Digitalisierung im Mittelstand: Vom Papierarchiv zum Cloud-DMS

Inhalte:

Digitalisierung beginnt selten mit der perfekten Strategie

Digitalisierung wirkt auf Präsentationen oft geradlinig. Ein Unternehmen entscheidet sich für eine neue Software, führt sie ein und arbeitet anschließend effizienter als je zuvor. In der Realität sieht das meist anders aus. Prozesse wachsen über mehrere Jahre, Anforderungen verändern sich und nicht jede Entscheidung führt direkt zum Ziel.

Genau deshalb sind die Erfahrungen der ystral gmbh maschinenbau + prozesstechnik so interessant. Denn sie zeigen nicht nur, wie ein digitales Dokumentenmanagementsystem erfolgreich eingeführt wurde. Sie zeigen auch, welche Fehler einem Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung unterlaufen können, welche Rolle der Mensch dabei spielt und warum ein Scheitern manchmal die wichtigste Voraussetzung für Erfolg ist.

Auf der edoc connect: process excellence & AI berichtete Jonas Lösle, Teamleader Business Applications bei der ystral gmbh maschinenbau + prozesstechnik, offen über acht Jahre digitale Transformation. Sein Fazit: Der Wandel zu digitalen Prozessen hat keinen klaren Endpunkt. Unternehmen lernen kontinuierlich dazu, passen ihre Abläufe an und entwickeln sich Schritt für Schritt weiter.

Als Papierprozesse an ihre Grenzen stießen

Die ystral gmbH entwickelt und produziert Maschinen und Anlagen für die Misch- und Dispergiertechnik. Über viele Jahre wuchs das Unternehmen stark. Das brachte neue Aufträge, neue Mitarbeitende und neue Anforderungen. Gleichzeitig zeigte sich immer deutlicher, dass die bestehenden Arbeitsweisen mit diesem Wachstum nicht Schritt hielten.

Wie in vielen mittelständischen Unternehmen dominierten papierbasierte Abläufe den Arbeitsalltag. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und andere Dokumente wurden aus dem ERP-System ausgedruckt, abgeheftet und in Archiven abgelegt. Ganze Räume füllten sich mit Ordnern. Wer Informationen suchte, musste häufig mehrere Ablagen durchsuchen oder Kolleginnen und Kollegen fragen.

Gleichzeitig entstanden zahlreiche Medienbrüche: Dokumente wurden ausgedruckt, später wieder eingescannt oder Informationen manuell zwischen unterschiedlichen Systemen übertragen. Es fehlte die Transparenz über Dokumente, Bearbeitungsstände und Verantwortlichkeiten. Oft war nicht eindeutig erkennbar, welche Version eines Dokuments die aktuelle war oder wer zuletzt Änderungen vorgenommen hatte.

Solche Prozesse funktionieren oft überraschend lange. Solange das Unternehmen überschaubar bleibt und die meisten Mitarbeitenden täglich vor Ort arbeiten, lassen sich viele Schwächen mit persönlicher Abstimmung ausgleichen. Mit zunehmendem Wachstum steigen jedoch Aufwand, Fehleranfälligkeit und Suchzeiten. Genau an diesem Punkt befand sich ystral Ende der 2010er Jahre.

Dann kam zusätzlich ein Ereignis, das viele Unternehmen zum Umdenken zwang.

Corona als Katalysator: Warum digitale Prozesse plötzlich unverzichtbar wurden

Mit dem Beginn der Corona-Pandemie änderte sich die Situation grundlegend. Homeoffice wurde innerhalb kurzer Zeit zur Normalität. Plötzlich zeigte sich im Alltag schonungslos, welche Prozesse digital funktionieren und welche nicht. Papierbasierte Abläufe ließen sich aus der Distanz kaum aufrechterhalten. Besonders deutlich wurde dies bei der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Selbst wenn Lieferanten Rechnungen bereits digital per E-Mail versendeten, druckte ystral diese zunächst aus. Anschließend gingen die Dokumente durch mehrere manuelle Stationen. Mitarbeitende stempelten sie, transportierten sie per Hauspost zu den zuständigen Personen, prüften sie händisch und schickten sie danach weiter an die Finanzbuchhaltung. Dort erfassten Mitarbeitende die Rechnungsdaten erneut manuell im Buchhaltungssystem, bevor die Dokumente schließlich in physischen Archiven verschwanden.

