Dokumentenverwaltung über digitale Akten

Dieses Bild eines blauen Kreises mit einem Ordnersymbol ist das Logo der Dokumentenverwaltung

Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente und Papierakten wird Ihr gesamtes Dokumentenmanagement transparenter und übersichtlicher.

Durch die Nutzung eines ECM-Systems hat jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit die Möglichkeit, auf jedes digital archivierte Dokument zuzugreifen. Digitale Akten bilden dabei die logische Klammer für eine Vielzahl von Dokumenten, die von unterschiedlichen IT-Systemen im Unternehmen generiert wurden (ERP, Finanzbuchhaltung, CRM, E-Mail, CAD, Webportale, Eingangspost etc.). Diese klare Struktur in digitaler Form erleichtert nicht nur den Zugriff, sondern auch die Übersichtlichkeit trotz vieler Akten.

Mit Hilfe unserer ECM-Software gehören überfüllte Aktenordner und lange, aufwendige Suchvorgänge der Vergangenheit an. Dank der elektronischen Dokumentenverwaltung fallen in Ihrem Unternehmen nun keine unnötigen Druck-, Papier- und Lagerkosten mehr an. Darüber hinaus eignet sich das Dokumentenverwaltungsprogramm für beliebige Beleg- und Aktentypen wie:

  • Eingangsrechnungen
  • Kundenakten
  • Personalakten
  • Vertragsakten
  • Projektakten
  • Technische Zeichnungen
  • etc.

ECM-Lösungen sparen aber nicht nur Zeit und Kosten, sondern gewährleisten auch mehr Datensicherheit als bei der manuellen Datenverwaltung.

Elektronische Dokumentenverwaltung und die Vorteile

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) heben sich aber nicht nur durch die einfache Dokumentenverwaltung von klassischen Methoden ab, sondern vor allem auch durch ihre Anwenderfreundlichkeit und durch technische Highlights. Die Einführung unserer Lösung für eine automatische Verwaltung digitaler Akten verschafft Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen direkten Überblick über alle wichtigen Informationen. Mitarbeiter haben so alle relevanten Unterlagen schnell im Zugriff und sind jederzeit auskunftsfähig. Unsere Produkte sind dabei so konzipiert, dass sich jeder Mitarbeiter schnell in die Bedienung einfindet. Dazu wurden das Handling unserer Lösungen an die Handhabung „echter Papierdokumente“ angelehnt, d. h. analog der Suche nach Papierdokumenten suchen Sie auch im ECM-System nach einer bestimmten Akte (z. B. Personalakte).

Grafik der Funktionsweise von dieser Dokumentenverwaltung

Ein weiterer enormer Vorteil von Lösungen zur digitalen Dokumentenverwaltung ist der ortsungebundene Zugriff auf alle hinterlegten digitalen Akten und Dokumente. Sie können demnach standortübergreifend mit allen nötigen Daten und Dokumenten arbeiten. Dank der ganzheitlichen zentralen Dokumentenverwaltung behalten Sie die vollständige Übersicht über alle geschäftsprozess - und unternehmensrelevanten Daten und Dokumente. 

Auch technisch überzeugen unsere Lösungen zur digitalen Aktenverwaltung durch ihre einfache und schnelle Möglichkeit der Dokumentenablage. Das ausgefeilte Berechtigungskonzept sorgt dabei jederzeit für einen sicheren und geschützten Zugriff auf alle relevanten und wichtigen Dokumente und Daten. Dokumente aus allen gängigen Anwendungen wie Outlook, Lotus Notes, Word, ERP-Systemen etc. stehen Ihnen direkt in digitaler Form zur Verfügung.

Anwenderfreundlichkeit

  • Reduzierter Suchaufwand
  • Intuitive Nutzung
  • Verknüpfung von Dokumenten zu Akten
  • Standortübergreifendes Arbeiten
  • Schnelle und vollständige Übersicht über Geschäftsvorfälle
  • Erhöhung der Transparenz
  • Revisionssichere Speicherung der Dokumente

Technische Highlights

  • Einfache Anlage digitaler Akten
  • Automatische Aktenbildung
  • Sicherer Aktenzugriff
  • Schutz vor Datenverlust
  • Direkte Verfügbarkeit von Akten

Zur Lösungsbroschüre dbs Digitale Akten

Weitere Informationen über digitale Akten erhalten Sie bei einer Anfrage über unser Kontaktformular:

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