Einführung der digitalen Personalakte

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Digitale Transformation ist in vielen Unternehmen ein großes Thema. Gerade in den letzten Jahren hat es viel Fahrt aufgenommen. Viele Unternehmen planen, Maßnahmen zu ergreifen und die Digitalisierung voranzutreiben. Unternehmen jeder Größe und Branche suchen nach Wegen, um ineffiziente Prozesse zu reduzieren, Kosten zu senken und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben einfacher zu gewährleisten. Für viele Abteilungen gibt es digitale, schlanke Prozesse, zum Beispiel gibt es für die HR-Abteilungen die digitale Personalakte, die neben der elektronischen Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten erhebliche Vorteile in Bezug auf Zugänglichkeit, Sicherheit und Flexibilität bietet.

Aktuelle Studien belegen den wachsenden Trend zur Digitalisierung in der Personalverwaltung. Laut einer Umfrage von Statista aus dem Jahr 2022 haben in Deutschland rund 81 Prozent der Unternehmen digitale Programme bei der Personalverwaltung bereits genutzt oder haben diese gerade eingeführt*. Diese Zahlen verdeutlichen, dass die digitalen Prozesse im HR-Bereich und Personal zunehmend zur Realität in vielen Unternehmen werden.

Wenn Sie mehr über die Einführung der digitalen Personalakte erfahren wollen, werden wir in diesem Blogartikel darauf eingehen, welche Vorteile sie bietet, wie Unternehmen die richtige Software auswählen und erfolgreich einführen können.

*Quelle: Statista (2022). de.statista.com/statistik/daten/studie/1353294/umfrage/umfrage-digitale-programme-hr-bereiche-unternehmen/ 

Was ist eine elektronische Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist im Grunde genommen das gleiche wie eine Personalakte in Papierform - nur dass bei der digitalen Variante alle personalrelevanten Dokumente der Mitarbeitenden elektronisch und zentral in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingepflegt, abgespeichert und digital verwaltet werden. Sie umfasst alle relevanten Daten und Informationen über eine Person, wie ihre Identifikationsdaten, berufliche Laufbahn, Aus- und Weiterbildung sowie sonstige relevante Erfahrungen und Kenntnisse. Im Gegensatz zur Papierakte bietet die digitale Personalakte so den entscheidenden Vorteil, dass sie jederzeit und von jedem Ort aus zugänglich ist, solange der Zugang autorisiert ist. Im Gegensatz zur physischen Personalakte kann die digitale Version so eingerichtet werden, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf bestimmte Informationen erhalten. Dies erhöht nicht nur die Datensicherheit, sondern gewährleistet auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.

Inhalte einer digitalen Personalakte

Zwar gibt es keine festen gesetzlichen Vorgaben eine Akte analog oder digital zu führen, grundsätzlich können aber folgende Dokumente und Informationen in einer Personalakte gefunden werden:

Bewerbungsunterlagen
Arbeitsverträge
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Urlaubsanträge
Krankmeldung
Unterlagen zur Lohnsteuer
Dienstwagenüberlassungsvertrag

Vorteile der digitalen Personalakte

Die Einführung der digitalen Personalakte als Teil des Dokumentenmanagements bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die über die reine Reduzierung des Papierverbrauchs hinausgehen. Durch den Einsatz eines modernen Dokumentenmanagementsystems wird die Verwaltung von Personalakten transparenter, sicherer und ressourcenschonender. Im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Vorteile einer digitalen Personalakte zusammengefasst:

1. Hohe Transparenz in Personalprozessen

Alle relevanten Dokumente sind zentral abgelegt und können von allen für die Bearbeitung autorisierten Personen eingesehen werden. Digitale Workflows und automatisierte Benachrichtigungen beschleunigen die Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse. Dadurch kommunizieren verschiedenen Abteilungen schneller und präziser miteinander und die Zusammenarbeit untereinander wird erheblich erleichtert. Auch die Festlegung einheitlicher HR-Prozesse, wie die Bestimmung von Aufbewahrungsfristen für Dokumente, wird durch die Digitalisierung vereinfacht.

2. Aufgaben und Arbeitsschritte jederzeit im Blick

Durch die zentrale Datenverwaltung und eine Übersicht über alle laufenden oder anstehenden Aufgaben, haben die zuständigen Mitarbeitenden alle Abläufe direkt im Blick. Automatisierte Abläufe sparen der Personalabteilung wertvolle Zeit und reduzieren den Aufwand für administrative Aufgaben erheblich. Die Personalverantwortlichen haben mehr Zeit für strategische Aufgaben und die persönliche Betreuung der Mitarbeitenden.

