SharePoint-Integration

Die leistungsstarke Technologie- und Portalplattform Microsoft SharePoint ist nicht nur für unterschiedlichste ECM-Anforderungen geeignet, sie bietet auch Potenzial im Bereich der Optimierung von Workflows, der Suche und der Integration in Office.

Mit d.3ecm bieten wir Ihnen ein strategische DMS- und Archivsystem für Microsoft SharePoint-Umgebungen. Die Integration erfolgt hierbei über die Standardschnittstelle d.link for microsoft sharepoint.

Vollständiger Zugriff auf Ihre Informationen

Direkter Zugriff auf alle archivierten Informationen

d.link for microsoft sharepoint greift sowohl lesend als auch schreibend auf ein vorhandenes d.3ecm-Archiv zu. Die mitgelieferten SharePoint-Webparts zeigen den Inhalt beliebiger Akten- und Dokumentarten an und können auf jeder Site in die SharePoint- Oberfläche eingebunden werden. Neben der Suche im d.3ecm-Archiv ist mit d.link for microsoft sharepoint auch der direkte Zu griff auf Dokumente sowie eine umfassende und komfortable Trefferanzeige enthalten. Alle verfügbaren Funktionen geschehen in Echtzeit, d. h. alle Änderungen innerhalb des d.3ecm Systems, beispielsweise in der Konfiguration der Rechte, Inhalte und Strukturen, sind unmittelbar in der SharePoint-Oberfläche sichtbar.

SharePoint Nutzer können somit weiterhin bequem in SharePoint arbeiten, die Dokumente werden automatisch in d.3ecm übernommen. Sie erhalten somit eine vollständige Dokumentenablage in d.3ecm von d.velop. Dokumente aus SharePoint und anderen Systemen kommen in d.3ecm zusammen und werden gemeinsam revisionssicher abgelegt. SharePoint Anwender können direkt auf alle Dokumente zugreifen.

Integrierte Workflows und Postkörbe

Mit d.link for microsoft sharepoint sind die in d.3ecm enthaltenen Workflow-Funktionen direkt in SharePoint verfügbar. Nutzen Sie SharePoint einfach als Ihr zentrales Portal für die prozessbezogene Bearbeitung Ihrer Workflow aufgaben. Ein doppelter Pflegeaufwand entfällt – der integrierte d.3ecm Workflow ist vollständig unter Microsoft SharePoint einsetzbar. Die Postkorbinhalte der einzelnen Anwender werden in Echtzeit durch die d.link-Schnittstelle abgefragt und bereitgestellt.

Anzeige von Aktenplänen und Strukturansichten

Die strukturierte, hierarchische Navigation auf Basis prozessorientierter Aktenpläne hat wesentlich zum Erfolg von d.3ecm beigetragen. Mit den d.link for microsoft sharepoint Webparts für Dokumenten-Strukturen nutzen Sie diese elegante Navigation auch in Ihrer SharePoint-Oberfläche. So navigieren Sie schnell und effi zient in Ihren bestehenden Produkt-, Maschinen-, Patienten- oder Versichertenakten.

Die Webparts zur Anzeige von d.3ecm Dokumenten sind flexibel konfigurierbar und können ähnlich wie SharePoint-Seiten genutzt werden. So können Sie zum Beispiel eine beliebig gefilterte Teilmenge auf einer SharePoint-Seite veröffentlichen.

Damit erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen Lösungen, welche Funktionen aus d.3ecm gezielt nutzen und steuern, unter Microsoft SharePoint abzubilden. Der Anwender erhält somit unmittelbar und kontextbezogen Zugriff auf die jeweiligen Inhalte – ohne, dass er explizit Suchkriterien händisch vergeben muss.

Wiedergabe von Inhalten

d.link for microsoft sharepoint beinhaltet einen leistungsstarken Dokumentenviewer. Aber nicht nur das: Anmerkungen, Redlinings und viele weitere Grafi kfunktionen stehen Ihnen ebenfalls zur Verfügung, um visuelle Annotationen am Dokument vorzunehmen und damit die weitere Bearbeitung zu vereinfachen. Das Dokument selbst bleibt dabei jedoch unverändert. Neben PDF und PDF/A können auch TIFF-Dokumente wiedergegeben werden. Alle anderen Formate werden dank der in d.3ecm integrierten Formatnormierung ebenfalls reibungslos in TIFF oder PDF/A umgewandelt und unmittelbar dargestellt. Durch diese programminterne Konvertierung in langzeitverfügbare Formate wird sichergestellt, dass Sie ein formatunabhängiges und revisionssicheres Abbild der Originaldokumente besitzen.

Automatisierte revisionssichere Archivierung

Mit d.link for microsoft sharepoint wird Ihr SharePoint-System zu einer zertifizierten und revisionssicheren Compliance-Lösung. Die SharePoint-Dokumente sowie die zugehörigen Informationen werden an das d.3ecm-Archiv übergeben, welches die revisionssichere Langzeitarchivierung vornimmt. Welche Dokumente genau archiviert werden, entscheiden Sie selbständig über eine in SharePoint integrierte, konfigurierbare Oberfläche.

Beim Archivieren in das d.3ecm-Archiv werden die Attribute Ihrer Dokumente aus Share-Point erkannt, wodurch die Dokumente in d.3ecm den entsprechenden Akten automatisch zugeordnet werden können. Dadurch entsteht eine einwandfreie und strukturierte Datenhaltung.

d.link for microsoft sharepoint bietet Ihnen somit, in Zusammenarbeit mit d.3ecm von d.velop, die Möglichkeit zur rechtskonformen Speicherung von Dokumenten in Systemen wie zum Beispiel NetApp, IBM oder EMC Centera. Beim Anzeigen der Ergebnisse einer Suche werden alle Treffer aus SharePoint und Dokumente unserer Archiv-Software d.3ecm, in zwei separaten Trefferlisten, angezeigt. Beide Systeme sind optimal integriert.

Die Highlights auf einen Blick

  • Administration und Konfiguration direkt in SharePoint
  • Suche, Navigation und Workflow-Teilnahme
  • Unterstützung des d.3 Aktenplans
  • Perfekte Einbindung von Gelegenheitsnutzern
  • Automatische revisionssichere Archivierung von SharePoint-Dokumenten
  • Versionierung bleibt bei der Archivierung in d.3 natürlich erhalten

Sie sind interessiert an einer Lösung, die ein leistungsstarkes Enterprise Content Management im Microsoft SharePoint Umfeld ermöglicht? Dann sprechen Sie uns an!

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