gebunden sind. Automatisierte Workflows und der Zugriff auf alle relevanten Daten von unterwegs reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Fehlerquellen. Dadurch bleibt die Buchhaltung auch in Zeiten von Homeoffice oder Geschäftsreisen effizient und termingerecht.
Auch im Einkauf führt mobiles Arbeiten zu einer erheblichen Effizienzsteigerung. Einkäufer können Bestellungen sofort genehmigen und Lieferanten kontaktieren, ohne auf den nächsten Bürotag warten zu müssen. Die kontinuierliche Überwachung von Bestellungen und die schnelle Bearbeitung von Anfragen aus dem mobilen Zugriff erhöhen die Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit des Einkaufsteams.
Durch die richtige Softwarelösung wird mobiles Arbeiten in beiden Bereichen sicher und regelkonform. Unternehmen profitieren von einer höheren Produktivität und einer besseren Work-Life-Balance für ihre Mitarbeitenden, während gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen und Sicherheitsvorgaben eingehalten werden. Im besten Fall entscheiden Sie sich für eine Softwarelösung, die Ihren gesamten Purchase-to-Pay Prozess abdeckt, so dass Ihre Mitarbeitenden von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung der Bestellung alles abteilungsübergreifend und medienbruchfrei bearbeiten können. Abschließend lässt sich sagen, dass mobiles Arbeiten im Einkauf und in der Buchhaltung nicht nur eine kurzfristige Lösung, sondern eine langfristige Chance ist.
Interessieren Sie sich für mobiles Arbeiten und unsere Lösungen? Wir sind persönlich für Sie da!
Alexandra Skroblin
Content Marketing Managerin
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