Aus heutiger Sicht wirkt dieser Ablauf aufwendig und fehleranfällig. Damals war er in vielen Unternehmen jedoch Alltag. Gerade deshalb besitzt die Geschichte von ystral eine hohe Relevanz für Organisationen, die sich aktuell mit Dokumentenmanagement, Rechnungsverarbeitung oder digitalen Prozessen beschäftigen.

Für ystral war klar: Wenn das Unternehmen weiter wachsen und gleichzeitig flexibel arbeiten wollte, brauchte es ein modernes Dokumentenmanagementsystem.

DMS-Einführung: Wie digitales Dokumentenmanagement Prozesse vereinfacht

Auf der Suche nach einer passenden Lösung entschied sich ystral für die Einführung des digitalen Dokumentenmanagementsystems D.3 in Kombination mit dem digitalen Rechnungsprozess edoc invoice. Ausschlaggebend waren vor allem die Integration in die bestehende ERP-Landschaft, die Nähe zum Standard und die vergleichsweise kurze Einführungsphase.

Die Auswirkungen zeigten sich schnell.

Der neue Prozess verkürzte Wege, reduzierte manuelle Arbeitsschritte und schuf deutlich mehr Transparenz. Konkret veränderte sich die Eingangsrechnungsverarbeitung in mehreren Punkten:

Rechnungen gingen per E-Mail ein.
Das System übernahm die Dokumente automatisch.
Verantwortliche prüften und genehmigten digital.
Die Finanzbuchhaltung erhielt die Daten direkt.
Das DMS archivierte die Dokumente revisionssicher.

Noch wichtiger war jedoch ein anderer Effekt. Das Unternehmen schuf erstmals eine zentrale Informationsbasis. Mitarbeitende wussten nun genau, wo sie die aktuelle Version eines Dokuments finden konnten. Statt verschiedener Laufwerke, Papierarchive oder persönlicher Ablagen existierte eine verlässliche Quelle für Informationen. „Wenn wir die aktuelle Version eines Dokuments suchen, schauen wir ins DMS“, erläutert Jonas Lösle.

Für Unternehmen ist die sogenannte Single Source of Truth der eigentliche Mehrwert einer DMS-Einführung. Nicht das Einsparen von Papier steht im Mittelpunkt, sondern die Transparenz über Dokumente, Prozesse und Verantwortlichkeiten.

Die wichtigsten Learnings aus der DMS-Einführung

Gleichzeitig sammelte ystral erste wichtige Erkenntnisse, die später noch eine entscheidende Rolle spielen sollten:

Ein Unternehmen muss seine Prozesse verstehen, bevor es eine Software auswählt.
Es lohnt sich, möglichst nah am Standard einer Lösung zu bleiben.
Nicht die Technik entscheidet über den Erfolg, sondern die Akzeptanz der Menschen, die täglich damit arbeiten.

Diese Erkenntnisse führten zunächst zu einem erfolgreichen Verlauf der Digitalisierung. Doch später gerieten genau diese Grundsätze in den Hintergrund.

Cloud-DMS statt Individualentwicklung – die teuerste Lektion der gesamten Digitalisierungsreise

Nach den Erfolgen im Dokumentenmanagement entwickelte ystral eine klare Cloud-Strategie. Microsoft 365, SharePoint, OneDrive, Power Automate und Microsoft Dynamics CRM wurden im Unternehmen eingeführt. Zusätzlich fiel die Entscheidung für einen Wechsel vom bestehenden ERP-System zu Microsoft Dynamics Business Central in der Cloud.

Die strategische Idee dahinter war nachvollziehbar: Wenn möglichst viele Anwendungen aus demselben Ökosystem stammen, entstehen weniger Schnittstellen und eine konsistente Benutzererfahrung.

Vor diesem Hintergrund hinterfragte ystral auch das bestehende Dokumentenmanagement. Gemeinsam mit einem anderen Partner startete das Unternehmen 2023 ein alternatives DMS-Projekt auf Basis von SharePoint-Technologien.

