Eingangspostverarbeitung

Das Logo der digitalen Archivierung: Ein blauer Brief

Jeden Morgen erreicht Sie eine Flut von Post die zügig und korrekt verarbeitet werden will. Mit der intelligenten digitalen Eingangspostverarbeitung von d.velop geht dies effizient und rechtssicher.

Unsere Lösungen für die Eingangspostverarbeitung haben sich inzwischen als Standardlösung für die digitale Archivierung der Eingangspost etabliert und helfen nicht nur bei ankommenden E-Mails inklusive ihrem Anhang, sondern auch bei Briefen. Schon bei der Ankunft werden die Dokumente im Archiv-System digital erfasst und dem zuständigen Mitarbeiter beziehungsweise der zuständigen Abteilung digital zur elektronischen Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Dabei entspricht die gesamte Verarbeitung den gesetzlichen Vorschriften. Für die Revisionssicherheit und Rechtssicherheit ist also gesorgt, ganz gleich, ob es sich bei der ankommenden Post um Lieferscheine, Rechnungen, Angebote oder sonstige Belegtypen handelt. Durch unsere Lösung zur digitalen Eingangspostverarbeitung lassen sich so Liege- und Transportzeiten enorm verkürzen. Dazu wird die Bearbeitung beschleunigt und vorhandende Ressourcen besser genutzt.

Das Schaubild macht deutlich, wie die Eingangspostverarbeitung durch digitale Archivierung funktioniert

Ihre Vorteile durch die digitale Archivierung

Die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten mit der Lösung zur digitalen Eingangspostverarbeitung bringt für Sie und alle Mitarbeiter den großen Vorteil, dass die Post direkt am PC-Arbeitsplatz bearbeitet, weitergeleitet oder abgelegt werden kann. So wird sichergestellt, dass die Dokumente nicht lange liegen bleiben. Zusätzlich ist das Archiv-System in der Lage, einkommende Briefe direkt zu scannen und das elektronische Dokument an den entsprechenden Bearbeiter weiterzuleiten. So bleibt der Aufwand für die Poststelle gering und der manuelle Aufwand wird enorm reduziert.

Durch diese Software zur digitalen Archivierung der Eingangspost sparen sie unnötige Kosten, da sie sehr einfach selbst zu konfigurieren ist. Sie brauchen somit keine langen Umstellungszeiten zu befürchten. Das Archivsystem ist schnell implementiert und schon nach kurzer Zeit einsatzbereit. Neben der digitalen Archivierung verfügen Sie mit d.3ecm auch über ein zentrales Werkzeug, mit dem Sie Prozesse einfach überwachen können. Profitieren Sie von unseren Lösungen und einem Dokumentenmanagement, welches auch über mehrere Standorte hinweg betrieben werden kann. In Bezug auf die Revisionssicherheit entspricht unsere Lösung den geltenden Aufbewahrungsfristen und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-geschützter Buchführungssysteme (GoBS) und Übrigen zu erfüllenden Standards.

Das Schaubild zeigt den Prozess der digitalen Archivierung der Eingangspost

Anwenderfreundlichkeit

  • Automatische Dokumentenverteilung
  • Zeitnahe Bearbeitung
  • Bessere Auskunftsfähigkeit
  • Schnellerer Service
  • Geringe Vorgangskosten
  • Revisionssichere Aktenführung

Technische Highlights

  • Schnell einsatzbereit
  • Einfaches Monitoring
  • Standortübergreifend nutzbar
  • Geringer Pflegeaufwand
  • Lernfähige Technologie

Zur Lösungsbroschüre dbs Eingangspostverarbeitung

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