3. Erhöhte Sicherheit durch umfangreiches Berechtigungskonzept

Ein umfangreiches Berechtigungskonzept, das den Zugriff auf die Personalakten genau regelt, ermöglicht die präzise Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Nur berechtigte Personen können bestimmte Informationen einsehen, wodurch das Risiko unbefugten Zugriffs minimiert wird.

4. Weniger Druck- und Versandkosten

Der Wegfall physischer Akten spart sowohl Materialkosten als auch Lagerkosten ein. Digitale Dokumentenverwaltungssysteme reduzieren den Aufwand für Druck, Versand und die Archivierung von Papierdokumenten erheblich. Und auch die Notwendigkeit von Stauraum für die Lagerung von Akten entfällt.

5. Zentrale Ablage und intuitive Handhabung

Alle relevanten Dokumente sind in einer zentralen Ablage gespeichert. Dadurch entfällt das zeitaufwendige Suchen nach Dokumenten oder Informationen in umfangreichen Papierakten. Die digitalen Akten können orts- und zeitunabhängig abgerufen werden. Die sofortige Verfügbarkeit und die einfache Handhabung der digitalen Akten ermöglichen es den HR-Mitarbeitenden, administrative Aufgaben schneller zu erledigen.

Tipps zur richtigen Einführung & Auswahl der Software

Um die Einführung digitaler HR-Prozesse so reibungslos wie möglich zu gestalten, sind einige grundlegende Schritte und Überlegungen entscheidend. Sie sollten bei der Einführung der digitalen Personalakte die folgenden Punkte beachten:

Binden Sie alle Beteiligten, d.h. betroffene Kollegen und Abteilungen frühzeitig in den Prozess ein. Dadurch werden das Verständnis und die Akzeptanz für die neuen Lösung gefördert. Auch der Datenschutzbeauftragte oder der Betriebsrat sollte frühzeitig eingebunden werden, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Professionelles Projektmanagement (Ressourcenplanung, Kommunikationsstrategie, Schulungen, Zeit- und Investitionspuffer)
Führen Sie eine Ist/Soll- Analyse durch, indem Sie bestehende Prozesse analysieren und Optimierungsmöglichkeiten identifizieren.
Klären Sie, wie die Digitalisierung bestehender Dokumente ablaufen soll, wer die Papierakten digitalisiert und entscheiden Sie, wie mit verbleibenden Papierdokumenten umgegangen werden soll. Stellen Sie sicher, dass die Digitalisierung nach einer bestimmten Systematik erfolgt, um eine geordnete und nutzbare elektronische Akte zu erhalten.
Definieren Sie welche Anforderungen die neue Software erfüllen muss.
Erstellen Sie ein klares Berechtigungskonzept, u. a. Personengruppen, Definition der einzelnen Rechte, Handlungsfelder.
Vergleichen Sie die angebotenen Features der Anbieter mit Ihren Anforderungen. Versuchen Sie einen realistischen Einblick in die Praxistauglichkeit der Lösung zu gewinnen.

Auswahl der Software

Die richtige Wahl der Software ist entscheidend für den erfolgreichen, langfristigen Einsatz der elektronischen Personalakte und digitalen Erfassung der Mitarbeiterdaten im Unternehmen. Dabei sollten Sie mehrere Kriterien beachten, um sicherzustellen, dass die Lösung Ihren Anforderungen gerecht wird.

In der Software sollten unter anderem essenzielle Funktionen wie Volltextsuche und Dokumentenmanagement enthalten sein. Diese sind unverzichtbar, um Akten schnell zu finden und zu bearbeiten. Eine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert Ihrer Personalabteilung die Arbeit mit der Software. Vor allem Schulungen und Workshops durch den Anbieter fördern hier die Akzeptanz und die Bereitschaft zur Verwendung der neuen Lösungen. Die Mitarbeitenden lernen in diesen Schulungen die Software praxisnah kennen und können diese an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Es ist wichtig, dass die HR-Mitarbeitende in der Lage sind, das System nach einer Einarbeitungsphase eigenständig zu bedienen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Integration der Software in bestehende Systeme. Sie sollte nahtlos erfolgen, um Medienbrüche zu vermeiden und zusätzliche Arbeit zu sparen. Der Anbieter sollte transparent über vergangene und geplante Updates informieren. Regelmäßige Updates und Wartung sind essenziell, um die Sicherheit, Funktionalität und Compliance der Software zu gewährleisten. Wenn es angeboten wird, nutzen Sie gerne die Möglichkeit einer Testversion. Dadurch können Sie das System vor der endgültigen Entscheidung eingehend evaluieren und sicherstellen, dass es den Anforderungen des Unternehmens vollumfänglich entspricht.

