KNETTENBRECH + GURDULIC

Über 250.000 Rechnungen jetzt komplett automatisiert & digital

Die Digitalisierung ist ein Energietreiber für die nachhaltige Entwicklung in vielen Unternehmensbereichen. Sie unterstützt und beschleunigt durch datengetriebene Effizienzsteigerungen oder digitale Innovationen. Somit bleibt Zeit für die wichtigen Dinge im Arbeitsalltag.

Das Unternehmen

KNETTENBRECH + GURDULIC zählt zu den führenden Unternehmen der Entsorgungs- und Recyclingbranche in Deutschland. Das mittelständische Familienunternehmen beschäftigt rund 2.000 Mitarbeiter an mehr als 30 Standorten.

Eine nachhaltige Schonung natürlicher Ressourcen misst der Schaffung geschlossener Stoffkreisläufe eine hohe Bedeutung zu. Die moderne Recyclingwirtschaft spielt aus diesem Grund eine wichtige Rolle und sorgt dafür, dass anfallende Abfälle erneut verwendet oder möglichst hochwertig verwertet werden können.

Die KNETTENBRECH + GURDULIC Service GmbH & Co. KG macht es sich daher seit 2001 zur Aufgabe, durch gewissenhafte Entsorgung und ein qualitätsbewusstes Recycling wertvolle Stoffe wieder in den Wirtschaftskreislauf zurückzuführen und damit einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.

KNETTENBRECH + GURDULIC | edoc solutions ag

„In der Entsorgungsbranche sind wir mit einer Vielzahl von Rechnungsanlagen konfrontiert, die stets einer besonderen Beachtung bedürfen. Um dies in der Realität umsetzen zu können, benötigen wir ein stabiles System und sichere Partner. Wir freuen uns beides mit edoc gefunden zu haben. Durch das von dem Team aufgesetzte DMS können wir sämtliche Belege verknüpfen und digital versenden.“

Steffen Schmitz, Leiter Abteilung Digitalisierung & Prozesse, KNETTENBRECH + GURDULIC

Projektinhalte und Projektziele

Um den steigenden Anforderungen der Wertstoff-Entsorgung und -Wiederverwertung konsequent gerecht zu werden, wurden bei KNETTENBRECH + GURDULIC Anfang 2020 die Anstrengungen hinsichtlich der Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen verstärkt.

Durch die Einführung einer modernen und leistungsfähigen Softwarelösung für das Dokumenten- und Workflowmanagement bei KNETTENBRECH + GURDULIC soll die digitale Transformation weiter vorangetrieben werden. Mit den ECM-Lösungen der edoc solutions ag (edoc) gelingt zudem auch ein wichtiger Schritt in Richtung Modern Workplace.

Mit der Installation der technologisch führenden ECM-Lösung d.velop documents, ehemals d.3ecm,  wurde die Basis für die Abbildung von digitalen Akten (z. B. Kunden-, Auftrags- oder Personalakten) geschaffen und die gesetzeskonforme Archivierung der anfallenden Belege im Unternehmen sichergestellt.

Im nächsten Schritt wurden im Rahmen des Output Managements bei KNETTENBRECH + GURDULIC in einem gemeinsamen Workshop der SOLL-Prozess für den automatisierten, zyklischen Rechnungsversand definiert.

Die besondere Herausforderung bestand darin, dass es zu jeder Kundenrechnung diverse Dokumente als Nachweis der Abrechnungsgrundlage gibt, die vollständig und korrekt mit den richtigen Rechnungen verknüpft werden müssen. Darüber hinaus werden alle Dokumente automatisch verschlagwortet.

Folgende Dokumentarten müssen den Kundenrechnungen zugeordnet werden:

  • Interne Lieferscheine
  • Externe Lieferscheine
  • Interne Wiegescheine
  • Externe Wiegescheine
  • Übernahmescheine
  • Begleitscheine
  • Fotos

Angestoßen wird der Prozess durch die Rechnungserstellung im ERP-System. d.velop documents prüft anhand der Kundennummer, welche Kategorien der Rechnungsanlagen an den Kunden versendet werden müssen.

Dann ermittelt d.velop documents automatisch alle relevanten Dokumente, die als Nachweis der Abrechnungsgrundlage dienen. Danach versendet das System eine E-Mail an die in CANDIS hinterlegte Kunden-E-Mail-Adresse, bestehend aus der Kundenrechnung und den Rechnungsanlagen.

Am Ende des Prozesses schreibt das Dokumentenmanagementsystem eine Rückmeldung in die Datenbank des ERP-Systems, ob der Rechnungsversand erfolgreich abgeschlossen wurde.

Bei jährlich ca. 250.000 zu verschickenden Kundenrechnungen wird der Prozessdurchlauf durch den automatischen Rechnungsversand immens verkürzt und die Kosten durch die Zeiteinsparung und Fehlervermeidung dadurch deutlich gesenkt.

Gleichzeitig steigt die Qualität und Transparenz im Prozess der Kundenrechnungserstellung. Zudem hat sich die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen gegenüber der eingesetzten Softwarelösung erhöht, die durch die Digitalisierung in diesem Bereich unterstützt und spürbar entlastet werden.

In der weiteren Ausbaustufe wird auf Basis des bereits eingerichteten Dokumenten- und Workflowsystem d.velop documents die Standardlösung edoc contract app for d.velop documents für das Vertragsmanagement bei KNETTENBRECH + GURDULIC eingeführt.

Die Standardlösung bietet die einfache Verwaltung von Verträgen und Fristen. Die wichtigsten Vorteile der edoc Lösung im Überblick:

  • Übersicht dank automatisierter Erinnerungsfunktion am entsprechenden Reminder-Datum
  • Komfortable Reminder-Übersicht und Bearbeitung
  • Leichte und intuitive Bedienung
  • Schnelle Bearbeitung von Verträgen, Vertragsanhängen und Remindern
  • Übersichtliche integrierte Darstellung neben der Trefferliste
  • Rechtesteuerung für Reminder mit Lese- oder Schreibrechten

Ein weiterer Schritt weg vom Papier, hin zum Modern Workplace ist die Einführung der digitalen Lösung edoc procurement app für den Beschaffungsprozess. Der frühere papiergestützte Beschaffungsprozess mit einem Investitionsantrag, der teilweise mehrfach ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt wurde, hatte naturgemäß eine relativ lange Durchlaufzeit von durchschnittlich mehreren Tagen.

Mit der Standardlösung edoc procurement app wird der Beschaffungsprozess durchgängig digitalisiert. Dadurch kann der Investitionsantrag theoretisch in wenigen Minuten erstellt, komplett geprüft und freigegeben werden. Und das unabhängig davon, an welchem Ort der Workflowteilnehmer sich befindet.

Alle im Beschaffungsprozess involvierten Mitarbeiter:innen erhalten maximale Transparenz über jeden einzelnen Antrag. Der Einkauf gewinnt zusätzlich einen detaillierten Überblick über das zu erwartende Einkaufsvolumen. Das sogenannte „Maverick Buying“ d. h. die eigenmächtige Bestellung von Materialien oder Dienstleistungen durch die verschiedenen Abteilungen am Einkauf vorbei, wird mit der Standardlösung von edoc ausgeschlossen.

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Die „d.3ecm“ Marke wird künftig unter dem neuen Produktnamen d.velop documents geführt. Für Sie als Anwender:in ändert sich aber nichts - die Technologie bleibt die gleiche. Die Änderung der Produktnamen dient der Vereinheitlichung und Vereinfachung des Markenverständnisses der d.velop AG.

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