Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte wird mit diesem Logo, das einen blauen Kreis mit einer Person darin zeigt, beschrieben.

Mit einem wachsenden Unternehmen wächst in der Regel auch die Mitarbeiterzahl. Hierbei den Überblick zu behalten stellt eine Herausforderung für jedes Unternehmen und dessen Personalabteilung dar. Dabei gibt es Lösungen, welche volle und unübersichtliche Aktenschränke verhindern, indem digitale Personalakten angelegt werden.

Mit einer Software zur digitalen Verwaltung Ihrer Personalakten sparen Sie nicht nur viel Zeit, sondern behalten auch immer den Überblick. In einer einheitlichen Lösung sammeln Sie alle Personalakten mit allen relevanten Dokumenten und Informationen, vom Arbeitsvertrag bis hin zur Krankmeldung des jeweiligen Angestellten. Ihre Personalabteilung wird durch die elektronische Verwaltung der jeweiligen Personalakten enorm entlastet. Die digitale Personalakte steht jedem Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung zur Verfügung und das insbesondere auch standortübergreifend. Mit der digitalen Personalakte können über die zentrale Ablage Ihrer Personaldokumente hinaus auch die Prozesse in der Personalabteilung entscheidend vereinfacht und beschleunigt werden. Gängige Beispiele sind hier die digitale Abbildung der Prozesse für die Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen oder auch ein Workflow zur Abbildung des Bewerbermanagements.

So einfach ist das System

Die digitale Personalakte sorgt nicht nur dafür, dass Aufbewahrungsfristen sicher eingehalten werden; das System ordnet neue Dokumente auch automatisch in eine bereits bestehende Aktenstruktur ein. Auch über die Verwaltung und die Einhaltung von Löschfristen brauchen Sie sich keine Gedanken mehr zu machen. In jeder digitalen Personalakte wird automatisch berücksichtigt, wann Dokumente gelöscht werden müssen. Mit ihrem geringen Nutzungsaufwand beschleunigt das System Ihre Personalprozesse und beugt Fehlern vor. Unsere Lösungen stellen somit eine enorme Bereicherung für das gesamte Personalmanagement dar.

Diese Grafik zeigt, wie die digitale Personalakte funktioniert

Bester Datenschutz mit der digitalen Personalakte

Datenschutz spielt heute eine große Rolle. Daher brauchen Sie ein System, auf das Sie sich verlassen können. Mit der digitalen Personalakte werden alle Datenschutzrichtlinien erfüllt. Dazu sichert eine 256-Bit-AES-Verschlüsselung Ihr System und eine eindeutige und sichere Berechtigungsstruktur sorgt dafür, dass nur die Verantwortlichen Zugriff haben. Durch die Nutzung der digitalen Personalakte müssen Sie sich in Bezug auf den Datenschutz demnach keine Sorgen mehr machen.

Anwenderfreundlichkeit

  • Einfache Ablage sowie Index- und Volltextsuche
  • Terminierbare Löschung von Dokumenten/Akten
  • Einheitliche Gesamtsicht auf alle vorhandenen Personaldaten
  • Prozessbeschleunigung durch digitale Workflows

Technische Highlights

  • Sichere Verschlüsselung aller Dokumente
  • Klare Berechtigungsstruktur
  • Gewährung eines temporären Zugriffs durch Berechtigungsprofile
  • Volle Integration in weitere d.3ecm Standardmodule (Contract, Workflow etc.)

Die digitale Personalakte für SAP-Umgebungen

Unternehmen, die SAP einsetzen, bieten wir auf Wunsch auch spezielle, SAP basierende Lösungen an. Wir haben Ihnen hierzu spezielle Informationen zusammengestellt. Lesen Sie unter edoc + SAP mehr über die generelle Integration und erhalten Sie weitere Informationen im PDF-Format unter xSuite® for SAP.

Zur Lösungsbroschüre dbs Digitale Personalakte

Gerne geben wir Ihnen einen tieferen Einblick in die digitale Personalakte. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf:

Jetzt Kontakt aufnehmen