Rollen- und Berechtigungskonzept

Damit der Schutz und die Sicherheit der vertraulichen, personenbezogenen Daten gewährleistet sind, wird ein konkretes Rollen- und Berechtigungskonzept benötigt. Darin wird festgelegt, auf welche Daten und Informationen welche Mitarbeitenden Zugriff haben. Jeder Mitarbeitende erhält entsprechend seiner Position und Verantwortung unterschiedliche Autorisierungen und Bearbeitungsrechte. Während die Personalabteilung umfassende Verwaltungsrechte benötigt, haben alle anderen Mitarbeitenden nur Zugriff auf ihre persönlichen Daten. Die Rollen und Berechtigungen müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, da zum Beispiel Beförderungen, Teamwechsel oder das Ausscheiden von Mitarbeitenden Einfluss auf die Berechtigungen haben.

Einrichtung des Tools

Nachdem Sie alle Vorbereitungen und Planungen abgeschlossen haben, kann die praktische Einführung der digitalen Personalakten erfolgen. Ein strukturiertes Projektmanagement hilft dabei, die Einführung erfolgreich durchzuführen. Starten Sie vor der endgültigen Umstellung einen Testlauf mit einer kleinen Anzahl von Personalakten. Dies ermöglicht es, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Migrieren Sie dann die Daten und Akten entsprechend Ihrer Projektplanung und digitalisieren Sie alle vorliegenden Papierdokumente. Die digitalisierten und importierten Daten müssen den jeweiligen Personen zugeordnet werden. Dies erfordert eine sorgfältige Kontrolle, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig in das neue System übernommen werden.

Richten Sie das System gemäß den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ein. Lassen Sie die Formulare, Workflows und Benachrichtigungseinstellungen so anpassen, dass sie täglichen Arbeitsablauf optimal zu unterstützen. Die HR-Mitarbeitenden und alle weiteren Benutzer müssen in der Anwendung des neuen Systems geschult werden, so dass sie die Funktionen der Software verstehen und effektiv nutzen können.

Es sollte für alle Mitarbeitende ein Support-Kanal eingerichtet werden, über den sie bei Fragen oder Problemen schnelle Hilfe erhalten können. Sammeln Sie regelmäßig Feedback, um den Nutzungsgrad und die Zufriedenheit zu evaluieren und das System bei Bedarf anzupassen.

Digitale Personalakte: edoc personnel file

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Fazit

Die Umstellung der Personalverwaltung von Papierakten auf ein digitales System bringt viele Vorteile für die Personalabteilung. HR-Mitarbeitenden verbringen ohne digitale Unterstützung täglich Stunden damit, durch Aktenschränke zu suchen, Dokumente zu kopieren und Informationen manuell zu aktualisieren. Dies führt häufig zu Verzögerungen und Fehlern.

Mit der Implementierung der digitalen Personalakte ändert sich dies grundlegend. Die Mitarbeiterdaten werden digital erfasst und zentral in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Dadurch können die Personalabteilungen orts- und zeitunabhängig auf alle relevanten Informationen zugreifen. Anfragen von Führungskräften oder anderen Abteilungen können schnell und präzise beantwortet werden, da alle Dokumente über eine einfache Volltextsuche sofort verfügbar sind.

Im Großen und Ganzen wird der gesamte Prozess von der Erfassung der Mitarbeiterdaten bis hin zum Management der Verträge, Gehaltsabrechnungen und Urlaubsanträge erheblich vereinfacht. Automatisierte Workflows ermöglichten es den HR-Teams, sich von zeitaufwendigen administrativen Aufgaben zu befreien und sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Die digitale Personalakte ist ein unverzichtbares Werkzeug für moderne Unternehmen, die ihre Personalprozesse optimieren wollen.

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