Elektronische Archivierung

Dieses blaues Logo, bestehend aus einem runden Kreis mit drei Strichen darin, steht für die elektronische Archivierung

Sie wollen weniger Papierdokumente verwalten und Daten digital archivieren? d.3ecm hilft Ihnen bei der elektronischen Archivierung aller unternehmensrelevanten Dokumente.

Allein aufgrund rechtlicher Verpflichtungen haben viele Unternehmen unzählige Ordner mit Unterlagen zu allen Geschäftsabläufen im Papierarchiv. Mit der Einführung von d.3ecm schaffen Sie eine revisionssichere und ordnungsmäßige Lösung zur Ablage aller wichtigen Akten in digitaler Form. Doch nicht nur aus rechtlichen Gründen macht der Einsatz der Software für eine elektronische Archivierung Sinn: Durch die digitale Dokumentenverwaltung steigern Sie die Transparenz Ihrer Geschäftsabläufe und steigern die Effizienz enorm. 

Formate für die elektronische Archivierung

d.3ecm ermöglicht Archivierungen in TIFF und PDF/A. Diese Formate sind unveränderlich und eignen sich daher hervorragend für die langzeitstabile Archivierung Ihrer wichtigen Dokumente. Die Archivierung in elektronischer Form ist natürlich nicht ausschließlich für Rechnungen und Ähnliches geeignet, sondern für sämtliche Dokumente im Unternehmen, darunter beispielsweise auch Technische Zeichnungen und E-Mails. Dies ist völlig unabhängig davon, mit welchem ursprünglichen System die Dokumente erstellt wurden. Mit edoc an Ihrer Seite profitieren Sie von einer revisionssicheren und gesetzessicheren Aufbewahrung Ihrer Daten. Diese können Sie jederzeit abrufen, vorlegen und somit alle geltenden Aufbewahrungsfristen einhalten. 

Unser Archivsystem erfüllt die Richtlinien

Selbstverständlich erfüllen unsere ECM-Lösungen auch geltende Compliance-Richtlinien wie GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), HGB, GoB, GoBS, SOX und Weitere. Aufgrund der elektronischen Archivierung der Software sparen Sie auf lange Zeit gesehen enorme Kosten:

  • Druckkosten
  • Papierkosten
  • Lagerkosten
  • Sonstige Kosten für die Aufbewahrung (z. B. Ordner etc.)

Demzufolge sparen Sie durch die elektronische Archivierung Zeit, Geld und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen. Ihre elektronisch archivierten Daten sind außerdem revisionssicher gespeichert, entsprechen der ordnungsmäßigen Dokumentenaufbewahrung und sind jederzeit abrufbar.

Vorteile von d.velop/d.3

Unsere ECM-Software d.3ecm ermöglicht Ihnen und anderen Mitarbeitern des Unternehmens ein einfaches Auffinden aller elektronischen Dokumente zu jeder beliebigen Zeit an jedem beliebigen Ort. Aber Sie profitieren nicht nur von einem optimierten Dokumentenmanagement - zusätzlich erhalten Sie einen erleichterten Zugriff auf verknüpfte Daten und müssen nun keine Informationen mehr manuell ausdrucken und archivieren. Bei der Ablage neuer Dokumente werden auf Wunsch automatisch Akten gebildet. Einen zusätzlichen Pluspunkt erhält die d.velop Software durch ihre individuell anpassbare Benutzeroberfläche, welche je nach Belieben gestaltet werden kann. Auf diese Weise ist das Programm für Sie selbst und für Ihre Mitarbeiter übersichtlich und leicht bedienbar.

Dieses Schaubild zeigt, wie die elektronische Archivierung funktioniert und was alles archiviert werden kann.

Anwenderfreundlichkeit

  • Schnelle Recherche
  • Vorgangsbezogener Zugriff
  • Kein Drucken mehr notwendig
  • Automatische Aktenbildung
  • Anpassbare Benutzeroberfläche
  • Grundsätze der Revisionssicherheit sind erfüllt

Technische Highlights

  • Kosteneffizienz
  • Einfache Einrichtung
  • Besserer Datenschutz
  • Geringer Administrationsaufwand
  • Erfüllung der geltenden Complianceanforderungen

Zur Lösungsbroschüre dbs Elektronische Archivierung

Wenn Sie weitere Informationen zur elektronischen Archivierung Ihrer Daten mit d.3ecm erhalten möchten, kontaktieren Sie uns.

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