Rückblickend begann an diesem Punkt die wichtigste Lernphase der gesamten Digitalisierungsreise.

Während die erste DMS-Einführung stark standardorientiert verlief, entwickelte sich das neue Projekt zunehmend in die Gegenrichtung. Fachabteilungen formulierten zahlreiche individuelle Anforderungen. Viele Wünsche wanderten nahezu unverändert in die technische Umsetzung. Dadurch entfernte sich die Lösung Schritt für Schritt vom Standard und wurde immer komplexer.

Hinzu kamen Projektleiterwechsel auf Seiten des Dienstleisters. Wissen ging verloren. Dokumentationen fehlten. Schließlich entstand eine Situation, in der große Teile der bisherigen Projektarbeit erneut hätten umgesetzt werden müssen. Gleichzeitig stiegen Zeitaufwand und Kosten immer weiter an.

Im Frühjahr 2025 zog ystral die Reißleine und stoppte das Projekt. Nach fast zwei Jahren Laufzeit existierte noch immer kein produktives System.

Die wichtigste Erkenntnis aus dieser Phase bringt Jonas Lösle mit einem Satz auf den Punkt: „Komplexität verzeiht nichts.“

Dieser Satz gilt für nahezu jedes Digitalisierungsprojekt. Je stärker Unternehmen Prozesse, Systeme und Oberflächen individualisieren, desto höher werden Aufwand, Risiken und Abhängigkeiten.

Zurück zum Standard: Warum ystral wieder auf edoc setzt

Nach dem Projektstopp stand ystral vor einer wichtigen Frage: Wie sollte die Reise weitergehen?

Der Cloud-Ansatz blieb bestehen. Der ERP-Wechsel lief weiter. Dennoch benötigte das Unternehmen eine moderne Lösung für Dokumentenmanagement und Rechnungsverarbeitung.

Im Austausch mit edoc kristallisierte sich schnell eine neue Richtung heraus. Die Entscheidung fiel auf ein Cloud-DMS mit Anbindung an Microsoft Dynamics Business Central. Dabei spielten mehrere Faktoren eine Rolle: die vorhandene Standardintegration, die Möglichkeit zur Migration bestehender Inhalte, die positiven Erfahrungen aus früheren Projekten und der Wunsch, bewährte Prozesse nicht unnötig zu verändern.

Heute befindet sich ystral mitten in dieser nächsten Phase. Parallel zur Einführung von Business Central entsteht eine moderne Cloud-Plattform für Dokumente und Prozesse. Der vollständige Produktivstart ist für Januar 2027 geplant.

Gleichzeitig arbeitet das Unternehmen intensiv am Thema Künstliche Intelligenz. Microsoft Copilot dient bereits als offizieller Unternehmensassistent. Ergänzend werden spezialisierte KI-Anwendungen genutzt und internes Wissen über Schulungen und ein eigenes KI-Kernteam systematisch aufgebaut.

Fazit: Was Unternehmen aus dieser Digitalisierungsreise lernen können

Die Geschichte von ystral zeigt eindrucksvoll: Nicht jede Entscheidung führt direkt zum Ziel. Gerade Umwege, Fehleinschätzungen und Kurskorrekturen liefern oft die wertvollsten Erkenntnisse. Wer Prozesse konsequent hinterfragt, Mitarbeitende aktiv einbindet und bei neuen Lösungen den Standard bevorzugt, schafft die Grundlage für nachhaltigen Erfolg.

Oder wie Jonas Lösle es auf der edoc connect treffend formulierte: „Machen ist wie wollen, nur krasser.“

Genau darin steckt die zentrale Botschaft dieser Zeitreise. Digitalisierung entsteht nicht durch perfekte Konzepte auf dem Papier. Sie entsteht durch konsequentes Handeln, kontinuierliches Lernen und die Bereitschaft, Erfahrungen in bessere Entscheidungen zu verwandeln. Schließlich ist Digitalisierung kein Projekt mit einem festen Enddatum, sondern ein Prozess, der Unternehmen dauerhaft begleitet. Oft entstehen die wertvollsten Erkenntnisse erst auf dem Weg.

Drei Learnings stechen dabei besonders hervor: