Fileserver-Archivierung

Sie wollen Ihren bestehenden Fileserver Dokumente und Daten sauber in Ihr d.3ecm-System übertragen? Dann hilft Ihnen der smartdox® fileservice weiter.

Bei unserem Modul smartdox® fileservice handelt es sich um eine Lösung zur automatisierten Archivierung von Dateien aus dem File-System.

Bestehende Filestrukturen werden durchsucht und die in den Verzeichnissen enthaltenen Dateien im ECM-System automatisch archiviert. Die Namen der Verzeichnisse, der Dateiname, Standard- oder erweiterte Dateieigenschaften wie Autor, Erstellungsdatum etc. können nach Kundenwunsch als Suchkriterien an das ECM-System übergeben werden, so dass diese zum strukturierten Auffinden der Daten genutzt werden können. 

Eine Dublettenerkennung und eine automatische Versionierung sind ebenfalls Bestandteil des smartdox® fileservice. Für den laufenden Betrieb ist es möglich, das Programm periodisch die Verzeichnisse überwachen zu lassen, um neu hinzugekommende Dateien automatisch zu archivieren. 

Optional kann die Originaldatei im Filesystem behalten (archive + keep), durch einen Link auf das ECM-System ersetzt (archive + link) oder aus dem Filesystem entfernt (archive + delete) werden.

Durch den Einsatz der Lösung wird die Datenorganisation optimiert, indem das mehrfache Führen von identischen Daten vermieden wird. Außerdem können Sie die Dokumente ganz einfach durch einen Doppelklick aufrufen und einsehen. 

So funktioniert der smartdox® fileservice

Umzustellende Dateien werden von der Software erkannt, indem FileSystemCrawler-Profile genutzt werden. Der Administrator hat die Möglichkeit diese im smartdox® fileservice zu erstellen. Dabei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten der Konfiguration. So können Sie den Dateityp auswählen und die Dateien filtern. Außerdem steht Ihnen ein Mapping Ihrer Metadaten zur Verfügung und eine Prüfung, ob Dateien mehrfach vorhanden sind. 

Die Schritte bei der Implementierung

  1. Der erste Schritt besteht darin, dass Sie eine White- oder Black-List erstellen. Dies sind Formen der Filterung von Eigenschaften und Erweiterungen, die Sie individuell festlegen können. 
  2. Wenn eine Datei vom System erkannt wird, folgt die visuelle Gestaltung. Dieser Prozess beinhaltet eine Verarbeitung des Dokuments und ermöglicht das Designer-Mapping für das d.3-Repository. 
  3. Nun werden die Metadaten erzeugt, indem das Programm Informationen und Strukturen der Dateien ausliest und verwendet. 
  4. Im letzten Schritt sorgt die Dateisendung dafür, dass das Quellverzeichnis erkannt und verarbeitet wird, um die entsprechenden Dateien zu überführen.

Zur Lösungsbroschüre smartdox® fileservice

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